Milleks on vaja personalitarkvara?

Ettevõtetel on seadusest tulenevad kohustused oma töötajate üle arvestust pidada, palka maksta ja puhkust arvestada. Töötamisel kogunevad aja jooksul andmed, mille alusel saab hiljem juhtimisotsuseid teha. Kõike seda on tänapäeval mõistlik hallata automatiseeritult. Enamikus ettevõtetes on selleks kasutusel mõni tarkvaralahendus. Personalitarkvara on aga loodud spetsiaalselt nende protsesside tarbeks.

Kust läheb piir personalitarkvara, palgaarvestuse ja finantstarkvara vahel?

Need on tõesti tihedalt seotud. Palgaarvestuse ja finantstarkvara vahele on veidi lihtsam piiri tõmmata, aga personali ja palga protsessid on omavahel tihedalt läbi põimunud.

Kui töötaja tuleb tööle, sõlmitakse temaga tööleping, kehtestatakse palga suurus ja liik, määratakse puhkus. Hakkavad tekkima andmed, mis on aluseks tasu arvutamisel. Tasu on võimalik arvestada majandustarkvaras, aga ka Personas, kus on palgaarvestuse osa olemas.

Persona kasutamise eelis on efektiivsus, sest töötaja andmeid tuleb sisestada vaid üks kord, edasi toimub palgaarvestus automaatselt. Sama infot ei ole vaja uuesti sisestada või importida finantsprogrammi ning seal ajakohasena hoida.

Tööajaarvestus on osa personalitarkvarast

See on väga oluline just nende ettevõtete jaoks, kus töö toimub graafiku alusel ja mõõdetakse tunde. Näiteks tootmise, teeninduse ja kaubanduse valdkonnas peetakse väga täpset, peaaegu minutipõhist tööajaarvestust, mis peab olema seostatud konkreetse töötaja ja tema palgaga.

Personas on olemas moodul tööaja planeerimise ja arvestuse jaoks. Lisaks koormuse ja palga arvestamisele võimaldab see ka jälgida, kas üksused on vajalikus mahus tööjõuga varustaud. Näiteks kui kaupluses peab olema kaks inimest kassas, üks leti taga ja üks veel saalis, aga üks nendest on haigeks jäänud, siis on kohe selge, et seal on koht täitmata ja peab kellegi teise tööle suunama.

Begini seadmed võimaldavad erinevaid registreerimisviise

Begin pakub lahendust tööaja mõõtmiseks, et aegu ei peaks piltlikult öeldes kaustikusse kirjutama. Begini terminalis saavad inimesed oma liikumise registreerida näotuvastusega, sõrmejäljega, kiipkaardiga –  ühe terminali peal on neli alternatiivi. Neile, kelle töö on liikuv, on registreerimiseks olemas nutitelefoni rakendus, mis märgib ära ka asukoha.

Registreerimisega alustamisel võib töötajatel tekkida küsimus, kas tema liikumise jälgimine ja tööaja täpne mõõtmine riivab tema privaatsust, eriti kui mõõdetakse ka ruumide vahel liikumist ja pause.

Sellele vastamisel tasub keskenduda tööandja ja töötaja kokkuleppe sisule. Seadmed ja tarkvarad pakuvad vaid tehnilist lahendust, mis lubab kokkuleppeid võimalikult õiglaselt rakendada.

Kogemus näitab, et inimesed hakkavad seda süsteemi usaldama siis, kui sellest aru saavad. Nende jaoks muutub registreerimine palju lihtsamaks – tuleb vaid korraks terminali ette astuda. Biomeetria rakendamisel peab aga ettevõte vormistama ka ettenähtud dokumendid GDPRiga vastavuse jaoks.

Kuidas töötajad aegade registreerimisse suhtuvad?

Ka töötajad tahavad, et koormus ja palgaarvestus oleks õiglane, nii nagu kokku lepiti.

Küsimus on tööandja ja töötaja vahel tehtud kokkulepete järgimises. Tihti kirjutatakse ette, et mingi kõrvalekalle planeeritud graafikust on lubatud. Näiteks aktsepteeritakse 15 minutit hilinemist või 15 minutit varem lahkumist, kuid suurem erinevus võetakse juba tööajast maha. Sama on ka planeeritust kauem töölolekuga – peab olema selge kokkulepe, kuidas seda käsitletakse. See kõik on võimalik ette seadistada. Isegi sama ettevõtte eri osakondades võivad olla erinevad vajadused.

Täpsete andmete omamine tähendab, et vähem on vaja lisaselgitusi ja tekib vähem töövaidlusi, mis taas hoiab kokku juhtide tööaega.

Nii Persona kui Begini soov on luua läbipaistvus ja võimaldada tasu maksta ausalt mõlema poole jaoks. Pahameel võib tekkida neil, kes on harjunud oma tööajaga enda kasuks nö mängima.

Liidestus väldib dubleerimist ja lihtsustab tööd

Tööja registreerimise liidestamine personalitarkvaraga lihtsustab tervet pikka protsessi ja koos saab  kliendile pakkuda suuremat lisandväärtust ja efektiivsust selle protsessi haldamisel.

Et personaliprogrammist ei peaks töötajate andmeid registreerimislahendusse uuesti sisestama, on liidestamise abil loodud võimalus need sinna liigutada. Vastupidises suunas liiguvad terminalides registreeritud tööaegade andmed.

Persona võimaldab töögraafikus planeeritud aegu võrrelda tegelikult tööl oldud ajaga ning otsustada, mis läheb arvesse. Registreeritud aegade importimisel saab eelnevalt seadistada, kuidas tuleb neid planeerituga võrreldes arvesse võtta.

Lisaks muutub palju mugavamaks ja tõhusamaks nende inimeste töö, kes tööaegadega tegelevad, sest nad ei pea liikuma mitme programmi vahel. Lisaks korrektsele töötasu maksmisele võimaldab täpne tööaegade arvestus inimressursse paremini planeerida ja nende tegelikku kasutust ning koormust jälgida.

Enne tarkvarade liidestamist tuleb selgeks mõelda, kelle probleemi lahendatakse ja mida lõpptulemusena saavutada soovitakse. Kui saab kokku hoida juhtide kallist tööaega, siis on tavaliselt mõistlik liidestus teha sõltumata sellest, kui keeruline see tundub.

Kelle aega säästame?

Kui räägime personali, palga ja tööaegade halduse tarkvarast, siis esimene mõte on, et hoiame kokku personalitöötaja ja palgaarvestaja tööd. Neid on aga ettevõttes üsna vähe ja sääst ei tarvitse olla väga suur.

Edasi mõeldes hoiame kokku juhtide tööaega, mis on juba olulisem, sest näiteks vahetuse vanemaid on ettevõttes rohkem. Ja juhi põhiroll võiks olla midagi muud, kui tegelemine arvestustega, mida on võimalik automatiseerida.

Kolmandaks hoiame kindlasti kokku kõikide töötajate tööaega nutika iseteeninduse teel. Nii ei pea töötaja oma puhkusejäägi või -avalduse asjus tulema kellegi ukse taha.

Lisandub töötaja kogemuse aspekt suhtluses oma tööandjaga. Kui kogu muu elu on digitaalne ja igati lihtsaks tehtud, siis me oodatakse seda ka tööandjalt. See mõjutab tööga rahulolu ja pühendumust.

Ja unustada ei saa andmestikku, mille alusel teha analüüse. Kui andmed saab kiiresti kätte struktureeritud kujul, on võimalik teha paremaid juhtimisotseseid. Sellest tuleneb äri kasv, aga seda tulu-kulu suhet on juba keeruline mõõta.

Mida võimaldab iseteenindus?

Persona eesmärk on, et ka tööga seotud tegevuste rakendused oleksid sama mugavad kui takso- või toiduäpid.

Praegu on olemas iseteenindus, kus iga töötaja saab ise vaadata oma puhkusepäevade jääki, palka, töögraafikut, tööandjale esitatud laste andmeid, pangakontot, oma üksuse puhkusegraafikut ja muud. Samuti saab seal teha erinevaid avaldusi – eelkõige puhkuseavaldust, oma andmete muutmise taotlusi, aga näiteks ka töölt lahkumise avaldust.

Pikem tulevikuvisioon võiks olla, et kui töötaja iseteenindusportaalis vajutab nuppu “Arvuta palk”, siis palk tulebki tegelikult kontole. See ei peaks olema täiesti ületamatu või utoopiline.

Mida kliendid hindavad?

Ühe kliendi hinnangul andis ainuüksi tööaegade registreerimine ja Personaga liidestamine neile umbes 30 protsenti kokkuhoidu samadele tegevustele seni kulunud tööajast. Lisandus see, et võeti kasutusele kogu Persona programm ja digitaliseeriti muud personaliga seotud protsessid.

Aegade registreerimisest tekkiv andmestik on väärtuslik sisend analüüsideks. Begini kliendid on tavaliselt suured ettevõtted ja nende analüütika on ehitatud mõnda teise tarkvarasse. Beginist saadavad tööaja andmed saadavad nad mõnda teise tarkvarasse, näiteks Business Centralisse, kus neid saab analüüsida koos paljude teiste näitajatega.

On kliente, kes mõõdavad tööaega täpsemalt, kui ainult algus ja lõpp. Need on valdavalt tootmisettevõtted, kes soovivad teada, kui palju aega kulub mingi lõigu või operatsiooni tegemiseks. See annab neile infot töö planeerimiseks ja järgmiste hinnapakkumiste tegemiseks.

Kui suur peaks ettevõte olema Persona kasutamiseks?

Suurus on kindlasti üks argument, aga mitte ainus. Personal on ka kliente, kus on tööl kuus inimest. Nende puhul on määrav see, kui kaugel ettevõte digitaliseerimisega on. Kui nende vähesed inimesed teevad kõiki muid toiminguid telefonis ja äppides, siis vaevalt nad tahavad ka personali ja tööajaga seonduvat teha paberil.

Teisest küljest, kui on juba üle 100 töötaja, siis on raske ette kujutada, kuidas neid hallata ilma tarkvarata. Siis on kokkuhoid juba väga ilmne.

Kui kaua aega võtab Persona ja Begini kasutuselevõtt?

Me läheneme sellele osade kaupa ja ei oota, et kõik funktsionaalsused korraga täies mahus toimima hakkavad.

Esimese sammuna paneme paari nädalaga tööle Persona. Edasi tuleb palk ja siin sõltub palju sellest, kui keerukas on kliendi palgaarvestuse süsteem – kas on erinevaid lisatasusid, kuidas on neid vaja konteerida jne. Selle töölepanek võitab lisaks veel umbes nädala. Kogu selle perioodi sees saame juba teha ka esimesed töögraafikud.

Persona ja Begini programmide omavahel suhtlema panek võtab umbes tunni tööaega. Begini registreerimisseadmete ülespanek on samuti kiire ja lisaks tehakse kasutajatele mõnetunnine koolitus. Tuleb ka kokku leppida, mis ajal ja kui tihti soovitakse andmeid hakata üle kandma

Kuivõrd töökindel on see süsteem?

Kliendiga lepingut sõlmides annab Persona lubaduse, kui kaua võib süsteem maas olla ja milline on turvaklass. Seni ei ole tekkinud olukorda, et programm oleks tunde rivist väljas.

Dubleerivaid süsteeme näeme vaid uute klientide palgaarvestuse esimeste kuude jooksul, kui raamatupidajad soovid soovivad kindlad olla, et Personas saadud tulemus kattub eelmise tarkvara arvutustega. Hiljem selleks vajadust ei ole.

Mõnikord on juhtunud, et Beginist ei ole andmed Personasse üle tulnud ja seda on lihtne parandada ühe nupuvajutusega, sidudes programmid uuesti. Lisaks on teisi variante andmete saatmiseks, nii et kaduma ei lähe miski.

Mida kliendid Persona juures hindavad?

Persona hiljutise kliendiuuringu järgi on soovitusindeks pluss 32, mis on päris hea. Peamiselt tulevadki  uued kliendid soovituste põhjal, sest valdkonna inimesed suhtlevad omavahel palju.

Peamised positiivsed argumendid on programmi lihtsus ja loogilisus. Väga hinnatud on klienditugi, kust saab abi eesti keeles – ei pea suhtlema roboti või välismaise kõnekeskusega. Samuti toimuvad pidevad arendused – igal nädalal läheb live´i mitmeid uuendusi.

Tööajaarvestuse poolelt on klientide positiivne tagasiside olnud, et tänu liidestusele ja tööaegade täpsele registreerimisele saab tasu maksta tegelikult töötatud tundide eest, mitte planeeritud aja eest ning sellest tuleb ettevõttele rahaline võit.

Selle loo aluseks olnud Äripäeva raadio saadet sarjas “Digipööre kaubanduses ja tööstuses” saad järele kuulata Äripäeva Raadio veebikanalil.

Kui personaliprotsesside tõhustamise vajadus on ka Sinu töölaual, siis võta meiega ühendust!

The post Täpne tööajaarvestus võimaldab maksta palka kokkuleppe kohaselt ja annab lähteandmed analüütika jaoks appeared first on Fujitsu Persona.

Järgnevas loos jagavad saavutatu kohta oma kogemusi ja soovitusi Realiseerimiskeskuse finantsjuht Relika Aruoja ja personalijuht Anneli Vanaveski. 

Laia tootevalikuga jaekaupluste kett

Realiseerimiskeskusel on kokku 23 kauplust, ladu ja e-pood. Töötajaid on kokku 150 töötajat. Oleme jaekaubandusettevõte.

Müüme kõike, mida meie ostujuhid hea hinnaga leiavad – kõike kodumajapidamises vajalikku, lemmikloomatarbeid, rõivaid, samuti pikema realiseerimisajaga toidukupu jne. Meilt võib leida ka pankrotivara, hooaja- tootmisjääke, kahjustusega kaupu. Teist päris analoogset kauplust ei oskagi välja tuua – meile meeldib mõelda, et oleme ainulaadsed.

Persona kasutuselevõtt oli arenguhüpe

Persona kasutamisega alustasime aastal 2018. Selle vajalikkust ja kasu on praegu isegi naljakas välja tuua – selles ei ole mingit kahtlust. Varem tegime kogu tööaja planeerimist Excelis. Palgaarvestus oli samuti väga ajamahukas. Persona oli meile toona väga suur arenguhüpe. Praeguse 150 töötajaga ei oleks vanaviisi üldse mõeldav tegutseda.

Kokku on Persona kasutajaid umbes 25 – 30 ja lisaks kasutavad iseteenindust peaaegu kõik töötajad.

Tööaegade registreerimise tingis akuutne probleem

Aastal 2021 hakkasime uurima võimalusi tööaegade registreerimiseks. Selle põhjus oli suur tööjõuprobleem ühes üksuses – laos, kus töötab 15 inimest.

Graafikus oli küll paika pandud 8-tunnine tööpäev alguse- ja lõpukellaajaga, kuid väga täpselt seda ei jälgitud. Mõned töötajad kasutasid seda olukorda enda kasuks ära ja teised tundsid, et nende koormus on seetõttu suurem ning neid ei kohelda õiglaselt. Ka personali vahetumisel jääb uute inimeste juhendamine ja õpetamine kogenumate kanda.

Nii tekkis probleem, et ajaarvestus ja tasustamine ei ole õiglane. Samas polnud juhtkonnal ega raamatupidamisel toona võimalik seda kontrollida.

Tööajaarvestus ilma registreerimiseta ei taganud kindlust

Tööajaarvestus enne tööaegade registreerimise kasutuselevõttu toimus kõigi üksuste jaoks Personas. Planeerisime graafikud kuu peale ette ning oli nõue, et graafik peab olema iga päev tegeliku tööajaga vastavusse viidud. Kahjuks ei olnud meil täit kindlust, et seda kõigis 24-s üksuses ka tegelikult tehti.

Registreerimise süsteemi otsides vaatasime erinevaid lahendusi, mida turul pakutakse. Näiteks oli võimalik valida selline tarkvara, mis on planeerimise osas väga detailne ja põhjalik,  meil selleks aga vajadus puudus, kuna planeerimise osa oli meil juba Personas lahendatud. Teisalt mõtlesime ka lihtsalt läbipääsusüsteemide peale. Lõpuks jäime Begini juurde, sest selle puhul oli kvaliteedi ja hinna suhe meie jaoks kõige paremini paigas.

Sisse- ja väljaregistreerimine näojälje abil

Registreerime päeva jooksul vaid töötaja sisenemise ja väljumise. Erinevate töötsoonide või tegevuste vahel liikumist me ei registreeri. Kuna ka lõunatamine toimub kohapeal, siis arvestuslikult loeme pool tundi lõuna ajaks ja ülejäänu tööajaks. Kui päeva jooksul on vaja ära käia, siis tuleb lahkudes end välja ja saabudes uuesti sisse logida.

Peale edukat rakendamist laos 2021. aasta varasügisel võtsime Begini 2022. aastal esimese kauplusena kasutusele Tabasalus, paar kuud hiljem neljas Tallinna kaupluses ja alles 2023. aasta jaanuaris kõigis ülejäänud poodides.

Alguses oli inimestel hirm, kuidas registreerimine töötab ja mida kaasa toob. Tekkis palju küsimusi, näiteks mis saab, kui ma jään hiljaks, kui ma unustan õhtul välja registreerida, kui mul on vaja ära minna, kui internet ei tööta, kui seade mind ära ei tunne jne. Tegelikult kõik küsimused ja mured said vastused ning personal harjus seda kasutama umbes 1-2 nädala jooksul.

Arusaamatust tekitas ka näojäljega tuvastamine. Inimestel oli kahtlusi, kas tema pilti kusagil kuvatakse ja kes seda näevad. Tegelikult ei ole see pilt, vaid teatud punktid näost, mis on salvestatud numbrilise jadana. Ühegi inimese pilti süsteemis ei ole, seda ei saa vaadata, häkkida ega kuhugi edastada.

Registreerimine andis laotöötajatele paindlikkust ja vabadust

Nüüd planeerime laotöötajatele küll tööd 8 tundi päevas ja 40 tundi nädalas, aga töötajail on võimalus tulla ja minna täpselt nii, nagu neil endil mugav on. Arvestada tuleb siiski mõistliku kokkulepitud ajavahemikuga osakonnas, et töö produktiivsus säiliks.

On välja kujunenud töötajad, kes eelistavad tulla hommikul kell kuus või veelgi varem ja lähevad ära lõunast. Teised tulevad hiljem ja ka lahkuvad hiljem.

Kui on vaja näiteks nädala lõpus vaba õhtupoolikut, saab oma tunnid nädala sees ette teha.

Selline paindlikkus annab inimestele olulise boonuse – vabaduse tulla ja minna sobival ajal. Samas saavad kõik õiglaselt tasustatud. See parandas inimeste rahulolu märgatavalt ja on täna positiivseks argumendiks tööandjapoolsete hüvede nimekirjas.

Ületundide arvestus lahendas tööjõuprobleemi

Samuti lahenes varasem ületundide märkimise probleem – kui need ununesid kirja panemata, siis inimene tasu ei saanud. Nüüd on ajad kenasti registreeritud ja ületunnid tasustatakse 1,5-kordse tasumääraga.

See kõik aitas meil leevendada alalist tööjõuprobleemi. Nimelt kaubanduses on kiiremaid perioode, kui tööd on rohkem, kuid varem ei olnud inimesed huvitatud sellistel kõrghooaegadel pingutama. Nüüd teavad nad sellega juba ette arvestada. Nende ületunnid saavad registreeritud ja see on neile motiveeriv võimalus teenida suuremat tasu.

Oleme lao suurepäraselt tööle saanud just selle kaudu, et andsime inimestele võimaluse oma aega planeerida. Meil ei ole enam kaadri voolavust põhjusel, et inimesed tunneksid end ebavõrdselt kohelduna ja ebaõiglaselt tasustatuna.

Töötasu laos ei koosne küll ainuüksi ajatasust, vaid mitmest mõõdetavast komponendist, aga ajalise komponendi täpne mõõtmine oli suur samm süsteemi täiustamisel.

Begini ja Persona liidestus

Kui Begini 2021. aasta teises pools kasutama hakkasime, siis liidest Personaga ei olnud. Võtsime tööaja andmed Beginist ja importisime käsitsi Personasse. 2021. aasta sügisel tulime välja liidestamise mõttega ja juba 2022 jaanuari alguses hakkasime seda kasutama. Liidese loomiseks kulus vaid veidi üle ühe kuu.

Selle eest suur tänu Persona ja Begini arendajatele! Liides sai tehtud, testitud ja tööle pandud mängleva kergusega. Nii Beginil kui Personal on äge tiim, kes tuleb mõtetega kaasa ja teeb kohe asjad ära. Meie koostöö on olnud suurepärane. Oleme aastate jooksul erinevaid lahendusi tellinud ja erinevate IT-inimestega suhelnud, aga nende kahe meeskonnaga oli töö lihtsalt lust.

Nüüd toimub andmevahetus Personaga üks kord ööpäevas, igal öösel. Selle abil oleme  vabanenud veel ühest käsitsi tehtud toimingust.

Säästetud üle 2000 töötunni aastas

Arvestasime välja, mida oleme saavutanud tööaegade registreerimise ja Personaga liidestamise abil.

Varem kulus igas üksuses planeeritud töögraafiku tegelikkusega vastavusse viimiseks hinnanguliselt 15 minutit päevas – olenevalt üksuse suurusest vähem või rohkem, mis annab 24 üksuse peale 6 töötundi päevas. 70% üksustest töötab meil 7 päeva nädalas. Kokku on see üle 2000 töötunni aastas –  väga märkimisväärne number.

Loomulikult kaasneb nii seadmete rendi kui tarkvara kasutamisega kulu, aga võrreldes seda rohkem kui 2000 kokkuhoitud töötunniga on meie tulu kindlasti suurem.

Tööaja reeglid saab Personas ette seadistada

Personas saame ette seadistada täpsed reeglid tööajaarvestuse jaoks, mis võimaldab arvestada iga üksuse töö iseloomuga. Meie puhul on see erinev kauplustes ja laos.

Kui laos on kasutusel ületunnid, siis kauplustes mitte. Varem tööle saabujatel või hiljem lahkujatel läheb arvesse vaid graafikus planeeritud aeg, sest kauplustes on tööjõuvajadus lahtiolekuaegadel või planeeritud tööajal. Kui peaks tekkima vajadus töötda ka muul ajal (inventuurid vm), peab kaupluse juhataja selle juba eelnevalt graafikusse planeerima ning töötajaile teatavaks tegema. Hilinemised ja varem lahkumised aga arvestame tööajast maha.

Mõlema süsteemi jaoks oleme Personas reeglid ära kirjeldanud, nii et neid ei pea igapäevaselt käsitsi jälgima ega muutma. Imporditavad tööajad kinnitatakse juba eelnevalt paika pandud reeglite järgi. See teeb arvestuse lihtsamaks ja automaatsemaks.

Registreeritud tööajad kontrollitakse igal hommikul

Igal hommikul võtab personalijuht kõikide kaupluste kohta Beginist tulnud ajad ette ja vaatab, kas need klapivad graafikuga. Kui neis on olulisi mittevastavusi, siis saab kohe küsida ja korrigeerida. Kui kontroll jääks kuu lõppu, ei mäletaks keegi enam, mis täpselt juhtus 3-4 nädala eest.

Samuti saame ka kindlad olla, kes meil tegelikult tööl on ja kes ei ole. See on meile vajalik teadmine.

Selline kontroll võtab aega 10 kuni 20 minutit, sõltuvalt sellest, kui palju on nö. poolikuid andmeid.

Kes registreeritud tööaegade andmeid kasutab ja neile ligi pääseb?

Ligipääs Beginis andmete kinnitamiseks ja muutmiseks on raamatupidamisel. Juhtkonnal on samuti võimalik vaadata töötajate saabumisi ja lahkumisi ning aruandeid.

Üksuste juhid ei tööta Beginis, vaid ainult Personas. Seal näevad nad oma üksuse eelmise päeva andmeid kohe hommikul, kui personalijuht on öösel imporditud andmed üle vaadanud ja ära kinnitanud. Ka kõik vajalikud aruanded saavad üksuste juhid Personast.

Töötajatel endil ole võimalik oma tööaegu korrigeerida.

Koolituse vajadus peaaegu puudus

Beginis on kõik lihtne, mingit vajadust koolituse järele ei olnud. Kaupluste juhatajatele valmistasime väikese juhendi, kuidas töötajaid näotuvastuse jaoks Begini lisada. Nad said sellega hästi hakkama ilma täiendava juhendamisega.

Ka Personas ei ole midagi keerulist. Lisaks on Personal väga hea kasutajatugi nii telefoni kui e-posti teel ja on-line juhendite kogu. Paaril korral, kui oleme kasutajatoele kirjutanud, on vastused tulnud väga kiiresti.

Iga uut tarkvara hakatakse kasutama samm-sammult ja isegi kui alguses on koolitus, siis küsimused tekivad tegelikult töö käigus. Seepärast ongi oluline, et tugi oleks igal hetkel olemas.

Innovatsioonile suunatud mõtteviis

Maailm liigub sinnapoole, et inimese tööaeg on kallis ja peab mõtlema, kuhu seda rakendada.

Me proovime leida ja kasutada kõiki võimalusi – tarkvara, liidestusi, pluginaid – mis teeksid töötajate elu lihtsamaks.

Oluline on see, et inimesed ei kardaks uusi asju kasutusele võtta! Hirm võib loomulikult tekkida, aga tuleb mõista, mis on sellest saadav kasu ettevõttele tervikuna.

Mida saab ära teha tehnika ja tarkvara abil, selle peale ei pea inimene oma ega kulutama. Selle mõtteviisiga me elame.

Kui personaliprotsesside tõhustamise vajadus on ka Sinu töölaual, siis võta meiega ühendust!

The post Automatiseeritud tööajaarvestus Persona ja Begini liidestamise abil appeared first on Fujitsu Persona.

Mida kujutavad endast andmed tööstuses?

Töötlevas tööstuses on suur osa sellest, mida me andmete all mõistame, toodete valmistamiseks vajalik info. Sinna kuuluvad nii insenertehnilised andmed ja lisaks tootmise tööd kirjeldavad andmed – kui kaua mingi lõik aega võtab, kui efektiivne see on, kui palju materjali kulub ja nii edasi.

Olen töötlevas tööstuses digitaliseerimise teemaga tegelenud viimased üksteist aastat. Selle aja jooksul on toimunud väga suur hüpe selles, kuidas andmeid kogutakse. Kümme-viisteist aastat tagasi korjati infot paberi kujul. Täna toimub see paljuski ühel või teisel moel digitaalselt. Alles siis, kui andmed on kokku kogutud, saame hakata neid kusagile lattu panema, süstemaatiliselt töötlema ja järeldusi tegema.

Väga paljud on praegu lõpetamas veel seda esimest, kogumise sammu ja alles kiikamas järgmise sammu poole, milleks on andmete põhjal kasulike järelduste tegemine.

Eri osapooled näevad andmeid erinevalt

Tootmises on andmetega seotud erinevad osapooled. Lihtsustatult öeldes andmete kogujad ei tarvitse teada, mida andmete kasutajatael vaja oleks. Andmete võimalikud kasutajad aga ei tea, mida saaks koguda või ongi juba kusagil kogutud, aga ei ole kasutamiseks saadaval. Tekib paradoks – üks ei küsi ja teine ei ütle.

Saku Metallis on ses osas IT astunud ärile sammu lähemale. Ma olen küll kakskümmend viis aastat töötanud IT valdkonnas, aga olen majandusharidusega. Seda äri olen väga põhjalikult tundma õppinud ja suudan andmetega seotud valikutes väärtuslikku nõu anda.  Ressurssi ei ole kõige jaoks korraga ja tuleb fokusseerida sellele valdkonnale, kus tarbimisvajadus või tellimus andmete järele on kõige teravam.

Parem arusaam toote omahinnast

Andmete kasutamisest saadud võitusid on otseselt rahas või ajas keeruline välja tuua.

Aga näiteks arusaam oma hinnastruktuurist on tootmises selle toel küll suurusjärgu võrra paranenud. Eesti töötlev tööstus ei ole enam alati kulu poolest liider. Me peame pöörama suurt tähelepanu sisendhindadele nii materjali kui tööjõu mõttes. Sellel on suur kaal, milliseid materjale või konstruktsioone kasutada jne. Inseneeria poole otsused tulevad ideaalis kõik andmete pealt.

Inimfaktor on risk andmete kogumisel

Andmete korje ei ole alati soodne, see võib-olla väga kulukas. Ja seda mitte niivõrd investeeringute või tehnoloogiate mõttes, vaid inimeste töökorralduse ja distsipliini hoidmise mõttes.

Meie senised väljakutsed seoses andmete kogumisega ei ole üldjuhul olnud mitte tehnoloogilised, vaid just seotud inimfaktoriga. Need, kes tootmises  andmeid sisestavad, näevad seda paraku lisakohustusena.

Üsna energiamahukas on hoida inimesi rajal, et andmete kvaliteet oleks usaldusväärne. See toimib nagu hoogtöö korras ja kipub ära vajuma, kui sellega kogu aeg ei tegele. Näeme vaeva mõistmise tekitamiseks, et andmetega tegelemine on osa nende tööst ja väärtus omaette.

Seetõttu püüame igal võimalusel kasutada uue põlvkonna tööstusseadmeid, millega on võimalik erinevate andurite kaudu andmeid koguda automaatselt ja neid siis tarkvaraga liidestada.

Andmete kasutaja peab hindama nende usaldusväärsust

Mis puudutab neid inimesi, kes andmeid tarbivad, siis minu meelest meie olukord on päris hea – on olemas teadlikkus, kuidas andmeid kasutada. Suudame päris hästi analüüsida ja järeldusi teha, kuidas mingit toodet või tehnoloogiat parandada ning millised kliendid või tootesegmendid on kasumlikumad.

Andmete kasutamisel peab arvestama nende usaldusväärsusega. Enda tootmisest kogutud andmete kohta teame, kes ja millisel meetodil on need hankinud. Me kontrollime seda protsessi ja nende andmete pealt on julgem järeldusi teha. Samas kliendiuuringute alusel ei tahaks lõpuni paikapidavaid järeldusi teha.

Samuti ei saa kinnisilmi usaldada ennustusi näiteks materjali planeerimise juures. Isegi kui meil oleks algoritm, mis soovitaks klientide ostukäitumise järgi mingit materjali teatud ajaks sisse osta, siis ainult selle soovituse alusel me kindlasti raha kinni panema ei hakkaks. Oleks vaja veel mingisuguseid täiendavaid indikaatoreid.

Läbipaistvus kogu tarneahela ulatuses ei ole otstarbekas

Saku Metallis oleme suuremate klientidega infosüsteemid selliselt liidestanud, et tellimuste ja tellimuskinnituste kohta info liiguks.

Ostu poolel on seda palju keerulisem teha. Põhjus selles, et meil  tootmisettevõttena on kliente reeglina vähem kui tarnijaid. Tarnijate paljusus ja vajadus aktiivselt läbi rääkida ning pidevalt uusi tarnijaid otsida muudab tiheda integratsiooni majanduslikult ebaotstarbekaks.

Ilmselt üksikuid selliseid liidestusi on ja seda informatsiooni saab kasutada. Aga see ei ole läbiv suund või tulevikupilt, et kõik kliendid ja hankijad on tihedalt seotud ja see informatsioon automaatselt meie igapäevases tööplaanis kajastub.

Nähtavusel on suurem väärtus hoopis tootmise sees

Nähtavus on siselogistiliselt äärmiselt oluline. Ma julgen öelda, et tootmises on see võtmeküsimus järgmised viis kuni kümme aastat. Reaalne raha on peidus selles, et detailid – eriti väiksemad –  lähevad kaduma tootmise protsessis.

Kogu tootmine ei ole konveierilint. Väga palju on füüsilist liigutamist ühest etapist teise, mille käigus lähevad asjad lihtsalt kaduma, kui nad ei ole hästi jälgitavad. Sisemise nähtavuse loomine, ilma keegi peaks käsitsi midagi registreerima, kasvõi RFID või mõne teise tehnoloogia abil, annaks tohutu eelise.

Kui mingi asi tõstuki peal liigub ühest kohast, siis selle asukohast sõltub järgmise töölõigu planeerimine. Oluline on teada, kas detail leitakse õigeaegselt või mitte.

Töötajate liikumise registreerimine on osa ressursihaldusest

Me mõõdame töötajate liikumist ja tööaja efektiivsust väga täpselt. Oleme loonud läbipaistva süsteemi, kus töötaja ise ka seda infot näeb. Meil on teatud punktid, kus mõõtmine toimub. Töötajatel on ka eraldi lisatasu komponent, mis sõltub efektiivsusest.

Personalitöö automatiseerimine on suures ettevõttes oluline

Personalitarkvarana on Saku Metallis kasutusel Persona, mille võtsime kasutusele 2022. aasta kevadel. Väga pikka aega enne seda oli kasutusel meie ERP lahenduse MS Dynamicsi personalimoodul.

Ülemineku põhjus oli selles, et Persona meeldis personalitöötajatele just töötamise lihtsuse ja ergonoomilisuse mõttes.  IT poole pealt oli seatud eelduseks, et programm oleks liidestatav teiste süsteemidega. Eesti mastaabis suures, 300 töötajaga ettevõttes on kaadri voolavus siiski üsna suur ja sellega seotud igapäevaseid tegevusi on palju. Nende automatiseerimine on meie jaoks äärmiselt oluline.

Personalitarkvara on koht, kus “asub tõde” töötajate kohta

Saku Metallis, nii nagu paljudes teistes kaasaegsetes ettevõtetes, on igapäevases tööriistakastis hulk  pilvepõhiseid lahendusi. Järjest rohkem valitakse mingisuguse konkreetse funktsiooni jaoks parim selle jaoks mõeldud tarkvara – nagu sobiv pusletükk. Kõigil neil on mitut laadi kasutajaid ja on väga tähtis, et nende kasutajaõiguste loomise ja haldamise administratiivset tööd saaks vähendada või täiesti automatiseerida.

Kogu “tõde” töötaja ja tema isikuandmete kohta – kas tal on tööleping ja kui pikk see on, mis  ametipositsioon ja mis õigused sellega kaasnevad – see kõik on meil Personas. Sealt kanname selle informatsiooni läbi liidestuste laiali igale poole, kus seda tarbitakse. Alates sellest, et inimene saab oma arvutisse sisse logida, et tekib meil-box, et tal on Office’i kasutamise õigus ja ligipääs teistele vajalikele tarkvaradele. Oleme need liidestused teinud nii, et ligipääsud tekiksid automaatselt, ja mis väga oluline, ka lõppeksid automaatselt.

Mida tasub ja mida ei tasu liidestada?

Otsuseid ei tasu liidestada. Küll aga kõike seda, mis on rutiinne ja korduv. Peab ka arvesse võtma, kui kallis on liidestus võrreldes sellest saadava kasuga.

Ei saa unustada, et inimlikud vead kujutavad endast väga suurt riski. Näiteks inimest tööle võttes ilmselt ei unustata talle õigusi anda, aga on väga suur oht, et ametiposti muutumisel need õigused ei liigu õigesti kaasa või et kontod jäävad lahti ja sealt tulenevad turvariskid. See on personaliandmete liidestamisel lisaargument peale mugavuse ja aja kokkuhoiu.

Liidestatud peaks olema ka tööajaarvestus

Meil kui tootmisettevõttel, aga samuti näiteks jaekaubanduses ja paljudes teistes tegevusharudes, kus ei ole kontoritöö 8 tundi päevas, on tööaja arvestuse automatiseerimine suure väärtusega.

Kui kasutusel on näiteks töögraafikud erineva summeeritud tööajaga, üle- ja alatundidega ja nii edasi, siis selle kokkuarvutamine nõuab omajagu vaeva. Lisaks ka planeerimise pool, meil siis tootmise planeerimine – kuidas on tööjõuressursid saadaval, mis on nende kalendrid, puudumised, puhkused jne – kõik see peab õigeaegselt jõudma planeerimisse. Meie kogemus on, et selle automaatne ja vahetu haldamine annab tohutult lisaväärtust.

Loo aluseks on Sven Ahtama kommentaarid Äripäeva konverentsi “HRxTech” 19.10.2022 paneeldiskussioonil ning intervjuu Äripäeva raadio 19.01.2023 saates “Digipööre kaubanduses ja tööstuses”. 

Veel tootmise digitaliseerimisest Fujitsu blogis:

Kui teie tootmise info on puudulik, siis äriinfo on veelgi halvem
Milline peaks olema kaasaegse tootmisettevõtte andmearhitektuur

The post Andmed ja infosüsteemid tööstuses: Saku Metall hindab liidestusi appeared first on Fujitsu Persona.

See on andnud neile märgatava kokkuhoiu tööajaarvestusele kulunud tundides – hinnanguliselt 25-30%. Lisaks sellele saavutati ajavõit ja töö lihtsustumine teiste personalitoimingute osas.

Oma kogemusi Persona kasutuselevõtust ja senisest kasutuskogemusest jagavad Maris Koppelmaa, Radisson Blu Hotel Olümpia & Park Inn by Radisson Central Tallinn vanemraamatupidaja, ning Kristel Luik, Radisson Blu Hotel Olümpia & Park Inn by Radisson Central Tallinn personalispetsialist.

Vajadus automatiseerida 230 inimese tööaegade ja palga arvestus

Kristel:

Uue personalitarkvara otsimine oli personaliosakonna algatus. Meil on kahe hotelli peale kokku hallata 230 töötajat ja selle töö lihtsustamine oli hädavajalik. Enamik töötajatest on tunnipalgalised, nii et eriti vajasime sellist lahendust, mis automatiseeriks töötundide arvestuse ning selle alusel palga maksmise.

Vaatasime erinevaid variante ja jäime Persona juurde, sest siin on kõik meile vajalikud moodulid koos ühtse süsteemina.

Maris:

Meie senine tarkvara oli pisut ajale jalgu jäänud. Seal olid küll olemas personal ja palk, aga tööajatabeleid palgaarvestuse jaoks tegime Excelis. Need tabelid olid meie enda IT-mehe tehtud ja tegelikult väga head, kuid täita tuli neid ikkagi käsitsi – mõlemas hotellis üksuste juhid ja vahetuse vanemad kandsid sisse oma inimeste tulekud ja minekud.

Ka ei olnud vanas programmis võimalik võtta kõiki aruandeid, mida vajasime.

Persona kasutuselevõtt oli sujuv ja kiire

Kristel:

Esimesed kontaktid Personaga olid väga head. Meile näidati võimalusi, mida see tarkvara pakub, ja saime ligipääsu demo-kontole, et kõike ise proovida.

Alustasime ettevalmistusi 2021 detsembris ja jaanuarist 2022 läks personaliarvestus Personasse. Ka andmete import kulges väga kiiresti ja sujuvalt.

Palga osa võtsime kasutusele maikuus. Alguses õppisime süsteemi tundma – tegime palgaarvestust mitu kuud paralleelselt vana programmiga, et saada aru, kuidas lausendid ja kanded täpselt tekivad. Nii vältisime üleminekuperioodi segadust ja vigade tekkimist. Väga mõistlik on võtta aega ja teha palgaarvestus mõnda aega vanas ja uues süsteemis paralleelselt.

Nüüd, umbes aasta peale alustamist, kasutame kõiki mooduleid – nii personalihaldust, palgaarvestust, töögraafikuid kui ka iseteenindust.

Persona kasutajatest valdav enamus on osakonnajuhid ja vahetuste vanemad

Kristel:

Osakonnajuhid ja vahetusevanemad – neid on umbes 15…20 inimest – kasutavad põhiliselt tööaja planeerimise moodulit, et teha töögraafikuid. Sealt näevad nad ka uksekiibisüsteemiga tehtud liidestust.

Personaliosakonnast on kasutajaid kaks ja finantsi poolelt samuti kaks.

Iseteeninduses on enamus töötajatest. On eriti hea meel, et töötajad võtsid iseteeninduse kiiresti omaks, kuigi meie personali seas on palju neid,  kes pole just kogenud arvutikasutajad. Tegelikult olid inimesed üllatunud, kui lihtne seal kõik on ja et midagi ei saa valesti teha.

Tagantjärele võib öelda, et kartsime ise liiga palju. Kasutuselevõtt oli palju sujuvam kui lootsime. Iseteeninduses ei ole küll 100% töötajatest, aga isegi 70% korral on ajavõit personaliosakonnale juba väga suur.

Kui programmis oleks ka venekeelse versiooni võimalus, siis usun, et kasutatavus oleks veelgi suurem.

Ajavõit nii aruandluse, tööaegade arvestuse kui puhkuste halduse arvelt

Kristel:

Ajavõit Persona kasutamisest on olnud päris suur. Esimesena tooksin välja hea aruandluse, sest Persona võimaldab võtta aruandeid täpselt ja kiiresti.

Teiseks tööaja arvestus koos uksekiibisüsteemi liidesega. Kui varem oli meil põhimõtteliselt kaks Exceli tabelit kõrvuti ja pidime neid võrdlema, siis nüüd on see palju enam automatiseeritud ja lihtsamaks tehtud, sellest tulenev ajavõit on väga suur. Näeme, mis kell on töötaja tulnud ja läinud ning kasutame neid andmeid tööaja arvestuses.

Lisaks tuleb ajavõit ka sellest, et osakonnajuhid näevad oma töötajate kohta nüüd rohkem infot. Samuti näevad töötajad iseteeninduses enda infot – näiteks puhkusejääke, töögraafikuid jne. Varem käis see kõik läbi personaliosakonna nii juhi kui töötaja jaoks.

Maris:

Suur võit on see, et puhkusetaotlusi esitavad töötajad nüüd otse programmis. Varem kogusime avaldusi ja  allkirju paberi peal – kindel eesmärk oli see ära kaotada ning paberikulu vähendada.

Ja muidugi palgaarvestuse osas on suur kasu selles, et ei pea enam importima tööajatabeleid. Need tulevad uksekiibisüsteemist tänu liidestusele Personasse sisse kahe klikiga.

Kokkuvõttes on Persona koos uksekiibisüsteemi liidesega hoidnud meile kogu tööajaarvestuse protsessis kokku 25-30% sellele varem kulutatud tööajast.

Alustamisel abiks Persona koolitus ja sisemine peakasutaja

Kristel:

Meil oli alguses üks suur koolitus töögraafikute kohta, kus osalesid mõlema hotelli vahetusevanemad ja osakondade juhid. Nende jaoks oli see ikka väga-väga suur muudatus ja esialgu olid nad üsna ahastuses, et kuidas me nüüd hakkama saame…. Tekkis palju küsimusi. Ma olin nii palju toeks, kui ma oskasin olla, õpetasin ja suunasin, kuigi ka mulle oli see alguses uus.

Nüüd ei ole ma enam kuulnud, et keegi igatseks tagasi Exceli tabeleid nii, nagu need varem kasutasime.

Lisaks töögraafikute koolitusele saime finantsosakonnale eraldi nõustamise palgaarvestuse kohta.

Persona tugevus on sellega töötamise lihtsus

Maris:

Persona positiivne pool palgaarvestuse jaoks on kogu töö lihtsus! Klikk – klikk ja sul on kõik andmed koos. Palgaarvestuses saab kõike väga hästi sorteerida eri tasuliikide järgi. Lisatasude importimine on väga mugav.

Aruandlusega oleme ülimalt rahul, eelmise programmiga võrreldes on see nagu öö ja päev. Aruandeid on väga erinevaid ja neid saab ka ise seadistada.

Väga hea on, et sotsiaalmaksu miinimumid tulevad automaatselt üle, varem polnud see võimalik ja määrasime neid käsitsi.

Palgateatiste saatmine on ülimugav.

Kristel:

Personalitöö poolelt on meil üks samm vähemaks jäänud – TÖRi (Töötamise Registrisse) registreerimine. Varem tegin seda eraldi nii personaliprogrammis kui TÖRis, nüüd tänu liidestusele lähevad Personast andmed TÖRi automaatselt. Kuna meil on töötajate liikumist palju, siis on see väga oluline asjaolu.

Mõned tegevused siiski veel Excelis

Maris:

Kuna Persona töögraafikute tabel erineb meie varasemast oma majas loodud tabelist, siis mõne asja jaoks on Excel siiski veel kasutusel – näiteks koolitustundide ja teises osakonnas töötatud tundide nägemiseks.

Kuna meie protsess näeb ette, et iga töötaja allkirjastab kuu lõpus oma töötunnid, siis selle jaoks prindime veel välja Exceli ja laseme allkirjastada paberil. Need lähevad raamatupidamisse palgaarvestuseks. (vt. Persona kommentaari nr. 1)

Kristel:

Graafikute allkirjastamine toimub lausa kaks korda kuus, sest kuu alguses laseme allkirjastada ka algava kuu planeeritud tunnid. Meil toimub graafikutes kuu jooksul väga palju muudatusi ja see, mis kuu lõpuks teoks on saanud, võib esialgsest olla väga erinev. (vt. Persona kommentaari nr. 2)

Ootame täiendusi alatundide tasustamise ja vabatekstiga avalduste osas

Maris:

Üks puudus, mida olen märganud, on see, et kui ületunnid lähevad automaatselt perioodi lõpus tasustamisele, siis alatunnid mitte ja need pean perioodi lõpus käsitsi sisestama. (vt. Persona kommentaari nr. 3)

Kitsaskohaks on ka see, et kui üks inimene on kahel ametikohal, et siis programm arvutab puhkust õigesti vaid ühe ametikoha kohta ning teise juures puhkust kasutada ei saa. (vt. Persona kommentaari nr. 4)

Kristel:

Kui mõelda, mida Personalt veel sooviksin, siis võiks iseteeninduses olla vabatekstiga avalduse tegemise võimalus – näiteks kui töötajal on soov muuta tulumaksuvaba miinimumi või teatada pangakonto muutumisest, siis ei peaks selle jaoks tulema personaliosakonda. (vt. Persona kommentaari nr. 5)

Kasutajatugi on alati abiks

Kristel:

Kui meil on programmi kasutamisel küsimusi või probleeme, siis saame õnneks kõik need läbi arutada kasutajatoega. Sellistes olukordades, kus Persona ei paku täpselt soovitud funktsiooni, pakutakse välja mingi ajutine lahendus, või siis pannakse konkreetne asi arendusse.

Kasutajatoelt saan vastused alati väga kiiresti ja see on mulle oluline. Meil on alati olemas info olukorrast ja kõik on selgelt kommunikeeritud.

Persona sobib paljude töötajatega ettevõtetele tänu iseteenindusportaalile

Maris:

Minu arvates on Persona hea lahendus neile ettevõtetele ja organisatsioonidele, kus on palju töötajaid, sest iseteenindusportaal võimaldab töötajatel endil palju asju ära teha: teha puhkuseavaldusi, vaadata oma töögraafikuid ja puhkusejääke, täpsustada kontaktandmeid.

Programm on veebipõhine ja kasutatav ka mobiilis. See vabastab nii personaliosakonna kui raamatupidamise aega ükshaaval küsimustele vastamisest.

Meie jaoks on iseteeninduse võimalus väga oluline argument.

Persona kommentaarid Kristeli ja Marise poolt välja toodud soovide osas

Persona kasutajatoe konsultant Tiiu Kütson-Janke vaatas esile toodud kitsaskohad ning arendussoovid põhjalikult üle, siin tema kommentaarid:

(1) Personas tõepoolest ei ole töögraafikute allkirjastamise võimalust ja Eesti seadused seda ei nõua. Selline protsess on kasutusel vähestes ettevõtetes ja seepärast me ei ole ka võtnud sihiks seda välja arendada.

(2) Esialgse graafiku „mahasalvestamise“ funktsiooni ei ole meil täna veel pakkuda, küll aga on see arendusplaanis. Praegu on olemas võimalus salvestada kuu alguses planeeritud töögraafik aruande “Tööajatabel” kujul. Selles aruandes sisaldub ka töötaja koormus.

(3) Aruandes “Tööajatabel” on kuvatud töötaja kohta nii tema üle- kui alatunnid.

Tunnipalgalistele töötajale makstakse tasu töötatud tundide alusel. Alatundide korral makstakse tasu normtundide ulatuses juhul, kui tema väljateenitud tasu jääks alla kehtestatud alampalga. Kogu tasu kuvatakse tunnipalga real, ilma alatundide hulka eristamata.

Seda saab reguleerida palgaliikide seadetes, lisades linnukese väljale “Alatundide korral normtunnid”.

Tõepoolest puudub aga Personas praegu võimalus alatundide hulka graafikust automaatselt palgaarvestusse alatundide tasuliigi juurde tuua (tundide hulk tuleb sisestada käsitsi).

(4) Standardlahenduses on igale töötajale ette nähtud puhkus põhiametikoha järgi ja teine, täiendav ametikoht on lisaülesanne, mida ta täidab sama töö raames. Meil on aga võimalik sise lülitada lisaparameeter, mis võimaldab inimesel mõlemad ametikohad kirjeldada põhiametikohtadena ja sel juhul arvestab Persona puhkust ja puhkusetasu mõlema ametikoha jaoks.

(5) Oleme teadlikud vajadusest teha erinevaid avaldusi iseteeninduse kaudu ja nende võimaluste lisamine on kindlalt Persona arendusplaanis.

Kui personaliprotsesside tõhustamise vajadus on ka Sinu töölaual, siis võta meiega ühendust!

The post Radisson Olümpia: ajakulu tööajaarvestusele vähenes üle 25% appeared first on Fujitsu Persona.

Saade oli esmakordselt eetris 14.aprillil 2022 ja seda saab järelkuulata siin

Järgnevalt lühendatud kokkuvõte räägitust.

Mida teie igapäevatöö endast kujutab?

Tiiu:

Mina olen Persona programmi süsteemianalüütik-konsultant. Konsulteerin kliente kõigis küsimustes, millega nad meie kasutajatoe poole pöörduvad. Aitan klientidel nende personaliprotsesse läbi mõelda ja leida viise, kuidas Persona programm neid selles saab toetada.

Kristiina:

Minu igapäevatöö on Apollo Grupi Baltikumi personaliosakonna juhtimine. Mul on inimesed Eestis, Lätis, Leedus erinevate ametikohtadel, nii dokumendihalduse poole peal kui värbamises, samuti äri otsene toetamine personalipartnerina. Ühiselt üritame muuta Apollo töötajate igapäevaelu mugavamaks, paremaks ja ägedamaks.

Marlen:

Mina tegelen Apollo töötajate töösuhete ja dokumentatsiooni haldamisega: uute töötajate tööle vormistamisega, kehtivate töösuhete haldamisega, dokumentatsiooni järjepidevalt korrashoidmisega erinevate programmide abil.

Kui palju Apollo Grupis üle Baltikumi töötajaid on ja kuidas see jaguneb riikide lõikes?

Kristiina:

See arv muutub iga päev, aga umbes kaks ja pool tuhat.

Riikide lõikes on Eesti hetkel kõige suurem, siin on umbes poolteist tuhat inimest, ülejäänud jagunevad pooleks Läti ja Leedu vahel.

Apollo Gruppi teame peamiselt kinode ja raamatupoodide järgi, aga millega veel tegelete?

Kristiina:

Jah, Apollo kinod ja kauplused on kindlasti kõige tuntumad. Lisaks on meil veel smuuti ja võileivakohvik Blender; imemaitsvat jäätist ja väga head kohvi pakkuv IceCafee; O`Learys spordirestoranid üle Baltikumi;  Vapiano, KFC, Lido restoranid.

Hiljuti avasime Leedus uue brändiga äri-meelelahutuskeskuse Action by Apollo ning järgmisel nädalal (aprilli lõpus 2022) avame Lätis Super-Skypark by Apollo.

2500 inimesega on ilmselt tööd päris palju ja automatiseerimine on igati omal kohal. Kui võrrelda aega, mil protsessid ei olnud automatiseeritud, praegusega, siis mis on peamised erinevused?

Kristiina:

Igapäevatöös tähendab see eelkõige vähem käsitööd ja rohkem tehnilisi võimalusi.

Räägiksin sellest, kuidas me üldse Persona tarkvara juurde jõudsime. See oli 2018 aasta suvel, kui olime Eestis avamas oma esimest O´Learys spordirestorani. Vajadus tekkis eelkõige töögraafikute järele. Varem tegime oma töögraafikuid Excelis, aga arvestades seda, et meil on tegemist teenindava personaliga, kes töötavad summeeritud tööaja alusel neljakuulise arvestusperioodiga, siis see käsitöö oli päris mahukas. Siin tuligi Persona meile appi ja ma võin öelda, et Personas on väga hea töögraafiku lahendus. See on väga selge, lihtsasti arusaadav ja aitab meie juhte väga palju.

Kuidas töögraafiku haldamine praktiliselt välja näeb? See peab olema üsna paindlik, arvestades ka osalise koormusega töötajaid, erinevaid vabade päevade soove, haiguspäevi jne.

Kristiina:

Me lähtume ikkagi sellest, et kõik vabad päevad tuleb eelnevalt juhiga kooskõlastada, sest me teeme graafikud ette kuu kaupa ja arvestame terve kuu vajadust. Enne, kui me graafiku avaldame, saavad töötajad teatada oma soovipäevi. Ettevõte siseselt on selleks kokku lepitud reegleid, nad annavad soovidest teada oma juhile ja juhi üks ülesanne on kõike seda jälgida. Varem toimus see emaili teel.

Kas töötajad saavad ise reaalajas vaadata, mis päevadel nad tööl on?

Kristiina:

Jah. On olemas iseteeninduskeskkond, kust nad näevad oma täpset töögraafikut, kui palju on töötunde, kui palju nad juba ära teinud on ja umbes ka kui palju on teeninud.

Kas on võimalik hinnata, kui paljude töötunde te kokku hoiate tänu sellele, et töögraafikuid Personas teete?

Kristiina:

Me tegime selle arvestuse ära enne, kui me läksime üle Personasse, aga jään siinkohal täpse vastuse võlgu. Me arvestasime seda ja see oli kindlasti märkimisväärne võit.

Mis võib potentsiaalset klienti hoida tagasi Persona kasutuselevõtul?

Tiiu:

Mul on tunne, et hinna probleemi meil ei ole. Persona töötab kuutasu baasil ja selle põhimooduli hind on 70 EUR kuus. Töögraafiku mooduli kasutamine lisab sellele 30 eurot.

Mõne potentsiaalse kliendi käest olen kuulnud, et programm tundub keeruline. Tegelikult see keeruline siiski ei ole. Pigem võib olla asi selles, et on proovitud teha liiga palju mustreid (st. ette kirjeldatud töögraafiku malle) ja siis ei osata neid ära kasutada. Või jäädakse toppama mõne teise asja taha ja loobutakse kergelt. Öeldakse, et meil on sellised töötajad, kes ei ole selleks suutelised jne. Ma julgen selles kahelda.

Ärge alahinnake oma töötajaid, nad kindlasti saavad sellega hakkama! Seal on paar nippi ja kui te need kätte saate, siis ei ole graafiku täitmisega tegelikult väga palju muret. Graafikus saab teha tavalisi copy-paste liigutusi või lohistada tööpoiste siia-sinna. Tegelikult on graafiku käsitlemine ääretult lihtne. Kui see on käpas on, siis ma ei näe küll mingeid muresid.

Kui kaua Persona juurutamine aega võtab? Kui õppima ja kasutama hakkab inimene, kes ei ole varem sellega kokku puutunud, siis kui kaua selgeks saamises kulub?

Tiiu:

Meil on hiljutine näide. Detsembri lõpus tuli uus klient, kes lisas oma detsembri graafikud nii-öelda tagantjärgi Personasse. Jaanuari esimestel päevadel arvutas palgad ja maksis need välja.

Persona ei vaja pikka juurutusprotsessi, nagu mõnikord arvatakse, et 4 kuud teeme üht asja ja järgmised 4 kuud tegeleme järgmise asjaga. Personasse imporditakse andmed ja hakatakse nendega kohe tööle. Seadistatakse pearaamatukontod, makstakse välja palgad ja kontrollitakse, kas aruanded on õiged. Kui aruanded ei ole õiged, siis me saame vaadata, kust erisused tulevad, ja need korda teha. Ja ongi tehtud.

Kliendi vaatest saab Marlen kindlasti täiendada, kui lihtne või keeruline see on.

Marlen:

Viimaste äridega on meil läinud juba palju lihtsamalt tänu andmete imporditabelile. Oleme kõik andmed ühe kuuga Personasse üle kandnud. Siis oleme teinud oma eelmise programmiga ühe kuu ulatuses topeltkontrolli. Kõik toimib nii nagu peab. Töötajate jaoks on see tegelikult ka väga kiiresti ja lihtsasti selgeks õpitav. Graafikust saavad nad hästi aru ja juhtidele ei ole seal midagi kontimurdvat. Kui kogu eeltöö on personaliosakonna poolt tehtud, siis sujub kasutuselevõtt väga hästi.

Apollos tegutsete üle mitme turu ja igas riigis on erinevad töö- ja maksuseadused. Kuidas sellega toime tulla?

Marlen:

Personat me kasutame palgaarvestuseks praegu Eestis.  Lätis ja Leedus on kasutusel kohalikud programmid, aga pikemas vaates me ikkagi näeme, et saame üle minna ühtsele programmile ja selle jaoks me oleme ka Persona meeskonnaga juba pead kokku pannud.

Üleminek uuele programmile tähendab tavaliselt vastuseisu töötajate poolt, kes on harjunud vana süsteemiga. Võib tekkida trots, mõni meelega ei õpi. See on juhtkonna jaoks peavalu. Kuidas sellest üle saate?

Kristiina:

Enne seda, kui me kellegagi käed lööme, on meie jaoks on väga oluline teada saada, mis on meile sellest kasu. See tähendab ka seda, mis on kasu sellele konkreetsele töötajale. Nii me seda adresseerimegi: läbi selle, kuidas töötaja elu läheb lihtsamaks.

Kui palju on alternatiive? Persona pole ju turul ainus programm. Milliste kaalutluste järgi Persona välja valisite?

Kristiina:

Mina valisin Persona seepärast, et minu jaoks on oluline, et nii töögraafik kui ka personalihaldus ja  palgaarvestus oleksid kõik koos ühes programmis. Mida vähem on erinevaid programme omavahel ühendatud, seda sujuvamalt need protsessid toimivad.

Seega Persona eelis on see, et seal on funktsioone ja võimalusi rohkem kui teistel. Aga mida Personaga ei saa teha, mis sealt puudu on?

Kristiina:

Tegelikult teeme Personaga väga tihedalt koostööd ja meil on kohe valmimas uued ägedad arendused.

Kuigi Persona iseteeninduses on väga suurepäraselt lahendatud puhkuseavalduste esitamine, siis meie kui paberivaba HR ettevõtte vajadus on, et töötajad saaksid ka oma koormuse muudatusi esitada läbi iseteeninduse. Ja neid on kuu jooksul meil väga palju. Samuti tuleksid ka töötajate lahkumisavaldused läbi iseteeninduse. Nii kaob ära emaili teel ja paberil lepingute ja kõige muu saatmine.

Lsaks oleme veel kaasanud partneriks ühe kolmanda osapoole, Avokaado, kellega koos lahendame  lepingute digitaalse allkirjastamise.

Töötajal siis puudub vajadus paberitega personaliosakonda kohale minna?

Kristiina:

Personaliosakonda tegelikult ei ole kunagi vaja olnud minna. Üksuste juhid on need, kelle juurde on  mindud. See kindlasti vähendab üksuse juhi nii-öelda mitteolulist tööd.

Kuidas Persona ühildub teiste tarkvaradega, näiteks äri- või raamatupidamistarkvaraga?

Marlen:

Meie raamatupidamine on Directos ja võin öelda, et see toimib.

Tiiu:

Kui Personas on palgaülekanded ära tehtud, siis väljamakselehtede loomisega tekivad automaatselt ka pearaamatukanded. Pearaamatukanded viiakse Personas vajalikku formaati näiteks SAPi, Safi, Directo või Hansa või mõne muu majandustarkvara jaoks, ja imporditakse majandustarkvarasse. Sellega ongi see arvestuskuu palkade osas raamatupidamise jaoks tehtud.

Räägime nüüd liidestamisest Avokaado süsteemiga, mis Apollos praegu käimas on. Mida see endast täpselt kujutab ja mida teile annab?

Kristiina:

Avokaado annab võimaluse emailide teel saadetavad töölepingud ja nende allkirjastamise tööprotsessidest eemaldada. Täna on meil vaja teha 24 erinevat sammu alates sellest, kui töötaja on tööle valitud, kuni selleni, et tema tööleping on sõlmitud. Kui liidestus Avokaadoga on valmis, jääb 24st järele 7 sammu. See on päris oluline töövõit nii personaliosakonnale kui ka üksuste juhtidele.

Lühidalt on protsess Persona ja Avokaado abil järgmine. Kui töötaja tuleb tööle, siis talle saadetakse link, ta täidab seal ära oma isikuandmed. Need lähevad automaatselt Personasse. Personalispetsialistil on vaja need ainult kinnitada, nuppu vajutada ja  genereerida andmete põhjal automaatselt leping, ning saata see allkirjastamiseks nii juhile kui töötajale.  Pärast allkirjastamist tulevad need automaatselt tagasi programmi.

Töölepingud digiallkirjadega säilitatakse programmis, neid ei ole vaja säilitada kaustades väljatrükituna.

Teie äris, näiteks restoranides, tuleb jälgida, et inimesed õigel ajal tööle tuleks ja et restorani avamisajal oleksid kõik tööl. On olemas erinevad kiibid ja kaardid või digitaalsed seadmed, millega tööle saabumist registreeritakse. Kuidas tööaja arvestust automatiseerida saab?

Marlen:

Jah, kindlasti on väga oluline, et see ei toimuks paberil.  Meil on magnetkaardid, millega saab oma tööletuleku ja töölt lahkumise ning kõik pausid registreerida. Juht lihtsalt vaatab üle, kas need klapivad graafikuga või mitte, ja kas kinnitab või lükkab tagasi. Kõik see toimub süsteemis.

Üks pool personalitööst on värbamine. See on ikka veel paljuski käsitöö. Kas selles protsessis on midagi võimalik veel automatiseerida, mida seni tehtud ei ole? Milline oleks teie visioon?

Kristiina:

Mingil määral oleks see kindlasti oluline ja vajalik. Tuleb siiski läbi mõelda, kui palju me saame tehnilisi lahendusi kasutada.

Mida see tähendab? Näiteks on Eestis ja Leedus erinev praktika värbamisel. Eestis töötaja kandideerib ja saadab CV-sid. Leedu turg on täiesti teistsugune. Me loomulikult paneme kuulutuse üles, aga keegi sinna ei kandideeri. Me ostame tegelikult CV portaalidelt andmebaase. Inimesed uuendavad seal oma andmeid, meie ostame neid andmeid ja värbajad hakkavad neid läbi helistama. See on väga müügitöö. Kontrast on suur, Leedus on tööjõuga veel raskem. Inimesed ei kandideeri, üldine olukord on selline, et pannakse näiteks Facebooki gruppidesse üles, et ma otsin tööd ja ettevõtete või värbamisfirmade värbajad hakkavad pakkuma.

Mida selle juures siis automatiseerida annaks?

Kristiina:

Võib-olla oleks hea, kui oleks süsteem mis läbi erinevate sotsiaalmeedia kanalite leiaks õige profiiliga inimese ja annaks sellest märku või teeks otsepakkumisi.

Automatiseerida saaks ka vestluste korraldamist ja karistusregistrisse päringu tegemist.

Samas on meile eelkõige oluline, et inimene sobiks meeskonda ja seda saame tunnetada ikka vestlusel. Tihti kutsume ka meeskonna liikmed vestlustele, eriti juhtivatele kohtadele värvates. Teeme need vabamas õhkkonnas, mitte liiga ametlikuna. Ma usun, et kõik asjad, kõik oskused on õpitavad, aga milline inimene ise on – seda on väga raske muuta.

Järjest rangemaks muutub andmekaitse, isikuandmete säilitamine, käitlemine ning kõik sinna juurde kuuluv. Mis väljakutseid andmekaitse teile kaasa toob?

Marlen:

Õnneks täna veel ei ole see meile suuri väljakutseid esitanud. Meil on olnud küll üks juhtum, kui töötaja palus, et kõik tema andmed, sealhulgas emaili aadress, kustutatakse.  See puudutab andmeid, mida võime  kustutada. Töölepinguid me peame säilitama. Aga üldjoontes pigem inimesed soovivad, et peale kandideerimist jääksid nende andmed meil andmebaasi.

Millised arengud on maailmas personalitöö vallas? Kas mujal on midagi sellist, mida meil veel ei ole, või oleme hoopis esirinnas ja teised riigid õpivad digitaalseid lahendusi meie käest?

Tiiu:

Ma arvan, et Eesti on tõesti eesrinnas ja kasutab ära kõiki võimalikke lahendusi selleks, et tööd automatiseerida – et personalitöötajatel oleks lihtsam ja andmed liiguksid sujuvalt erinevate süsteemide vahel näiteks liidestuste kaudu.

Personal on koolituste haldamiseks tehtud liidestus Coursy programmiga.

Tööaja registreerimise lahendustest saame Persona liidestada nii Eesti ettevõtete Begini ja Valnese lahendustega kui välismaiste FoxSec ja CompuAccess seadmetega. Need lihtsustavad palgaarvestaja tööd  õige tööaja eest tasu maksmisel.

Teiste lähiriikide kohta on mul raske kommenteerida, aga Lätis ja Leedus ei ole ühtegi sellist head programmi, kuhu ka teiste süsteemide info kokku jookseks. Eri tarkvarades tehakse eri töölõike, ühed andmed ei jõua teise ja kui keegi unustab midagi tegemata, on vigu palju. Seda kõike on rakse hallata.

Mitmed meie klientidest haldavad ka Lätis ja Leedus tööaegu Personas. Palgaarvestus on aga Personast väljaspool, sest see puudutab erinevaid maksusüsteeme. Personasse on praegu sisse ehitatud Eesti maksusüsteem. Seetõttu ongi palgaarvestus teistes riikides väljaspool Personat, aga see tugineb Personas olevatele tööaja andmetele.

Kas on oodata, et teiste riikide maksuseadused ehitatakse Personasse sisse?

Tiiu:

Praegusesse Personasse me ei taha neid hakata lisama, küll aga oleme teinud samme selleks, et Personat uuendada ja et tekiks võimalus juurde liidestada teisi riike ning teisi maksusüsteeme.

See vajab loomulikult ka nende riikide konsultantide nõu. Maksudega sa kindlasti eksida ei taha.

Kui suur peaks ettevõte olema, et tasuks Persona kasutusele võtta? Apollo puhul on tegemist meie mõistes suure ettevõttega.

Tiiu:

Piirid on üsna laiad. Meie kõige väiksemad kliendid on umbes kahekümne töötajaga ettevõtted ja suuremad 1500 … 2000 töötajaga kontsernid, kuhu kuuluvad erinevd juriidilised üksused. Nende jaoks muutub töösuhete haldamine ka selles osas lihtsamaks, et Persona võimaldab liidestust TÖR-iga (Töötamise registriga). Kui töötaja kantakse Personasse, siis ta on automaatselt ka TÖR-is.  Nii jääb ka sealt üks samm vahelt ära ja see hõlbustab personalitöötajate tööd üsna palju.

Räägime veel Persona juurutamisest. Kas on mingeid õppetunde? Mida tasuks vältida?

Tiiu:

Persona juurutamine käib üsna lihtsalt. Andmete impordi tabelid tõmbame sisse kahe päeva jooksul, aga see sõltub ka andmete mahust. Samuti impordime töötajate palgad ja viimase kuue kuu tasud, et arvestada esimesi puhkuseid.

Pakume uutele klientidele ka nii-öelda juurutuspaketti, kus me koos käime läbi tähtsad aspektid, näiteks töögraafikute loomise, algandmete ülevaatamise, asutuse seaded ja kontoplaani hilisemate pearaamatu kannete jaoks. Et kõik esmased asjad, mis hõlbustavad nii raamatupidajate kui tööajaplaneerijate tööd, saaks kohe alguses õigesti tehtud ja ära hoitud hilisem vigade otsimine. Viimased näited on olnud väga positiivsed – umbes 1 kuuga on saadud kõik asjad jooksma: graafikud tehtud, palgad makstud, õiged aruanded sisse tõmmatud. Näib, et oleme õigel teel!

Igasuguste digilahenduste puhul on äärmiselt oluline kasutajamugavus. See on tegur, miks mõni tarkvara jääb ellu ja mõni ei juurdu. Kui lihtne on Personat kasutada nö. tavatöötajatel, kelle digivõimekus ei ole väga suur?

Marlen:

Persona iseenesest on väga kasutajasõbralik just sellele tavatöötajale. Meie personaliosakonnast saadame välja ligipääsu lingi, millega ta saab enda konto aktiveerida. Seejärel avaneb tal vaade töögraafikule ja võimalus  kasutada iseteenindust, kus ta näeb oma kontaktandmeid, saab esitada puhkusesoove ja nüüd peagi ka koormuse muutmise ning lahkumisavaldusi.

Senine kogemus on näidanud, et ka kõige noorem ja kõige vanem töötaja saavad sellega väga lihtsasti hakkama just sellepärast, et see graafiku vaade on ülimalt lihtne ja arusaadav. Ka iseteeninduse poolel ei saa väga midagi valesti teha. Ainuke asi, mis võib juhtuda, on see, et töötaja unustab oma parooli. Selle taastamine on samuti väga lihtne. Võimalik on sisse logida ka ID identimise teel.

Kas kasutaja pääseb Personasse mobiilist? On seal mobiilivaade?

Marlen:

Jah, Persona toimib mobiilis väga hästi. Hetkel veel äppi ei ole ja ma ei tea, kas tuleb, aga veebileht toimib mobiilis väga normaalselt ja mingeid apsakaid seal ei teki.

Mis saab siis, kui seadustes tehakse tööaja ja tasustamise reegleid puudutavaid muudatusi? Näiteks on praegu kõne all muutuvtunnileping kaubanduses. Kuidas mõjutab see Personat ja selle kasutajaid?

Tiiu:

Ikka mõjutab. Kõik seadusest tulenevad muudatused viime Personasse ise sisse, selle üle ei ole vaja klientidel muretseda.

Summeeritud tööaja rakendamiseks on meil kõik vajalik olemas ja arvestusperioodi saab muuta, kui näiteks soovitakse minna kolmekuuliselt perioodilt neljakuulisele. Töögraafikud saab siis vastavalt sellele kohandada.

Palgaarvestuslikud finessid on vaja igal ettevõttel küll eraldi üle vaadata ja kaaluda, kas uue algatusega, nagu näiteks muutuvtunnilepinguga kaasaminek on tõesti kohustus ettevõtjale või saab ta jääda oma senise palgaarvestuse juurde.

Kui ka Sinu ettevõtte vajab mugavat ja turvalist personali- ja palgaarvestuse, tööaja planeerimise ja registreerimine ning puhkuste haldamise tarkvara, siis võta meiega ühendust ja tutvu Personaga!

The post Apollo grupp: Uue töötaja töölevõtmise protsess lühenes 24 sammult kaheksale appeared first on Fujitsu Persona.

Ettevõte:

NBFI Production OÜ on ettevõte, mis toodab kvaliteetset tellimusmööblit ja pakub interjöörilahendusi. Firma tegutseb kaubamärgi NOBE all, mis on kasutusel olnud varem teises, nüüdseks suletud ettevõttes.

Probleem:

30 töötajaga noor tootmisettevõte vajas kohe peale asutamist tarkvara, mille abil teha palgaarvestust ja hallata personali. Mingil juhul ei soovitud teha seda Excelis või muude tabelite ja failidega.

Ootused:

Palga ja puhkuste arvestuse tegemine selleks ettenähtud tarkvaras, mis oleks kaasaegne ja kasutajale mugav.

Lahendus:

Persona programmist on kasutusel personalihaldus ja palgaarvestus, mis sobib nii kuupalga kui tunni- ja tükitasu puhul. Puhkusepäevade üle on sisse seatud korrektne arvepidamine. Töötajate andmed on süstematiseeritud ja turvaliselt hoitud. Pilvepõhisele programmile on ligipääs kõikjalt, kus on internetiühendus. Varasema programmiga võrreldes on samade tegevuste peale kuluv tööaeg vähenenud 3 korda.

Mis ajendas teid otsima uut personali- ja palgatarkvara?

Meie ettevõte oli just loodud ja vajasime nende ülesannete jaoks tarkvara. Eelmises ettevõttes kasutasin tarkvara vaid palgaarvestuse jaoks, puhkusepäevade arvestust tegime siis Excelis.

Kasutusel olnud tarkvara oli juba toona vananenud, aga siis polnud aega ega jõudu vahetamisega tegeleda ja erinevaid lahendusi otsida.

Uue ettevõtte loomise järel küsisime pakkumist ka senisele tarkvarale, kuid esialgne soodne pakkumine muutus kõiki vajalikke funktsioone ükshaaval juurde lisades väga kalliks. Nii oli selge, et vahetuse aeg on käes. Mingit vaheperioodi tabelite ja käsitsi tegemisega me kindlasti ei soovinud.

Ühe kolleegi soovituse ja tutvustuse alusel jõudsime Personani.

Mille järgi tegite oma valiku?

Tutvusin Persona kodulehega ja programm tundus sobiv. Sain seal arvutada ka meie kasutusmahu järgi hinna.

Seejärel vahetasime e-maile, et täpsustada, millised moodulid kasutusele võtta ja kas kalkuleeritud hinnale tuleb juurde mingeid lisatasusid, nagu olin varem kogenud. See toimus kõik kiiresti, kuigi oli aasta lõpp ja jõulupühade aeg.

Programmi esitluse käigus nägin, et see lahendus mulle meeldib. Väga oluline asjaolu valiku juures oli eestikeelne klienditugi, mida mitmed teised programmid ei paku.

Kuidas kulges Persona kasutuselevõtt?

Lepingud said allkirjastatud kiiresti. Jõulude ja aastavahetuse vahele sain kokku leppida koolituse, mis mulle väga sobis, sest detsembrikuu palgaarvestus oli kohe tulekul.

Valmistasin koolituseks ette oma küsimused. . Panin hästi palju kirja, et meelest ära ei läheks.
Koolitus andis palju infot ja hea baasi tööga alustamiseks. Sain algusest peale selgeks õiged võtted, kuidas asju teha – igas programmis on ju omad eripärad.

Hiljem olen palju kasutanud ka kliendituge, nii telefoni kui e-posti teel. Alati olen saanud kohe vajalikud vastused. Ka mõnede erilahenduste osas, mida oleme soovinud, on pakutud variante ja oleme võimalused mitme nurga alt läbi arutanud.

Programmi seadistamine võtab küll alguses aega, aga see on ühekordne töö ja kui see on tehtud, siis edasi on töö juba lihtne.

Milliseid Persona moodulid on teil kasutusel?

Kasutame personalihaldust ja palgaarvestust. Meil on ettevõttes kasutusel erinevad töötasu liigid: tootmine on tunnitasuga, kontori inimesed kuutasuga, vahel rakendame ka tükitasu.

Töögraafikute koostamise vajadust meil ei ole, sest töö on ühes vahetuses.

Tööaja registreerimine toimub Beginis. Teame, et Persona ja Begini saab omavahel liidestada, nii et tööajad liiguksid registreerimisseadmest otse Personasse. Otsus selles osas on hetkel tegemata, vaatame seda võimalust lähiajal veelkord täpsemalt.

Iseteeninduse funktsioone me ei kasuta, sest tootmise inimestel ei ole oskusi ega soovi ise programmis midagi teha.

Mitu inimest programmi kasutab?

Praegu kasutan Personat vaid mina. Lähiajal viime kõik töölepingud ning nende muudatused programmi sisse ja siis saab ka tegevjuht Personas nendele ligipääsu.

Kui liidestame Begini, siis lisandub veel tootmisjuht. Seega meie tiim ei ole suur.

Kuidas hindate senist kasutuskogemust?

Oleme Personat kasutatud praeguseks veidi üle ühe kuu ja selles on tehtud kaks palgaarvestust.

Eelmisega programmiga võrreldes on enamus asju erinevad, seda positiivses mõttes.

• Ekraanipilt on hästi loetav – silmad ei väsi ära.
• Ei pea midagi arvutisse laadima, süsteem on pilvepõhine ja saan ükskõik kust sisse logida.
• Aruannete võtmine on väga hea – puu on selgelt lahterdatud ja lihtne on vajalikku leida. Eelmises ei olnud aruannete nimed inimkeeli arusaadavad ja ilma konsultandi abita oli keeruline orienteeruda.
• Saan aruannete seaded salvestada, et neid hiljem uuesti kasutada; saan veergusid lisada ja eemaldada.
• Aruanded saab tõmmata Excelisse ja seal edasi töödelda. Selline vajadus tekkis palgakulu vaatamiseks osakondade lõikes. Selleks võtsime Personas kasutusele “projekti” ja “objekti” dimensioonid.
• Klienditugi on hea. Eelmise programmi tugi sageli ei osanud kohe vastata, öeldi, et peab uurima. Nüüd saan vastused kohe, nii kirjutades kui helistades.

Ajakokkuhoid võrreldes eelmise programmiga on ilmne. Praegu oleme alles alguses ja asjad on seadistamisel. Kui kõik paigas, siis hinnanguliselt võib aja kokkuhoid olla kolmekordne.

Kas kasutasite ka koolitust?

Jah, koolitust kasutasin üks kord 1,5 tundi. See on täiesti piisav väikese ettevõtte tööga alustamiseks. Koolitusel sain ka viited Persona “Abi” sektsiooni, kus on head piltidega juhendid. Hakkasin õpitut kohe kasutama.

Pigem tasub kulutada alguses aega seadistustele ja küsida hästi palju, siis on pärast töö lihtne ja kiire. Ise pusides läheb kaua aega ja valesti tehes hakkavad vead korduma.

Kas Personale pandud ootused on end õigustanud? Soovitaksite seda ka teistele sarnastele ettevõtetele?

Soovitan kindlasti.

Eelmise programmiga võrreldes on mul palju lihtsam teha muudatusi oma valikutes, näiteks aruannetes. Ma pole ise eriti IT inimene ja eelmises programmis oli ülimalt ebamugav baasmuudatusi teha, sest need pidi kirjutama koodi. Nüüd saan teha muudatused, vaadata kuidas need toimivad, ja kui midagi on valesti, siis uuesti teha.

Programmi enese funktsioonidele lisaks tahan eriti esile tõsta, et on olemas eestikeelne klienditugi. Mul on nii varasemast ajast kui praegusest kogemus lisaks veel 3-4 personali-, finants- ja tootmisprogrammiga. Nendega võrreldes on Persona tugi parim. Helistades on küll mõnikord järjekord, aga vastuse saan kohe!

Samuti soovitan alustades võtta koolitust ja seda just vahetult enne palgaarvestuse tegemist. Siis on kõik värskelt meeles.

Ma lootsin saada paremat programmi, kui oli eelmine, aga olen saanud loodetust veelgi rohkem!

Kui ka Sinu ettevõtte vajab mugavat ja turvalist personali- ja palgaarvestuse, tööaja planeerimise ja registreerimine ning puhkuste haldamise tarkvara, siis võta meiega ühendust ja tutvu Personaga!

The post NBFI Production: mugav kasutajaliides, korrastatud palga- ja puhkusearvestus, kolmekordne ajavõit Personaga appeared first on Fujitsu Persona.

Lääne-Virumaal Vihula mõisas tegutsev hotell, spaa ja restoran kuuluvad Unique Hotels Group´i koos Tallinnas asuva nelja hotelli ja viie restoraniga. Juba mitu aastat tagasi hakati seal otsima võimalust, kuidas vabaneda oma ligi 100 töötaja tööaegade manuaalsest registreerimisest ja  haldamisest.

See on majutus- ja toitlustusettevõttes suur töö, sest personali tööajad võivad periooditi olululiselt varieeruda ja graafiku muutmise vajadus võib tekkida ootamatult.

Heigo Vare, Vihula Manor Hospitality OÜ juht:

“Töö planeerimine hotellinduses erineb oluliselt näiteks tootmise või kaupluse tööplaanist, kus vahetused on üsna stabiilselt ette teada. Kui meile näiteks homseks broneeritakse restorani 50-inimeseline grupp lõunat sööma, tuleb käigupealt teha korrektiivid ja teenindajad tööle kutsuda. Kuna palk arvestatakse tegelike töötundide pealt, on täpsed tööaja andmed väga olulise tähtsusega.”

Personalihalduse tarbeks on Vihulas Persona programmi kasutatud juba 2016. aastat. Mõned osakonnad tegid Personas ka töögraafikuid, teistel olid selleks oma Excelid ja muud tabelid. Iga kuu oli tükk tegemist, et enne palgaarvestust eri üksustest need andmed korrektselt ja ühes formaadis kokku saada.

Heigo Vare: “Iga osakonna juht kulutas varem tööaegade käsitsi sisestamisele 2-4 tundi kuus. Selliseid juhte on meil 9. Praegu kulub kontrolliks umbes 20 minutit. Seega hoiame kokku iga kuu vähemalt 3 terve tööpäeva jagu aega! Kõik selle projekti kulud, sh ostetud seadmed oleme tagasi teeninud 2-3 kuuga.”

Umbes 3 aastat tagasi osteti prooviks sõrmejäljelugejaga registreerimisseade ZKTime Net 3.0. See aitas inimestes luua harjumust oma töö alguse ja lõpu aja registreerimiseks selle juurest läbi käia. Seadme juurde kuuluv tarkvara võimaldas registreeritud aegu küll eksportida, aga see oli üsna keerukas. Personasse tuli need seejärel ikka uuesti käsitsi sisestada.

2020 sügisel otsustati teha proovi Eesti firma Valnes AS WebLock lahendusega. See on kasutajale väga lihtne – koosneb vaid ühest kontrollerist ja kahest koodpaneel/ kaardilugejast, mis registreerivad läbipääsukaarti või klahvistikult valitavat koodi. Üks kontroller on mõeldud  “sisenemiseks” ehk registreerib algusaja ja teine “väljumiseks ehk registreerib lõpu.

Fujitsu ja Valnese koostöös loodi liides, mis toob registreeritud tööajad Persona programmi.

Kristo Palo, Fujitsu Estonia AS arendaja:

“Vihula on meie pilootklient Valnese seadmetega. Varem oleme sarnaseid liideseid teinud teiste läbipääsusüsteemide jaoks (vt. Lunden Food lahendust).

Põhimõte on järgmine:

Üksuste juhid planeerivad oma inimeste tööajad Persona töögraafikute moodulis, töötajad registreerivad oma tulekud ja minekud. Liidese abil imporditakse tegelikud ajad Personasse, kus neid võrreldakse planeerituga. Võrdluse vaates saab juht teha ka muudatusi, parandada vead ja kinnitada ära õiged andmed, mis lähevad tööaja tabelisse.”

Maarja Veskila, Vihula Manor Hospitality OÜ raamatupidaja:

“Esimesel kasutamise kuul olid inimesed ärevil, aga tegid ära ja kõik sai korda. Nüüd oleme kahe kuu palgad arvestanud selliselt kogutud andmete alusel. Kõik sujub hästi, lahendus on töökindel. On küll ette tulnud paar viga, aga need on ilmselt tingitud inimeste endi eksimustest. Meil on võimalik andmeid parandada, näiteks kui töötaja unustab end logida. Nüüd on kõik väga rahul ja saavad aru, kui lihtne see lahendus kasutajale on.”

Mida on see lahendus andnud?

Heigo Vare: “Iga osakonna juht kulutas varem tööaegade käsitsi sisestamisele 2-4 tundi kuus. Selliseid juhte on meil 9. Praegu kulub kontrolliks umbes 20 minutit. Seega hoiame kokku iga kuu vähemalt 3 terve tööpäeva jagu aega!

Lisaks kaovad sisestamise vead ja tööaegade ning tasude arvestus muutub kindlamaks.

Kogu see töölõik muutus efektiivsemaks, lihtsamaks ja säästlikumaks.

Kõik selle projekti kulud, sh ostetud seadmed oleme tagasi teeninud 2-3 kuuga.

Soovitan Persona ja Valnes WebLocki liidestatud lahendust kindlasti ka teistele hotellidele, mis pole just päris väikesed, mõne töötajaga ettevõtted, aga pole ka suurtes kettides, kus tavalisel pakutakse tegutsemiseks oma tarkvara.”

Taavi Kalvik, AS Valnes elektroonikaosakonna juhataja:

“Vihula hotell on meie umbes 300 kliendi hulgas esimene, kes kasutab WebLock seadmeid tööaegade registreerimiseks. Majutuse ja teeninduse valdkonnas oleme seni pakutud bronnisüsteemiga seotud sisse registreerimist, automaatse sisenemisega tenniseväljakuid, saunasid, jõusaale, kus saab avada uksed, panna põlema tuled jne.

Meie lahendusega alustamine on lihtsam ja kiirem, kui enamiku teiste läbipääsusüsteemidega. Näiteks Vihulas kasutatavad seadmed olid meil laos kohe olemas ja paigaldus võttis aega mõne tunni.

On huvitav näha, kuidas kliendid leiavad meie lahendusele uusi kasutuslugusid, mida me ise ei ole osanud oodatagi. Antud olukorras ei tööta meie seade üldse lukuna. Täiendused sünnivad koostöös klientide ja partneritega. Ka Vihulal olid mõned oma soovid, millele saime vastu tulla.”

The post Hotellikompleksi ja spaa tööaegade arvestus on automatiseeritud tänu Persona tarkvara ja Valnese nutiluku liidestamisele appeared first on Fujitsu Persona.

Kristi Aru, Rae Valla personalijuht: “Mina oma elu ilma selle programmita enam ette ei kujuta. Siis muud tööd teha ei saakski – ainult liidaks, lahutaks ja kontrolliks.”

Personalihalduse programm Persona on kasutusel rohkem kui pooltes Eesti omavalitsuses.

Kui praegu on Persona klientide seas ülekaalus erasektori ettevõtted, siis päris esimene versioon Personast loodi 1997. aastal just avaliku sektori tarbeks.

Kohalikud omavalitsused ja nende vajadused personaliprotsesside optimeerimisel on Persona meeskonna jaoks jätkuvalt väga olulised. Programmi uue versiooni arendamisel on need saanud peamisteks alustaladeks.

Vestlesime kahe suure omavalitsuse inimestega, et teada saada, millised on nende kogemused Personas töötamisega.

Oma mõtteid jagasid:

Pärnu Linnavalitsuse personali peaspetsialist Tiia Aur, IT haldur Tarmo Kiisler, Pärnu Ülejõe Lasteaia direktor Külli Petker, Audru lasteaia direktor Jekaterina Kuru.

Rae Vallavalitsuse personalijuht Kristi Aru ja infotehnoloogia spetsialist Urmas Alas.

Kui kaua olete Persona tarkvara kasutanud ja mida selles teete?

Tiia Aru: Pärnus võeti Persona esimene versioon kasutusele aastal 2001. Ise olen seda kasutanud 12 aastat, alates 2008. Alguses sisestati küll personali andmed, aga enamus dokumente tehti teistes kanalites ning paberkandjal.

Alates 2018 toimub Personas kõigi linnavalitsuse teenistujate (184 inimese) ning hallatavate asutuste juhtide (48 inimese) personalihaldus ja ka puhkusearvestuse iseteeninduse mooduli kaudu.

Praegu on käsil hallatavate asutuste töötajate lisamine Personasse.

Kristi Aru: Rae vallas on dokumendihalduseks kasutusel Amphora aga selles ei ole personalitöö jaoks vajalikke funktsioone – on vaid käskkirjad, lepingud, avaldused. Kasutame Personat alates 2011. aastast. Personasse on koondatud kõik personali kohta käivad andmed, puhkusearvestus, tööajatabelid. Sealt saame vajalikud personaliaruanded. Persona on kasutusele võetud ka osades allasutustes nagu Jüri raamatukogu, spordikeskus ja kultuurikeskus. Järk-järgult liituvad järgmised asutused.

Millist kasu Persona teie töös annab? Mis kasutamisel meeldib?

Külli Petker: Kõik meie inimeste andmed on ühes kohas. Meie asutus (Pärnu Ülejõe lasteaed) on 3 erinevas majas. Kui liigun eri kohtade vahel, siis saan küsimustele kohapeal vastata – näiteks kui palju on kellelgi puhkust saada. Kõik andmed on pandud süsteemi, ei pea lappama käskkirjadest. Olen pannud sisse ka puudega lapse, töövõimetuse ja teiste eriliigiliste puhkuste õigused. See annab mulle väga hea ülevaate.

Samuti meeldib, et programmile on ligipääs kaugelt. Ükskõik millisest arvutist saan sisse minna ja oma tööd teha. Eriti selgelt tuli see välja kevadise eriolukorra ajal. Ja kui mu pereliige peaks nüüd saama positiivse koroonatesti, saan kodust tööd jätkata.

Meeldib, et kogu dokumentatsioon on digitaalne, see annab olulise ajakokkuhoiu.

Tiia Aur: Lihtne on koostada aruandeid. Varem tegin aasta statistikat nädal aega!

Kristi Aru: Puhkuste arvestus on väga mugav.
Tööajatabelite koostamisel saan olulise ajavõidu. Kui ma neid ise käsitsi teeks ja üle kontrolliks, siis kuluks selleks vähemalt 2 tundi. Nüüd 2 minutit ja on tehtud.

Avaliku teenistuses on staaži korrektne arvestus väga tähtis ja Personas on see võimalus olemas.
Samuti peame aasta alguses esitama palju põhjalikke aruandeid, näiteks koolitused ja koolituskulud valdkondade ja osalejate lõikes, tööjõu liikumine jne. Persona abil saab kõik selle tehtud paari tunniga. Kui ei oleks Personat ja ma ise peaks jooksvalt excelit, siis kuluks päev kindlasti.

Lasteaiad ja koolid saaksid kõige rohkem kasu just tööaja arvestuse ja puhkusearvestuse jaoks.

“Mulle meeldib, et programmile on ligipääs kaugelt. Ükskõik millisest arvutist saan sisse minna ja teha oma tööd. Eriti selgelt tuli see välja kevadise eriolukorra ajal. Ja kui mu pereliige peaks nüüd saama positiivse koroonatesti tulemuse, saan kodust tööd jätkata.”

Külli Petker, Pärnu Ülejõe lasteaia direktor

Kuidas on Persona muutnud teie tööprotsesse?

Kristi Aru: Personas on toredad meeldetuletuse võimalused – katseaja lõpp, lähenevad sünnipäevad, tervisekontrollid. Muidu oleksin pannud need exceli tabelisse ja pidanud endale meelde tuletama, et ma teatud kuupäeval lähen vaatan neid andmeid.

Lisame Personasse nüüd ka teenistujate kohta käivaid dokumente, kuigi enamik neist peavad olema ka Amphoras. Nende Personasse panek on mulle küll lisaliigutus, aga see annab eelise, et kogu andmestik inimeste kohta on ühest kohast kättesaadav.

Personas toimub ka koolituste arvestus, selle asemel et seda excelis teha.

Tiia Aur: Puhkuste iseteenindust kasutab meil praegu 230 inimest ja see on vabastanud meid suure hulga käskkirjade koostamisest – umbes 300 käskkirja aastas. Kooskõlastamisi ja kinnitamisi on juhtidel seetõttu palju vähem. Kui saame ka allasutused viia iseteenindusse, on võit veelgi suurem. Kohutav hunnik paberit jääb ilma asjata raiskamata!

Samas eks vahel kuhjuvad puhkuseavaldused ka programmis, kui juhid jätavad need kinnitamata. Vaja on lihtsalt veel rohkem selgitada. Personaliosakonnal on samas kõigist avaldustest ülevaade olemas.
Statistikaaruannte võtmine on muutunud palju lihtsamaks, mis oleks muidu väga ajamahukas. See muidugi eeldab, et andmed on õigesti täidetud. Ei pea enam andmeid küsima erinevatest osakondadest.

Kristi Aru: Ma ei pea asju üle kontrollima! Kui olen algandmed õigesti sisestanud – kes on haiguslehel, kes koolitusel – siis on see õige. Ei pea mõtlema, kas liitsin ise õigesti kokku.

Urmas Alas: Iseteeninduse kasutuselevõtmisega saavad töötajad näha kogu maja puhkusegraafikut. Praegu paneme selle üles kodulehele.

Milliseid raskusi või tõrkeid on ette tulnud Persona kasutamisel?

Tiia Aur: 2019 aastal, kui omavalitsuste ühinemine oli toimunud, tegime suure Exceli ja importisime andmed meie andmebaasi sisse. Praeguseks pole meil veel kindlust, et andmed on 100% ühtlased ja et me kõik asju ühtemoodi teeme.

See tähendab esmalt seda, et kõik inimestega seotud dokumendid ei ole alati selles ühes kohas – sealt puuduvad näiteks kunagised paberkandjal tehtud dokumendid.

Samuti ka seda, et erinevad kasutajad sisestavad andmeid erinevalt.

Tarmo Kiisler: Erinevalt sisestamine ei ole programmi probleem, vaid tuleb sellest, et oleme ise andmete loogikat mitmel korral muutnud ja andnud kasutajatele erinevaid juhiseid.

Tiia Aur: Hetkel on suurim murekoht meil struktuuripuu – kutsume neid “kohvriteks” (Persona programmis on töökoha/ametikoha tähiseks kohvrikese kujund). Meie struktuuris igal isikul oma “kohver” ning selle sees oleks vaja kirjeldada kõik need erinevad tööd, mida see inimene teeb, koos iga töö rahastusallikaga. Rahastusallikad võivad eriti haridusasutustes olla väga erinevad. Neid töid ei saa vormistada erinevate lepingutena, sest ühes asutuses tohiks inimesel olla ainult üks leping. Ja samuti me ei soovi, et töötajate nimekirjas oleks näiteks 5 Pille Tamme, kui tema viis erinevat tööd kanda sisse eraldi lepingutena.

Tarmo Kiisler: Keeruliseks muutub olukord, kui ühel inimesel on samas asutuses 2 lepingut. Kas ta saab olla siis kahes kohvris või kas ta saab asendada kahte inimest? Me pole ise asju lõpuni selgeks vaielnud. Kui midagi otsustame ja kommunikeerime selle ka allasutustele, siis paari kuu pärast saame teisiti aru… See on tekitanud segadust.

Külli Petker: Mul on inimesi, kes teevad erinevates majades erinevaid töid. Need inimesed olengi pannud mitmesse eri kohvrisse. Minu enda jaoks on nüüdseks struktuur ja andmed saanud ilusti paika ja eelkõige on see hea töövahend mulle endale.

Jekaterina Kuru: Asendamised koolis on sageli 1-2 tunni kaupa. Seda on praegu keeruline kajastada.

Kristi Aru: Minult on vahel küsitud, kui turvaline Persona on – kas teised ei näe minu dokumente ja muud, mida sinna sisestan? Kui teha paberil ja panna seifi, siis tundub turvaline… Teadlikkuse suhtes on vaja veel järele aidata ja ilmselt on selle juures abiks just praktilise kasu nägemine.

Tiia Aur: Vajaksime veel koolitust, kus kõigile edastatakse ühene juhis andmete sisestamisel. Hea oleks, kui see oleks õppevideotena. Olemas on küll “Abi” lehed teksti kujul, aga tekstist saavad inimesed erinevalt aru ja sageli ka ei viitsita lugeda.

“Puhkuste iseteenindust kasutab meil praegu 230 inimest ja see vabastas meid suure hulga käskkirjade koostamisest – umbes 300 käskkirja aastas. Kooskõlastamisi ja kinnitamisi on juhtidel seetõttu palju vähem. Kui saame ka allasutused viia iseteenindusse, on võit veelgi suurem. Kohutav hunnik paberit jääb ilma asjata raiskamata!”

Tiia Aur, Pärnu Linnavalitsuse personali peaspetsialist

Milliseid funktsioone sooviksite Personas näha lisaks praegustele võimalustele?

Tiia Aur: Palgaarvestuse juures oleks vaja, et ühe inimese erinevate ametikohtade tasu saaks arvestada erinevatest finantseerimisallikatest. See võimalus on hetkel veel puudu. Palgaarvestuse käimasaamine omavalitsuste eripäradele vastavalt oleks üks väga suur asi!

Kristi Aru: Hallatavate asutuste palga jaoks vajame tõesti Personas arendust. Näiteks õpetaja töötab õpetajana, klassijuhatajana, annab lisa-ainetundi ja ringitundi. Eri kohtades on eri koormused ja nende taga on erinevad kulukohad – riigi või omavalitsuse raha jne. Ühe inimese palk võib tulla 5 erinevast kulukohast ning see peaks kajastuma ka aruannetes, tööajatabelites.

Tiia Aur: Struktuuri osas meie eelistaks, et ühe töötaja kogu info, kõik lepingud ja ametikohad oleks ühes kohas koos, nö. ühes kohvris. Töötajat tegelikult ka ei huvita, milliste ridade pealt tema saadav töötasu kokku tuleb.

Kristi Aru: Meie eelistaksime, et iga hallatav asutus oleks omaette üksus ja nad ei oleks seotud. Neil kõigil on oma eelarve, oma personal. Puudub vajadus neid näha ühes baasis. Nii tööajatabelid kui puhkusearvestus on eraldi. Raamatupidamine on küll tsentraalne, kuid nemad võiksid töötada ka eraldi baasidega. Iga inimene saab eraldi palga ja palgalehe iga töö- või ametikoha eest. Samuti lihtsustaks tööd Perosna liidestused teiste programmidega, olgu raamatupidamise või haridusasutustes kasutusel olevate programmidega. Jääks ära lisatöö samade andmete erinevatesse programmidesse sisestamisega.

Jekaterina Kuru: Kui sisestatud koolitused liiguksid ka Personast EHIS-esse ja teistesse süsteemidesse, siis oleks suurepärane.

Tiia Aur: EHIS-ega liidestus oleks oluline haridusasutuste jaoks – on palju andmeid, mida tuleb sisestada mõlemale poole. See oleks neile väga oluline motivatsioon Persona kasutuselevõtuks.

Kristi Aru: Tuleks vältida, et inimest saab tema puhkuse ajal panna kedagi teist asendama. Praegu on see võimalik, kuigi süsteem annab selle kohta hoiatuse.
Töötaja võiks ise sisse logides näha enda andmeid.

Urmas Alas: Samuti võiks puhkuseavaldust tehes olla võimalik kohe logida dokumendihalduse süsteemi, näiteks Amphorasse, ja selle registreerida. Liidestus nende vahel oleks mugav.

Kas oma kogemuste põhjal soovitate Personat neile omavalitsustele ja hallatavatele asutustele, kes seda praegu ei kasuta?

Tiia Aur: Ikka soovitan! Olengi ise soovitanud mitmele. Persona meeskond on olnud ka väga vastutulelik ja kannatlik. Meie soovidega on arvestatud ja käigupealt oleme saanud kõigele vastused.

Kristi Aru: Olen kindlasti valmis omavalitsustele soovitama ja ka näitama.

Hallatavate asutuste skepsist saab vähendada, näidates ja põhjendades neile, miks see on parem kui käsitsi tegemine. Iga inimene tahab ju seda, mis on talle kasulik! Esialgne andmete sisestamine tundub neile suur töö. Saame edasi liikuda just toetudes positiivsetele kogemustele. Lähen just ise näitama Personat ühele lasteaiale. Neil käib puhkusearvestus ja tööaja arvestus ikka veel paberil – kui kasutada arvutit kui kirjutusmasinat, siis on see ka põhimõtteliselt paber.

Mina oma elu ilma selle programmita enam ette ei kujuta. Siis muud tööd teha ei saakski – ainult liidaks, lahutaks ja kontrolliks…

Külli Petker: Mina saan vastata ühe asutuse vaatepunktist ja olen olen väga rahul.

Tiia Aur: Kui hallatavaid asutusi veidi rohkem koolitada ja juhendada, siis nad näevad, et see kergendab nende tööd. Uue programmi kasutuselevõtust ei olda vaimustuses, sest neil on juba praegu väga palju eri programme. Kui näidata, et sisestada saab ainult Personas, siis on nad väga rõõmsad. Enamus inimestest on kindlasti positiivsed!

Tarmo Kiisler: Meile meeldiks küll, kui Persona oleks ainult meie päralt  Mõnikord on olnud probleem ka kiirusega.

Kristi Aru: On tunda, et Persona on loodud personalitöö vajaduste jaoks, nendest lähtudes üles ehitatud. Tööd tehes on kõik väga loogiline ja sa ei pea palju mõtlema. Tulin Rae Vallavalitsusse tööle ja hakkasin ise Personat kasutama ilma koolituseta – sain parooli ja asusin toimetama. Lihtsasti arusaadav ja loogiline uuele inimesele, abi funktsioonid on mugavad ja lihtsad.

Paar korda küsisin ka nõu kasutajatoelt. Persona kasutajatuge tahan väga kiita! Iga kord tunnen, et rõõmuga helistan ka edaspidi. Suhtumine on väga soe ja sõbralik lisaks asjatundlikkusele. Kunagi ei ole kartust, et jätad endast rumala mulje.

Millist nõu annaksite Persona kasutuselevõtuga alustajatele? Mida on oluline arvesse võtta?

Tarmo Kiisler: Persona kasutusele võtmisel peaks kõigepealt juhtkond omavahel kokku leppima, kuidas asju teha, siis alles saab teisi õpetada. Me oleme mitu korda ümber mõelnud. Tegelikult veel seni me ei ole omavahel ühel meelel 

Tiia Aur: Kui lisandus 52 hallatavat asutust, siis hakkasime suure hurraaga peale ja selgus, et pidime töö käigus enda antud juhendeid muutma. Õppisime käigu pealt. Me ise ei osanud ette näha kõiki erisusi, mis ilmnesid. Kõigepealt tuleb maha istuda ja vaadata andmed ja struktuurid üle.

Kristi Aru: Tähtis on järjepidevus andmete sisestamisel. Siis saad üsna ruttu aru kasust, mida see programm toob.

Tasub mõelda tuleviku peale. Alati tunduvad uued algatused lisakoormuse või lisaülesandena. Teades, mis kasu see toob, tuleb esialgne pingutus läbi teha.

Personat saab kasutusele võtta osade haaval. Kui oled eluaeg teinud tööajatabeleid excelis ja puhkusearvestust kalkulaatoriga, siis proovid programmis kõigepealt 1 või 2 inimesega. Võid funktsioone kasutusele võtta jupikaupa – hakkad registreerima koolitusi, seejärel sisestama dokumente jne. Nii näed reaalselt, kuidas elu lihtsamaks muutub. See on kokkuhoitud aeg.

Urmas Alas: Vaja on kõigepealt plaanid ja eesmärgid korralikult paika panna ja siis alles tegutsema asuda, et hiljem ei peaks suuri muudatusi tegema hakkama. Mõelda läbi kõik funktsionaalsused, mis seal on, ja veenduda, et need töötavad. Tasub võtta aega testimisfaasi jaoks.

The post Omavalitsuse personalijuht: Personat kasutades tunned, et see on loodud personalitöö vajaduste jaoks appeared first on Fujitsu Persona.

Lunden Food OÜ võttis 2018. aastal kasutusele personalihalduse, palga ja tööajaarvestuse tarkvara Persona. Algusest peale oli eesmärgiks ehitada üles automaatne protsess ja vabaneda käsitööst. Selle saavutamiseks oli vaja Personas teha täiendusi ning luua liidestus läbipääsusüsteemist saadavate tööaja andmetega.

”Meie jaoks oli oluline, et keegi ei peaks sisestama käsitsi 300 töötaja tööaega. Tahtsime saada täielikult automatiseeritud personali, tööaja ja palgaarvestuse lahendust. See oli kõigi edasiste arenduste jaoks määravaks teguriks.”

Marina Rodina, Lunden Food OÜ personalijuht

Lunden Food OÜ on Tallinna lähedal Lool asuv valmistoitude tootmisele spetsialiseerunud ettevõte. Töötajaid on ettevõttes ligi 350 ning aastakäive ületab 25 miljonit eurot. Lundenis valmistatud võileibu, salateid, magustoite, sushit ja palju muud müüakse peamiselt Soome, Eesti ja Läti kaubanduskettides.

Alates 2018. aasta kevadest kasutab Lunden Food personalitööks ning töögraafikute planeerimiseks Persona V3 tarkvara. Algusest peale oli plaanis teha ka arendus, mis liidestab olemasoleva tööaegade registreerimissüsteemi Personaga, et kogu tööaja haldamise protsess automatiseerida ning lihtsustada planeeritud graafikute võrdlemist tegelike tööaegadega.

2020 alguses alustati Persona ja FoxSec´i liidese kasutamisega, seda samal ajal testides ja täiustades.

Pool aastat hiljem jagab Lunden Food OÜ personalijuht Marina Rodina oma kogemusi uue liidese kasutamise kohta.

Milline vajadus või probleem ajendas Personat edasi arendama seoses tööaegade registreerimisega?

Peamine probleem, mille tõttu hakkasime otsima paremat lahendust, oli töögraafikute haldamine.
Tol hetkel oli meie ettevõttes üle 300 töötaja, kelle tööajad sisestasime käsitsi Exceli tabelisse. Seejärel importisime need andmed iga kuu lõpus töötasude arvutamiseks raamatupidamisprogrammi. Selline protsess oli ajamahukas ja vigade tekkimise risk oli suur.

Personali andmete hoidmise jaoks ei olnud meil enne Personat kindlat programmi. Kohe Personaga alustades tahtsime kõik personaliga seonduva koondada ühte programmi ja vähendada käsitsitööd. See on meil ka õnnestunud. Nüüd saame tundide monotoonse igapäevase programmi sisestamise asemel teha rohkem olulisemaid töid, mille üle oleme ääretult õnnelikud.

Millist lahendust soovisite saada?

Tahtsime saada täielikult automatiseeritud personali, tööaja ja palgaarvestuse lahendust. Meie jaoks oli oluline, et keegi ei peaks sisestama käsitsi 300 töötaja tööaega. See oli kõigi edasiste arenduste jaoks määravaks teguriks.

Tahtsime operatiivselt teada saada, kui palju inimesi tegelikult tööle tuli tööpäeva alguses. Mitte hilinemisega, vaid kohe! Meil on kasutusel Hardmeier OÜ poolt pakutav läbipääsusüsteem FoxSec. Töötajad registreerivad end nii tehasesse sisenedes ja väljudes kui ka päeva jooksul eri tsoonide vahel liikudes. Soovisime, et liidestus Persona ja registreerimisseadmete vahel töötaks on-line´is.

Samuti oli meie jaoks oluline saada erinevat tüüpi aruandeid, mida Persona standardlahenduses ei ole. Ka neid oleme nüüdseks koos juurde arendanud.

Kuidas kulges arenduse kavandamine ja teostamine?

Alguses kohtusime palju Persona meeskonnaga. Samas kaardistasime selle käigus ka oma vajadusi, et anda õige sisend liidese arendamiseks. Lisaks uuris paralleelselt Persona meeskond meie ettevõtte eripärasid. Oli palju täpsustavat kirjavahetust. Viimaste kuude jooksul oleme üha sagedamini arutanud töömomente Skype’is.

Minu jaoks isiklikult on organisatsioonis millegi uue juurutamine väga põnev. Tore on teada, et teed midagi uut, mis teeb töötamise protsessi palju lihtsamaks.

Milliseid arendusi täpsemalt soovisite teha, milliseid funktsioone või aruandeid luua?

Meie ettevõtte eripära seisneb selles, et meil on tootmises palju erinevaid töögraafikute variante. Meie jaoks polnud tööaja planeerimise ja arvestuse jaoks lihtsat mallilahendust. Kõik, mis me koos Persona meeskonnaga lõime, oli üles ehitatud meie ettevõtte eranditele.

Aruannete poolelt soovisime täpsemalt analüüsida puudumisi, seepärast loodi meile juurde aruanded, mis kirjeldavad puudumisi osakondade kaupa. Saame neid analüüsida nii päevade kui üksikute töötajate kaupa. Samuti soovisime võrrelda planeeritud ja tegelikult tööl olnud inimeste arvu.

See info on tähtis, et oskaksime paremini kasutada töötajate tööaega ning seeläbi suurendada tootmise efektiivsust.

Kui kiiret andmevahetust oli teil vaja registreerimisseadmete ja Persona vahel?

FoxSec’i ja Persona integreerimise eesmärk oli momentaalne andmete saamine tootmise turnikeest programmi. Mõnele ettevõttele võibolla sobib andmete saamine kord nädalas või kord kuus. Meie ei soovinud andmeid saada hilinemisega. Kohe, kui töötaja siseneb tootmisesse läbi turnikee, tema tööaeg fikseeritakse Personas. Viimane tootmisest väljumine turnikee kaudu loetatakse tööpäeva lõpuks.

”Alguses ei tahtnud inimesed üle minna elektroonilisele tööajaarvestusele. Paljud ei usaldanud arvutit ja arvasid, et sellega kaasneb palju häireid. Üks meie suur hirm oli ka esmatasandi juhtide väljaõpetamine programmi kasutamiseks. Kuid kõik sujus. Täna hindavad kõik sellise lahenduse mugavust.”

Marina Rodina, Lunden Food OÜ personalijuht

Lundenis on tegemist tootmisega, kus töötajad täidavad päeva jooksul mitut erinevat ülesannet, töötavad eri liinidel. Samuti on mõnikord vaja töögraafikus teha muudatus planeerituga võrreldes. Kuidas aitab arendus selliste jooksvate muudatuste haldamisel?

Kirjeldatud funktsionaalsus ei tööta praegu veel sellisel määral, nagu me sooviksime. Me ei pannud seda ka arendusi kavandades prioriteetseks. Kuid selline võimalus on Personas olemas.

See tähendab, et kui inimene töötab päeva jooksul erinevates osakondades, saab selle informatsiooni sisestada ka ajakavadesse, näiteks selleks, et jagada personalikulud osakondade kaupa. Praegu võtavad sellised muudatused Personas palju aega, sest need tehakse käsitsi. Kuid ka meil on plaanis seda protsessi automatiseerida. Samuti pole meil veel selle funktsiooni jaoks mobiililahendust. Nii et arendustöö jätkub.

Praeguseks on tööaegade impordi lahendus olnud kasutusel pool aastat. Kuidas sellega alustamine kulges?

Alguses kindlustuse mõttes töötasime 3 kuud paralleelselt uues ja vanas programmis. Võrdlesime andmeid ja otsisime andmetes vastuolusid. Personas töötamise teisel kuul saime aru, et andmete käsitsi sisestamisel ilmneb rohkem vigu (st meie vana tööaja arvestuse lahendus tegi rohkem vigu, kui me sooviksime). Pärast veendumist, et turnikeest saadud andmed on usaldusväärsed, loobusime vanast programmist. Enne Persona kasutusele võtmist oli meil iga kuu palju palgakorrektsioone. Pärast Personale üleminekut on neid minimaalselt.

Muidugi on ka muid vigu, mida peame koos Persona meeskonnaga lahendama. Näiteks tööajanormi vähendamine töötaja haigestumise puhul. Seal on palju väikeseid detaile, mida ei saa algusest lõpuni välja mõelda. Teeme muudatusi tööprotsessi jooksul.

Mida tõi uus tööaegade registreerimise süsteem kaasa teie protsessides? Kuidas inimesed uue süsteemi vastu võtsid?

Arvan, et siin ei olnud me erandiks. Alguses ei tahtnud keegi üle minna elektroonilisele tööajaarvestusele. Paljud ei usaldanud arvutit ja arvasid, et sellega kaasneb palju häireid. Lisaks sellele sisenevad meie töötajad tootmisse turnikee kaudu sõrmejälgedega. Esialgul kartsid paljud töötajad sellist ümberkorraldust. Kuid täna hindavad kõik sellise lahenduse mugavust. Pole vaja karta, et unustad kiibi maha ja ei saa tootmisesse minna. Lõppude lõpuks on sõrm alati sinuga kaasas! Muidugi on meil ka töötajaid, kelle sõrmejäljed ei tööta, ja ka neid, kes põhimõtteliselt ei soovi seda kasutada. Selliste juhtumite jaoks on meil võimalus kiipi kasutada.

Üks meie suur hirm oli esmatasandi juhtide väljaõpetamine programmi kasutamiseks. Kuid kõik sujus. Harjutamine ja hea koolitus on teinud oma töö. Enamik juhte nüüd juba kasutab programmi ja nad hindavad selle eeliseid.

Kuidas lahendust hindate? Mis on selle juures peamine võit?

Minu jaoks oli algusest peale oluline, et personaliandmed, palga- ja tööajaarvestus oleksid ühes programmis. See oli meie rõhuasetus. Programmi kasutuselevõtmisega ja läbipääsuseadmetega liidestamisega jäi palju ülearuseid liigutusi lihtsalt ära. Oleme inimliku vea teguri praktiliselt elimineerinud. Samuti on paranenud andmete hankimise kiirus. Nende andmete põhjal saab koostada palju analüüse, mida me ka kasutame.

Persona kasutamise suureks eeliseks on asjaolu, et programmi saab kasutada Interneti-brauseris. Tööarvuti ei ole alati käepärast, aga vahelt juhtub nii, et andmeid on vaja saada kiiresti. Personaga sellist probleemi pole.

Mis oleks nõuanne või õppetund neile, kes sarnase lahenduse soovivad kasutusele võtta? Millele tuleks tähelepanu pöörata?

Muidugi soovitaksin igal ettevõttel mõelda, kuidas personaliosakonnas oma tööd automatiseerida. Persona lahendus on minu arvates üks ilmekamaid näiteid selle kohta, kuidas seda teha.

Liidestuse osas – andmeid, mis tulevad programmi turnikee kaudu, tuleb töödelda teatud viisil. Need tuleb kinnitada nii, et need ilmuksid töögraafikus. Minu arvates tuleks nende andmete sünkroonimisele pöörata erilist tähelepanu. Siin tuleb arvestada iga ettevõtte eripäradega.

Persona palgaarvestuses sooviksime me tootmisettevõttena näha rohkem võimalusi. Teades, et praegu tegeletakse programmi uue versiooni loomisega, siis loodame peagi täiendusi ka selles osas.

Taust:

Lunden Food OÜ soovis viia kõik personaliga seotud tegevused ühte programmi, et võimalikult paljud tegevused automatiseerida ja kaotada käsitsi sisestamistest tulenev ajakulu ning vigade risk.

Probleem:

Üle 300 töötaja tööaegade registreerimine toimus manuaalselt, Exceli tabeli abil, mis imporditi kord kuus palgaarvestuse programmi. See oli ajamahukas ja tekitas vigu.
Tootmises puudus opertiivne ülevaade, kas vahetuse alguses on liinid töötajatega mehitatud vastavalt plaanile.

Oli vajadus detailsemalt analüüsida puudumisi ning võrrelda tegelikku tööaega planeerituga.

Lahendus:

Persona standardlahendusse tehti lisaarendused:

• FoxSec´i läbipääsusüsteemis registreeritud saabumise ja lahkumise kellaajad imporditakse koheselt Personasse. See annab jooksvalt ülevaate, kuidas on tootmisliinid tööjõuga varustatud. Et registreeritud kellaajad liiguksid Persona töögraafikusse, kinnitab selleks volitatud inimene need ära või vajadusel täiendab andmeid.
• Lundeni vajaduste kohaselt loodi rida aruandeid, mis võimaldavad tööaegasid põhjalikumalt analüüsida.

Kasud:

• Üle 300 töötaja tööaegade registreerimine on automatiseeritud tehase turnikeest saadavate andmete reaalajas importimisega Persona töögraafikusse.
• Oluliselt on vähehenud vigade arv tööajatabelites ja vajadus töötasu ümberarvutusteks.
• Tööaegade käsitsi sisestamise ja töötajate kohalolu kontrollimisega seotud tegevuste kaotamine hoiab kokku 1160 töötundi aastas ehk 1 täiskohaga töötaja 6,9 kuu töö.
• Lisaaruanded võimaldavad analüüsida puudumisi ning võrrelda planeeritud ja tegelikke tööaegu, et tööjõudu saaks paremini planeerida.

Tasuvus:

Arendusele tehtud investeeringu tasuvusaeg on 1 aasta, arvestades vaid manuaalsetelt tegevustelt kokkuhoitud tööaega. Sellele lisandub planeerimisvõimekuse paranemisest saadav efektiivsuse kasv.

The post Automaatne tööaegade arvestus säästab tootmisettevõttele 1160 töötundi aastas appeared first on Fujitsu Persona.