Järgmine arenguhüpe on hoopis teistsugune: tarkvara ei pea enam ainult andmeid koguma ja kuvama, vaid hakkama neid tõlgendama, otsuseid toetama ja osa tegevusi ka ise ellu viima.

Persona ärisuuna juht Sirli Vaher jagab HR tarkvara visiooni AI ajastul.

See artikkel ilmus esmakordselt 30. septembril 2026 Geeniuse portaalis sarjas “Eesti ettevõtluse tulevik 2026”

1995. aastal kuulutati välja personalitarkvara hange, mida on osalejate meenutuste kohaselt peetud üheks esimeseks omataoliseks riigihankeks Eestis. Eesmärk oli praktiline: ühtlustada personaliarvestust ja viia see eelkõige avaliku sektori asutustes seadustega vastavusse. Ja nii sündis Eesti staažikaim ja tuntuim HR-tarkvara Persona.

Kui 30 aastat tagasi oli kasutusjuhend paberil ning programm viidi kliendini CD-plaadi ja kruvikeeraja abiga, siis tänapäeval saab tarkvara kasutusele võtta mõne klikiga. Andmed on liikunud paberilt arvutisse, järjest rohkem protsesse on automatiseeritud ning töötaja saab ise oma tööeluga seotud toiminguid teha. Esimesed aastakümned tähendasid peamiselt personaliarvestuse digitaliseerimist, aga nüüd on küsimus selles, mida tarkvara suudab andmete ja tehisintellekti abil organisatsiooni heaks teha.

AI ei tapa HR-tarkvara, vaid muudab seda

Tehisintellekti kiire areng on tekitanud küsimuse, kas traditsioonilised SaaS-lahendused jäävad üldse alles. Vaheri hinnangul ei ole põhjust arvata, et AI kaotab vajaduse hea tarkvara järele. Küll aga muutub kiiresti see, mille eest ettevõtted on valmis tarkvara puhul maksma.

Kui tarkvara väärtus seisneb peamiselt andmete sisestamises, lihtsates arvutustes või ühes kitsas töövoos, võib AI sellise lahenduse osaliselt või isegi suures osas asendada. Kui kasutaja saab oma vajaduse kirjeldada tehisintellektile ning saada selle põhjal kiiresti toimiva rakenduse, on küsimus eraldi tarkvara vajalikkusest täiesti õigustatud. Keerukates valdkondades on olukord siiski teine.

Personaliprotsessides, palgaarvestuses ja tööjõu planeerimises ei ole väärtus ainult ekraanides ja funktsioonides, vaid ka aastate jooksul kogunenud teadmistes, seadusandluse tundmises, integratsioonides, andmemudelis, turvalisuses ja paljudes erandjuhtumites.

AI võib osata rakendust väga kiiresti ehitada, kuid hea toote loomiseks peab mõistma probleemi, mida sellega lahendatakse. Näiteks palgaarvestuses ei taha keegi, et AI hakkaks palgapäeval omal käel tõlgendama maksuseadust või kollektiivlepingu erisusi. Tehnoloogia võib aidata koodi kirjutada ja protsesse automatiseerida, kuid äriloogika loomisel on endiselt vaja inimese kogemust ja teadmisi.

Spetsiaaalne HR tarkvara ei kao, aga selle väärtus liigub mujale

Spetsialiseeritud HR-tarkvara ei kao kuhugi. Selle väärtus hakkab senisest rohkem seisnema valdkonnateadmistes, usaldusväärsetes andmetes ja võimes mõista kliendi tegelikku vajadust. AI võib osata ehitada rakenduse, aga ta ei pruugi teada, miks seda rakendust üldse vaja on. Hea toote loomisel tuleb mõista ka kasutajakogemust ja intuitiivsust. Hea disain ei tähenda ainult ilusat visuaalset lahendust, vaid eelkõige sujuvat tegevuste jada.

HR-tarkvara esimene suur arenguhüpe oli digitaliseerimine. Paber asendus arvutiga, Excel infosüsteemiga ning e-kirjade asemel tekkisid struktureeritud töövood. Järgmine oluline samm oli iseteenindus: töötaja sai ise esitada puhkuseavalduse, vaadata oma andmeid ja dokumente ning juht neid toiminguid kinnitada.

Nüüd liigume süsteemidelt, mis on lihtsalt andmete hoidjad, süsteemidele, mis aitavad teha otsuseid ja viivad tegevusi ise ellu. Tulevikus ei pruugi me HR-süsteemi enam nii palju kasutada, vaid pigem süsteemiga suhelda.

Tarkvara ei pea enam üksnes ootama, kuni inimene süsteemis midagi teeb. Järjest olulisemaks muutub võime märgata, analüüsida, soovitada ja teatud juhtudel ka ise tegutseda. Praegu esitab töötaja puhkuseavalduse, juht kontrollib seda ja süsteem salvestab info, kuid tulevikus võiks tarkvara ise märgata kasutamata puhkusepäevi ning pakkuda sobivat aega, arvestades meeskonna töökoormust, teiste töötajate puudumisi ja ettevõtte töökorraldust.

Sama loogika võiks laieneda värbamisele ja tööjõu planeerimisele. Kui juht ütleb süsteemile, et järgmiseks kuuks on vaja kahte inimest juurde, saab tarkvara analüüsida olemasolevat meeskonda, tööjõuvajadust ja eelarvet, vaadata töötajate oskusi ning hinnata, kas vajalik kompetents on organisatsioonis juba olemas. Kõige olulisem muutus on see, et tarkvara ei piirdu enam küsimusega, mida inimene süsteemis teha tahab. Ta hakkab mõistma, mida inimene saavutada tahab, ning pakkuma selleks järgmisi samme.

Andmetest peab sündima arusaam, mida nende abil teha

Ettevõtetel on töötajate kohta rohkem infot kui kunagi varem. Teada on tööaeg, puudumised, oskused, koolitused, tulemused, potentsiaal, produktiivsus ja karjäär. Organisatsioonidel on rohkem infot ka selle kohta, milliseid kompetentse ja oskusi neil oma ärieesmärkide saavutamiseks vaja läheb.

Seni on HR-andmeid kasutatud suuresti mineviku kirjeldamiseks: kui palju töötajaid ettevõttes on, kui palju puudumisi oli, millised olid tulemused või millal inimesed lahkusid. AI annab võimaluse liikuda sellest kaugemale.

Me saame hakata küsima mitte ainult seda, mis juhtus, vaid ka seda, mis hakkab juhtuma. Kas mõne meeskonna töökoormus on liiga suur? Kas keegi hakkab läbi põlema? Kas mõne töötaja lahkumise risk on kasvanud? Milliseid oskusi vajab ettevõte kahe aasta pärast ja millised neist on meil juba olemas? Milliseid oskusi saaksime organisatsioonis arendada ning milliseid peaksime värbama? See on HR-tarkvara järgmise arenguetapi suur väärtus: mitte lihtsalt andmete kuvamine, vaid anda neile praktiline tähendus.

Andmed iseenesest ei loo veel konkurentsieelist. Konkurentsieelis tekib sellest, mida organisatsioon nende andmetega teha oskab ja kui hästi suudab ta inimesi ning AI-d koos tööle panna.

Õige inimene õiges kohas on ettevõtte konkurentsieelis

Üks huvitavamaid arengusuundi on oskustepõhine tööjõu juhtimine ehk skills intelligence. See tähendab, et inimese väärtust ei vaadata ainult ametinimetuse või praeguse tööülesande kaudu, vaid püütakse mõista tema tegelikke oskusi ja võimekust ning võrrelda neid organisatsiooni vajadustega. Töötajat võiks vaadata pusletükina. Kui ettevõte teab, millised tükid tal olemas on ja millist pilti ta ehitada tahab, saab inimesi palju targemalt paigutada.

Samas vale värbamisotsus või inimese hoidmine rollis, mis ei sobi tema tugevustega, on ettevõttele kallis. Lisaks värbamiskulule kulub aega sisseelamisele, juhtimisele ja väljaõppele ning kannatada võivad nii meeskonna tulemuslikkus kui ka kliendisuhted. Õige inimene õiges kohas ei ole enam ainult personaliosakonna eesmärk. See on otseselt ettevõtte konkurentsivõime küsimus.

Seega ei saa HR-tarkvara olla tööriist, mille ostmist põhjendatakse sellega, et personalitöötajal oleks mugavam. Tarkvara peab looma väärtust ettevõttele ja aitama saavutada ärilisi eesmärke. Kui see säästab personalitöötaja aega, on väga hea. Kui sama süsteem säästab aega ka juhtidel ja teistel töötajatel, vähendab vigu, parandab tööjõu planeerimist ning võimaldab teha otsuseid kiiremini, muutub selle väärtus märksa suuremaks.

Tänapäeva töötaja ootused tehnoloogiale ei lõpe tööle jõudes. Inimesed on harjunud tellima toitu paari klikiga, tegema pangatehinguid, ostma pileteid ja broneerima hotelle ilma ühegi e-kirjata.

Kui inimene on harjunud kogu oma ülejäänud elu korraldama mõne klikiga, aga peab tööl saatma personalitöötajale e-kirja, et teada saada oma puhkusejääki, tekib paratamatult küsimus, miks tööelu tehnoloogiline kogemus nii palju maha jääb. Seega peab töötajakogemus muutuma järjest sarnasemaks tarbijakogemusega. Peame saama tööga seotud asjad tehtud kiiresti ja loomulikult, ilma et tehnoloogia muutuks lisatööks.

Palju räägitakse sellest, kuidas AI võib tulevikus töökohti muuta või vähendada, kuid vajadus heade inimeste järele ei kao. Vastupidi, mida rohkem muutub töö automatiseerituks, seda olulisemaks muutub võime hoida ja arendada neid inimesi, kes loovad ettevõttele kõige rohkem väärtust.

Mida targem on tehnoloogia, seda olulisemaks muutub juht

Juhilt oodatakse palju: finantside mõistmist, inimeste juhtimist, suhtlemist ja konfliktide lahendamist, strateegilist mõtlemist, äriliste eesmärkide saavutamist. Hea HR-tarkvara saab võtta ära osa administratiivsest koormusest ning anda juhile parema ülevaate sellest, mis tema meeskonnas toimub. Süsteem võib aidata andmeid tõlgendada, märgata võimalikke riske ja pakkuda erinevaid lahendusi.

Mida rohkem saab AI ära teha, seda olulisemaks muutuvad inimeste oskused. Hea juht ei ole tulevikus see, kes lihtsalt õigel ajal puhkuseavalduse kinnitab, vaid see, kes oskab märgata, millal töötaja vajab tuge, kuidas ülesandeid meeskonnas ümber korraldada ja milline töökorraldus aitab kõige paremini inimese potentsiaali kasutada. Juhi aeg on ettevõtte üks kõige kallimaid ressursse. Mitte ainult sellepärast, et juhi palk võib olla suurem kui personalitöötajal või raamatupidajal, vaid eelkõige sellepärast, et juhil on võimalik oma aega kasutada ettevõtte arendamiseks, klientide leidmiseks, uute ärivõimaluste loomiseks ja inimestele suuna andmiseks.

HR-tarkvara tegeleb väga tundlike andmetega. Mida targemaks süsteemid muutuvad, seda olulisemaks muutuvad küsimused, kuidas otsuseid tehakse, milliseid andmeid kasutatakse ja kas inimesed saavad neid otsuseid usaldada. Hea idee ei tee veel head toodet. Hea toote loob meeskond, kes mõistab väga täpselt, millist probleemi ta lahendab, miks ta seda teeb ja millist väärtust kliendile loob. AI võib olla tehnoloogia mootor, kuid usaldus ei teki algoritmist, vaid läbipaistvusest, kogemusest, vastutusest ja inimestest, kes oskavad tehnoloogiat mõtestatult kasutada.

Eelis tekib neil tarkvaratootjatel, kes suudavad ühendada tehnoloogia, valdkonna teadmised, kvaliteetsed andmed ja hea juhtimise.

Kolm olulist mõtet:

Suurim väljakutse Personale
Persona HR tarkvara suurim väljakutse on vältida tehnoloogilist ja kasutajakogemuse mahajäämust ajal, mil AI, automatiseerimine ja uued kasutusootused muudavad HR-tarkvara väga kiiresti.

AI mõju HR-tarkvarale
AI mõju HR-tarkvarale ei seisne ainult selles, et süsteem oskab rohkem. Suurem muutus seisneb selles, et süsteem hakkab üha enam inimese kõrval mõtlema, soovitama ja tegutsema. HR-tarkvara roll muutub pelgalt töövahendist intelligentseks mõttekaaslaseks, kes aitab mõtestada andmeid, näha võimalusi ja riske ning teha paremaid otsuseid ettevõtte ärieesmärkide saavutamiseks.

Soovitus Eesti ettevõtjatele
Meil ei ole kunagi varem olnud ettevõtete juhtimiseks nii palju andmeid kui praegu. Küsimus on vaid selles, kas oskame seda enda kasuks tööle panna. Tuleviku konkurentsieelis tekib seal, kus andmed ja tehnoloogia vabastavad juhi aega, aitavad tal teha paremaid otsuseid ja juhil jääb rohkem aega sellele, mida ükski tehnoloogia ei saa tema eest ära teha: inimestele, juhtimise kvaliteedile ja ettevõtte arengule. Soovitus on lihtne: tehke andmed korda, võtke tehnoloogia appi neid mõtestama ja vabastage juhid bürokraatiast!

The post HR-tarkvara uus suur hüpe: süsteem ei näita ainult andmeid, vaid aitab otsustada appeared first on Fujitsu Persona.

Eelmisel aastatuhandel, 1995. aastal, kuulutas noor Eesti riik välja personalitarkvara hanke. Osalejate mäletamist mööda oli see esimene tarkvara riigihange Eestis. Selle eesmärk oli ühtlustada ja viia seadustega vastavusse personaliarvestus eelkõige avaliku sektori asutustes. Tellitud tarkvara valmis 1996. aastal. Nii sündis Persona. 

30 aastat hiljem on Persona endiselt turul – parem kui kunagi varem. See on läbi teinud mitmeid ümbersünde, muutunud tehnoloogiliselt, saanud juurde suure hulga funktsioone ning areneb edasi iga päev. Persona on hinnatud ja tunnustatud nii avaliku kui erasektori klientide seas.   

Järgnevas loos vaatame Persona ajaloole tagasi selle arendamises osalenud inimeste meenutuste kaudu. Oma mälestusi jagavad:

Lembe Käärmann
Kristian Sägi
Mait Koppel
Taivo Liiv
Kaidi Neeme
Marek Sokk
Sirli Vaher

Lembe Käärmann

1996 – 2011 Persona V1 ja V2 projektijuht

“Persona sai alguse riigihankest, millega olid paika pandud süsteemile esitatud tingimused ja nõuded. Selle alusel tegime peamise töö ära kahekesi arendajaga.

Kui tarkvara oli valmis ja üle antud, sõlmiti Informaatika Keskusega (praegune RIA) leping, mis hõlmas selle paigaldamist riigi-ja omavalitsuse asutustesse ning vajalikku hooldust, täiendusi ja koolitusi.  

Kuigi turul olid olemas veel mõni personaliarvestuse tarkvara, oli Persona arendatud spetsiaalselt riigi- ja omavalitsuse asutustele, eriti oluline oli nende jaoks aruandlus.

Edasised arendusvajadused koorusid välja klientidega suheldes. Mõne uue aruande tegemisel selgus, et Persona ei kogu üldse neid andmeid, mida aruanne peaks peegeldama, siis tuli need andmeväljad lisada.

Käisime toonaste tiimiliikmetega asutusi mööda programmi paigaldamas. Süsteem oli CD ketta peal. Kui kohapeal ei olnud arvutil CD lugejat, pidin kaasa võtma firma seadme, arvuti kohapeal lahti kruvima ja CD lugejaga ühendama, ise palvetades, et õiged otsad kokku panen. Tagasi mõeldes oli see päris naljakas aeg!”

Kristian Sägi

1997 – 1999 programmeerija
1999 – 2004 tootejuht

“Alates sellest, kui ma üle 20 aasta tagasi Persona ukse enda järel sulgesin, polnud mul vahepeal mingit aimu, mis sellest sai, või Kas Persona veel üldse alles on.  

90-ndate lõpus oli IT ettevõte hoopis midagi muud kui praegu. Persona oli siis Eesti Fujitsu jaoks eriline, sest see oli iseseisev toode eesti keeles. Teised tööd tulid Rootsi ja Soome poolt tellimusena ja olid mingid jupid nende jaoks. Olime siis ju odav Ida-Euroopa maa.

Kuigi formaalset tarkvaraharidust meil kellelgi ei olnud, olid tiimis Tartu Ülikoolist tulnud matemaatikud ja füüsikud. Õppisime palju ja oli suur tahe asju teha. Personaga rohkem või vähem seotud inimesi oli umbes 7-8, põhitiim aga 2-3 inimest.

Algsesse versiooni tehtavad uuendused ja hooldustööd tuli kliendi juures kohapeal neile arvutisse panna ja seadistada.

Järgmise vesriooni V2 arendamise ajendiks oli Piirivalveameti tellitud uuendus, mis oli nii suur, et tundus mõistlikum kõik uuesti üle kirjutada. V2 sai tehtud peaaegu nullist ja selles oli funktsioone rohkem.

V2 nimi sündis sellest, et mulle toona väga meeldis tarkvara nimega Lotus Notes, millest oli arendatud uus versioon nimega V2. 1995 ostis IBM Lotus Notes´i ära – see oli kinnitus, et tegu on hea asjaga. Kasutasime seda analoogina, uskudes, et ka meie teeme suurt ja ägedat asja.

Tarkvara kliendile edastamises toimus suur edasiminek, kui hakkasime seda kirjutama CD-de peale, mida sai neile installimiseks saata. Kusagil õnnestus laserprinteriga trükkida sildid CD karpidele kleepimiseks ja voldikud sisse panekuks, et see näeks välja nagu päris toode! Tegime ka uuenduste CD-sid. See tähendas, et iga kliendi juures kohapeal istumist ja mitu tundi pusimist jäi aina vähemaks.

Tegime ka palju koolitusi ja hoidsime klientidega väga tihedat sidet, sest raha teenisime siiski hoolduslepingutest. IT oskuste, arusaamade ja riistvara tase klientide seas oli väga ebaühtlane.

Õpetamisel tuli arvestada, et inimestel enamasti ei ole programmide kasutamise oskust, nii et Persona õpetamine sisaldas väga palju üldise arvutioskuse õpetamist.

Tööprotsesside loogika põhines tol ajal sellel, et alginfoks oli paber, sellelt sisestati andmed süsteemi ja sealt trükiti aruanded taas paberile, mis läks oma elu elama. Arvuti aitas andmeid säilitada ja esitleda, aga paber oli peamine, mis liikus ettevõttes ringi.

Sama mõtteviisi järgib üks meelde jäänud kurioosne olukord: kliendi arenduse üleandmise eelsel õhtul helistas projektijuht ja ütles, et homme on vaja tarkvaraga kaasa anda ka andmebaasi dokumentatsioon, kuid me ei olnud midagi kirjutanud. Olin aga kuulnud andmebaasimootorist Sybase, mis võimaldas olemasoleva andmebaasi ette anda ja seda  dokumenteerida – kõik mallid olid kaasas. Nende mallide põhjal sai teha tohutu suure pdf-i, kus oli hästi palju jooniseid ja välju, aga iseenesest oli see dokument kasutu. Arvuti genereeris seda 4 tundi ja nõelprinteriga trükkisime veel 5 tundi, aga hommikuks oli ligi 10 cm paksune pakk pabereid valmis. Lõime augud sisse ja andsime kausta tellijale. Keegi seda ilmselt kunagi ei lugenud, aga projekt sai üle antud koos andmebaasi dokumentatsiooniga!

Kogu Persona ajaloole tagasi vaadates näen kõige olulisema saavutusena, et Persona on tänaseni alles. Toona alustasi paljud erinevad tarkvarad – mitte vaid personalitöö, vaid näiteks laomajanduse või kassasüsteemide jaoks, aga need on kõik praeguseks kadunud. Ka siis, kui ma poleks sellega seotud olnud, on eriline näha, et üks toode on nii pika elueaga. Seda ei juhtu kuigi palju ka maailma mastaabis. Oluline on oma toote tegemise kogemus.

Veel tahan rõhutada, et Lembe Käärmanni isiksus, toetus ja energia aitasid Personal ellu jääda. Ilma temata me võibolla täna sellest tootest ei räägiks. Meie – arendajad – olime toona 18-19-aastased lapsed.”

Mait Koppel

Alates 1996 arendaja
2005 – 2014 tarkvaraosakonna juht

“Persona tellimise eesmärk oli ühtse tarkvara kasutamise abil personalihaldus, aruandlus ja statistika riigisektoris seadustele ja määrustele vastavaks saada.

Osalesin 90-ndate lõpus Persona arendamisel, kui seda tehti “paksu kliendi” platvormil Delfi, mis oli tolle aja kohta moodne tehnoloogia kasutajaliideste tegemiseks. Persona nägi oma aja kohta väga kaasaegne välja.  Programm töötas statsionaarselt vaid ühes kindlas asukohas, kuhu see oli paigaldatud.

Aastal 2005, kui sain Fujitsu Tallinna tarkvaraosakonna juhiks, allus Persona tiim mulle. Vahepeal oli tehtud uus versioon V2, mis oli tehnoloogiliselt samm edasi. Suuremates organisatsioonides, nagu näiteks Piirivalves, oli vaja süsteemi kasutada paljudes erinevates asukohtades. Programmile lisati vahekiht, mis võimaldas seda üle interneti jagada sama asutuse eri kohtade vahel. Endiselt vajas tarkvara kliendirakendus kettaga installeerimist iga kasutaja töökoha arvutisse.  

V2 litsentsi võisime müüa ka eraettevõtetele. Peamine äri seisnes aga siiski konsultatsioonide ja  lisaarenduste tegemises. Kliente oli juba üle 100, nende hulgas näiteks Piirivalveamet ja Tallinna linn.

Järgmine murdepunkt oli aastal 2010, kui Persona hakkas tehnoloogiliselt vananema – ei toetanud uut riistvara ja töötas vaid 32-bitisel serveril. Riigisektoris võeti samal ajal kasutusele SAP, mille tõttu eeldasime, et nad loobuvad Personast. Nägime vajadust ümber orienteeruda erasektorile.

See oli ajend V3 arendamiseks, kus fookuseks sai erasektori klient ja üleminek pilvepõhisele lahendusele. Uuendati kogu kasutajaliides, lahendus ehitati .NET peale. Tuli teha valikuid, mida V2 funktsionaalsusest kaasa võtta või välja jätta, sest kõiki kliendikohaseid erisusi tsentraalsesse tootesse üle tuua ei olnud mõistlik.

Toona oli veebiteenusena ja kuutasuga pakutav pilvetarkvara (SaaS) täiesti uus ja tundmatu nähtus ning tekitas omajagu umbusku. Esimene V3 klient tuli aastal 2011.

V3 arendamiseks oli tehtud korralik äriplaan ja finantsprognoos. Samas olid V2 kliendid veel aastaid alles ja toetasid taustal V3 arendamist. Finantsiliselt oli see projekt heas seisus.

Uuendusi tarkvarasse tehti iga paari nädala tagant ja nüüd polnud enam vajadust käia kettaga kõigi klientide juures neid installeerimas.

Funktsionaalsus arenes pidevalt. Töögraafikute tegemise võimalus oli V2-s juba olemas,  juurde lisandus palgaarvestus, sest see on seotud HR osaga ja vajalik iga kuu ka väikestele ettevõtetele.

Persona tiim  oli kiire ja agiilne, seal oli palju noori. Pikalt oli projekti- ja tiimijuhiks Lembe Käärmann. Hiljem läks Persona juhi roll Taivo Liivile.”

Marek Sokk

Alates 1998 tehniline kasutajatugi
2000-2005 testija/ arendaja/ projektijuht
Alates 2014 tarkvaraosakonna juht

“Persona oli esimene projekt, kus asusin tööle ettevõttesse tulles. Minu ülesandeks oli e-posti teel kasutajate tehnilistele küsimustele vastamine, tõrgete lahendamine ja kohapeal uute versioonide paigaldamine. Olin siis teise kursuse füüsika tudeng.

Teisel või kolmandal tööaastal lisandus ülesannete hulka Persona testimine, analüüs ja arendus. Paralleelselt tegin analüüsi ja projektijuhtimist ka teistele projektidele.

Persona oli siis kõige kaasaegsem ja terviklikum personalihaldustarkvara. Alternatiivid olid olemas, aga üsna minimalistlikud.

Avaliku sektori jaoks oli Personas väärtuslik organisatsiooni vaade – kui palju ja millised ametipositsioonid on olemas, kui palju neist on täidetud jne.

Üleminek esimeselt versioonilt ehk V1-lt teisele ehk V2-le oli suuresti tehniline, see võimaldas programmi kasutuada organisatsioonis eri asukohtades.

Töögraafikud tegime juurde eraldi moodulina, mis võttis sisendinfo Personast.

Aastal 2006 hakkasin tegelema teiste projektidega ning alates 2014, asudes kogu tarkvaraosakonna juhiks, tuli Persona tiim uuesti minu alluvusse. Selleks ajaks oli Persona oluliselt muutunud.

Otsus V3 arendamiseks oli märgiline seetõttu, et teine valik oleks olnud tarkvara sulgemine.

V3 projekti äriliste eesmärkide täitmine – klientide arvu kasvatamine ja kasumisse jõudmine võtsid oluliselt kauem, kui algselt planeerisime. Sellel on mitmeid põhjuseid, üks neist see, et Fujitsu kui organisatsiooni äriloogika on erinev SaaS toodete omast ja klientidelt tulev rahavoog piiras tootesse investeerimist. V3 arendamiseks oli aga olemas suur tahe ja tehniline kompetents.

Läbi kõigi aastate on Persona tiim olnud kokkuhoidev ja sõbralik. Kuigi algusaegadel oli formaalne täiskoormusega tiim väike, siis seotud inimeste hulk, kes ühel või teisel moel panustasid, oli palju suurem, eriti aktiivse arenduse perioodidel. Meeskonda hoidsid koos ka töövälised üritused ja tihe seotus inimeste tasandil. Samuti on see tiim alati olnud avatud noortele arendajatele ja praktikantidele.”

Taivo Liiv

Alates 2005 praktikant
2005 – 2019 arendaja, tiimijuht/ tootejuht

“Läksin Tallinna Ülikoolist Fujitsusse praktikale aastal 2005. Mind paigutati arendajaks Persona tiimi, kuhu jäin pidama 13 aastaks. Aja jooksul liikusin arendaja rollist edasi tiimi- ja  tootejuhi ülesannetesse.  

2005. aastal koosnes tiim projektijuhist, kahest arendajast ja kasutajatoe spetsialistist, kes täitis ka testija ülesandeid.

Põhilised kliendid olid siis suured riigiasutused ja kohalikud omavalitsused.

Versiooniuuenduste tegemiseks käisime klientide juures kohapeal. Ühe versiooni levitamine võttis aega mitu kuud. Kui äsja paigaldatud versioonis avastati mõni viga, siis tuli visiiti korrata. 

Suured asutused tellisid palju täiendusi – meelde on jäänud koostöö Tallinna linna, Välisministeeriumi ja Politseiametiga. Nii mina kui kasutajatoe spetsialist Mai-Ly saime hiljem politsei peadirektorilt tänukirja hea koostöö eest.

Aastatel 2010-2011 hakkasid riigiasutused üle minema SAP-ile ja jäime lühikese aja jooksul suurest hulgast klientidest ilma.

See tekitas palju kõhklusi, kas Personaga üldse jätkata tasub. Mina ja tiim olime aga väga motiveeritud. Tahtsime teha uut ja tõeliselt kaasaegset personalitarkvara, mis oleks fokusseeritud erasektori vajadustele, ning meil õnnestus ka teisi veenda.

Uus Persona versioon, nimega V3, sai valmis 2011. aastal. Lõime selle pilvelahendusena, mis oli tolle aja kohta väga uuenduslik. Klientides tekitas see esialgu palju skepsist, muuhulgas tuli vastata küsimusele, et kas interneti tõrgete korral tuleb andmetele laevaga Soome järgi sõita.

Uue versiooni tegemine võimaldas loobuda vähe kasutatud funktsionaalsusest ning kasutajate teekonnad hästi läbi mõelda. Seetõttu sai uus Persona võrreldes konkurentide lahendustega palju kasutajasõbralikum ja ilusam. 

Kuna kliendid ei tahtnud mitut tarkvara majas pidada, vaid soovisid ühte tervikut, siis võtsime 2012 ette ka töögraafikute ja 2013 palgaarvestuse funktsionaalsuse loomise. Palgaarvestusega meil varem kogemusi polnud, nii juhtus, et tegime mitu “ämbrit” ja pidime Personat mitu korda ümber ehitama.

Funktsionaalsusega vähemalt sama tähtis oli kasutajate toetamine nii juurutamisel kui ka probleemide lahendamisel. Usun, et edu saabus suuresti tänu Mai-Ly (kasutajatugi) ja Kaidi (müügijuht) heale tööle. Sageli said kõige keerulisematest klientidest meie suurimad fännid ja tugisambad, kui olime suutnud nende probleemid lahendada.”

Kaidi Neeme

Alates 2010 müügiassistent
2012 – 2020 Persona müügijuht
2020-2022 Persona tiimijuht

“Alustasin Fujitsus müügiassistendina, aidates vormistada hangete dokumente. Üsna pea lisandus ka Persona V2 müümise ülesanne. Samal ajal arendati juba järgmist, pilvepõhist V3 versiooni. Tundsin, et seda toodet tahan hea meelega müüa.

Aastal 2011 ei olnud turg Eestis pilvetarkvara jaoks veel valmis, oli palju küsimusi ja hirme. Suur osa minu tööst oli muudatuste juhtimine ja turu harimine. Et uut mõtteviisi paremini edasi anda, läksin Majanduskooli turundust õppima ja tegin lõputöö SaaS tarkvara turunduskanalite valiku kohta.

Võtsin ka ühendust kõigi koolidega, kus õpetati personalitööd, ja hakkasin regulaarselt käima tudengitele kaasaegseid personaliprotsesse ja tarkvaralahendusi tutvustamas. See kasvatas tulevasi kliente-kasutajaid.

2013-14 alates lisandus Personasse palgamoodul, sest mõistsime, et kliendid ei soovi mitte liidestust, vaid lahendust samas tarkvaras.

Sellele järgnes iseteeninduse arendamine, mis toona sisaldas vaid puhkuste planeerimise ja puhkuseavalduste käsitlemise funktsioone.

2019. aasta kevadel Personast tiimi pikaaegne juht Taivo ja otsustasin vastu võtta võimaluse liikuda tiimijuhi rolli. Oli tekkinud olukord, kus arenduse ja müügi kõrval vajas suuremat tähelepanu meie umbes 10-liikmelise meeskonna kooshoidmine – see sai minu fookuseks.

Samasse perioodi langes COVID-i aeg, mis tõi olulised muudatused ja piirangud nii tiimi töösse kui ka müüki. Väga suur osa suhtlusest liikus digikanalitesse, jätkasime igapäevaste stand-up´idega Teamsis ja kord nädalas hakkasime tegema ka pikemat tiimikoosolekut, kus jagati ka tööväliseid teemasid – kes oli lugenud mõnda huvitavat artiklit või raamatut, vaadanud mõnda filmi; rääkisime, mida nädalavahetusel tehtud sai. Tiimi koos hoidmiseks tuli pingutada rohkem kui varem.

Enne minu lahkumist oli plaan “tarkvara vundament” põhjalikult ümber kirjutada, et paremini vastata ka keerukamatele kliendivajadustele ning tõsta oluliselt süsteemi jõudlust. Nimetasime seda V4-ks. Taotlesime ja ka saime vajalikud välised arendustoetused. Edasises faasis valis ettevõte aga teistsuguse suuna ning tervikliku arenduse asemel mindi edasi järk-järguliste muudatustega. Kui tajusin, et minu vastutus ootuste loomisel ei ja nende elluviimise võimalused ei ole vastavuses, tegin teadliku otsuse edasi liikuda.

Minu jaoks on Personast enim meelde jäänud tiimi ühtsus. Olime inimestena kokkuhoidvad.  Seda vaimsust tugevdasid ühised väljasõidud Eestis ja mitmel korral ka välismaal, kus reisil olles tehti jätkuvalt kaugtööd. Ühel aastavahetuse üritusel Noarootsis tegime koos vision board´I – igaüks ikka oma isiklikku. Mõnedele oli see täiesti uus, mõned olid alguses skeptilised, aga lõpuks jagasid kõik oma uue aasta vsioone. Otsisin teadlikult uusi kogemusi ja tegevusi, mida tiimile pakkuda ja koos kogeda, ning oli rõõm, et inimesed tulid sellega meelsasti kaasa.”

Sirli Vaher

2022 – 2023 tootearenduskonsultant
Alates 2023 Persona ärisuuna juht

“Liitusin Personaga esmalt konsultandi ülesannetes, sest mul oli pikaajaline HR valdkonna kogemus ja Persona otsis siis just uut suunda arenguks. Aasta hiljem võtsin üle ka Persona äri ja meeskonna juhtimise.

Olime olukorras, kus täiesti uue versiooni – V4 – tulek oli välja lubatud, aga eri põhjustel ei saanud see teoks. See oli Personale madalseisu aeg, kiiresti oli vaja välja tuua uusi arendusi. Seepärast suunasime kogu arenduse jõu iseteeninduse loomisesse.

Kogu tiim tegi läbi olulise muutuse. Eelneval perioodil oli meeskonnas olnud kaks suunda – üks hoidis töös senist versiooni V3 ja teine osa pidi arendama V4. Nüüd liigutati V4 arendajad teiste projektide peale. Minu õppetund oli, et toote meeskond peab olema üks, mitte sisemiselt konkureerima.

Mu kahe esimese Persona-aasta jooksul määratlesime uuesti, mis rolle on meil edasiminekuks vaja ja kuidas tiim tööle saada. Kogu meeskonnal oli coach, panime korduvalt koos paika eesmärke ja vaatasime, et need kokku sobiksid nii töises kui isiklikus plaanis. Pidasime maha vaidlusi ja lihvisime nurki. Suur osa tiimist selle aja jooksul vahetus. See töö oli suunatud sissepoole. Uus arusaam, mille tiim omaks võttis, oli see, et me ehitame toodet kui äri, mis peab olema kasumlik.

Selle põhja pealt hakkasime looma iseteenindust, mis kujunes edukaks sammuks ja muutus väga oluliseks uueks funktsiooniks Persona kui toote koosluses.

Praegu on meil tarkvaralise arengu jaoks väga tugev tiim nii oskuste, kogemuste kui motivatsiooni osas, ja suur tahe edasi minna. See on hea hüppelaud. Näeme ka vajadust ja võimalust liikuda Eestist välja. Meil on kliente, kelle äri on kõigis kolmes Balti riigis ja nad vajavad sama teenust oma kõigis asukohtades.

Oleme teinud ja teeme jätkuvalt koostööd Produktiivsusklubiga, et olla ise produktiivsed ja saavutada rohkem sama arvu inimestega. Arenguks otsisime eelkõige sisemist ressurssi. Noored arendajad kasutavad ka palju AI abi, sealhulgas Persona vana koodi muutmisel ja parandamisel, milles on omad riskid ja mida varem palju ei tehtud.

Panustame praegu palju kliendisuhtlusesse ja suhete hoidmisesse, et kuulda ja mõista, mida tegelikult vajatakse. Sellele aitab kaasa asjaolu, et meeskonnas on mitmed HR taustaga inimesed – oleme ise kogenud neid vajadusi ja muresid, mida Persona peab lahendama.

Praegu on meeskond 15- liikmeline ja viimase 4 aasta jooksul on selles vahetunud umbes 80% inimestest.

Meie tiimi eripära ja kokkuliitev asjaolu on sport. Paljud personakad teevad sporti regulaarselt ja heal tasemel, aga lisaks naudime ka lihtsalt koos liikumist, näiteks padelimängu, matkamist ja jooksuüritustel osalemist. Selliste ürituste juures mõtleme ka äri kasvatamise aspektile – see on küll fun ja seob meid tiimina, aga samas loome suhteid ja oleme nähtaval mõnes meediakanalis.

Minu kõige naljakamad juhtumised Personas on pärit algusaegadest, kui eluaegse HR tausta pealt tulin tarkvaraettevõttesse. Mitu nädalat olin inimestega kõrvuti istunud ja keegi midagi ei rääkinud. Siis sain aru, et IT-inimestega tuleb chattida! Üks sõber õpetas mulle, mis on emotikonid ja kuidas neid kasutada. Ühesõnaga, kuidas arendajad rääkima saada. Aga ikka tundsin mõnikord, et ei saanud terve päeva jooksul kellegagi jagada mõnd väikest sündmust, millest varasemalt olin harjunud kolleegidega rääkima.

Mis seisab Personas ees?

Näen, et kirjutame ümber nii töögraafikud kui palgamooduli ja liigume rahvusvahelisele turule eelkõige Baltikumis. Selle juures on tähtsal kohal ka koostöö, partnerite kasutamine ja targalt liidestamine – kõike ei pea tegema ise. Samuti peavad olema head suhted nendega, kes personaliinimestele midagi pakuvad. Nii saame koostööd teha ja klientidele rohkem pakkuda.”

The post Persona juubel: 30 aastat Eesti oma HR tarkvara appeared first on Fujitsu Persona.

Töötajate iseteenindus HR tarkvaras on osa personalihalduse töövoost – uus suhtluskanal tööandja ja  töötajate vahel, mis kaotab kõigi osapoolte jaoks ära hulga aeganõudvaid manuaalseid tegevusi.

Fujitsu Estonia HR tarkvara Persona on viimastel aastatel arendatud just iseteeninduse fookusega ja see töö on saanud tunnustuse ka Eesti HR seltsi poolt, kui Persona valiti “Aasta IT lahenduseks 2024”.

Kes võidavad iseteeninduse kasutamisest?

Töötajate andmete haldus ja nende kasutamine erinevates äriprotsessides on hädavajalik tegevus, mis peab toetama organisatsiooni peamisi eesmärke, kuid see ei tohiks ise võtta liiga palju ressursse ja aega.

Sirli Vaher, Persona ärisuuna juht: “Iseteenindusportaal pole tööriist vaid üksikute rollide jaoks organisatsioonis, vaid see toob kasu kõigile töötajatele – säästab aega, parandab suhtlust töötaja ja tööandja vahel, loob usaldust ja läbipaistvust. Need on väärtused, mida otsitakse ja mida meil on õnnestunud pakkuda.”

Iseteenindusportaali kasutamisest võidavad:

• Juhid
• Töötajad
• HR ja raamatupidamine

Vaatame lähemalt, mida Persona neile kasutajagruppidele pakub.

Juhi kui ettevõttele kalleima tööaja kokkuhoid

Alustame neist, kelle võitudele HR tarkvaraga on kõige vähem tähelepanu pööratud – juhid.

Juhi tööaeg on ettevõttele kõige kulukam, aga ta peab osalema väga paljudes protsessides ja töövoogudes. Seetõttu tasub otsida iga võimalust, et kokkupuude protsessiga oleks sujuv ja kiire. Sageli on juhi ülesanne vaid kinnituse andmine, kuid vastava dokumendini jõudmine, selle leidmine ning seejärel õigele isikule edasi saatmine on tülikas ja aeganõudev.

HR protsessides on need kinnitused tavaliselt seotud puhkuse, töökoormuse, töötasu, töögraafiku, hüvede, kulude, koolituste ja muu sellisega.

Juhi peamised võidud Persona iseteenindusportaalist:

• Automaatsed teavitused kinnitust ootava tegevuse või dokumendi kohta;
• Otselink selle kinnituse andmiseks;
• Kinnitamine toimub tarkvaras, ilma dokumente alla ja üles laadimata;
• Teavitus kinnituse kohta suundub automaatselt sellele isikule, kes peab tegema järgnevad toimingud;
• Kõik töötajaid puudutav info on juhi jaoks ühes portaalis koos (palgainfo, erinevad aruanded, kontaktid jm);
• Kui juht saab administratiivsed tegevused tehtud ja info leitud kiiresti ning mugavalt, jääb tal rohkem aega inimeste tegelikuks juhtimiseks.

Töötaja kogemus suhtluses tööandjaga

Väljaspool tööd on inimesed harjunud kasutama portaale ja äppe, mis võimaldavad ise oma (digi)tegevusi hallata, andmeid vaadata, muuta jne. Need kanalid on arenenud väga lihtsaks ja kiireks ning teenusepakkujad võistlevad, et pakkuda kliendile aina suuremat mugavust.

Täpselt sama ootus on inimestel ka suhtluses tööandjaga:
– lihtne ligipääs;
– keskkonna kasutusmugavus;
– informeeritus võimalustest;
– osalemine, ise tegevuste teostamine.

Varem oli info edastamine valdavalt ühesuunaline: tööandja küsis ja töötaja andis andmed, mis salvestati nii, et töötajal polnud neile ligipääsu. Kõik küsimused esitas töötaja e-posti, telefoni või füüsilise kohtumise teel.

Iseteeninduse kasutamine toob sellesse kaks olulist ja põhimõttelist muutust:

• Töötajal on võimalus igal ajal ise vaadata ennast ja oma töösuhet puudutavaid andmeid;
• Töötaja saab andmeid ise lisada või nende muutmist algatada – näiteks hariduse, koolituste, aadressi, pangakonto osas, lapse sünni korral jne.

Töötaja muutub passiivsest aktiivseks osapooleks

Selles on nii praktiline kui tunnetuslik kasu.

Praktilise poole pealt ei tarvitse töötaja iga detaili HR osakonnast pärida, kui tal selleks vajadus tekib, ja HR töötaja ei tarvitse vastust oma süsteemidest otsida. Kõige sagedasem näide sellisest päringust on puhkusepäevade jääk.

Praktilise kasu kõrval on aga töötaja jaoks äärmiselt oluline ka tunnetuslik väärtus – tal on ennast puudutavatest andmetest ülevaade ning ta pääseb neile ligi. See annab kindlustunde ja loob usaldust töötaja ning tööandja vahel. Lõpuks moodustab see osa töötaja rahulolust.

HR töötajate ja palgaarvestuse ajasääst iseteenindusega

See on kõige tuttavam osa iga HR tarkvara iseteenindusportaali kasudest rääkides – nimelt ajasääst ja vigade vältimine personalispetsialistide ja raamatupidamise/ palgaarvestuse jaoks.

Kokkuvõtvalt moodustavad selle järgmised komponendid: 

1. Vähem infopäringutele vastuste otsimist – näiteks mitu puhkusepäeva (õppepuhkust/ lapsepuhkust jne) mul veel on? Kas saan puhkuse võtta vaid viieks päevaks? Kui palju oli mul sel kuul töötunde (ületunde/ öötunde/ nädalavahetuse tunde)?
   
2. Vähem e-maile ja telefonikõnesid – paljudele küsimustele leiab töötaja portaalist ise vastuse.
   
3. Vähem andmesisestust HR osakonnas – kui töötaja saab enese kohta esitatava info sisestada otse süsteemi, ei tarvitse keegi seda e-mailist või muust dokumendist ümber kirjutada.
   
4. Sujuv puhkuste planeerimine – kui töötaja näeb enda tiimis juba planeeritud puhkusi ja kehtivaid reegleid puhkuse võtmiseks, saab avalduse esitada sobivale ajale ja õigel kujul. Juht kinnitab avalduse (või lükkab tagasi) süsteemis ühe klikiga ning kinnitatud puhkus liigub edasi ajagraafikusse.
   
5. Töögraafiku ja tegelike ning planeeritud töötundide lihtne ja täpne edastamine töötajatele. See annab töötajale selge ülevaate ja kindlustunde töö õiglase jaotamise ning eeldatava tasu suhtes.

Iseteeninduse varjatud lisaväärtused

Siin mõned olukorrad, kus Persona täidab suuremat rolli kui vaid HR tarkvara ja toimib teatud mõttes ettevõtte siseveebina.

1. Sisekommunikatsioon: töötajatele olulise info edastamine
   Persona iseteeninduse kaudu saad edastada info tööaegade, puhkusereeglite, sisekorra- ja ohutusreeglite kohta.
   
2. Dokumendihaldus: avalduste käsitlemine ja dokumentide allkirjastamine
   Persona iseteeninduses saavad töötajad esitada kõikvõimalikke tööga seonduvaid avaldusi, näiteks puhkuseavaldused, koormuse muutmine, hüvitiste taotlemine jne.  
   Töötajad saavad kinnitada neile suunatud dokumentidega tutvumist.
   Tänu Persona ja ja Dokobiti liidesele saab dokumente digiallkirjastada otselingi kaudu, ilma dokumente alla laadimata. 
   
3. Esemete haldus
   Persona iseteeninduse kaudu on nii tööandjal kui töötajal ülevaade, millised esemed on töötaja käsutusse antud ja kas ning millal ta on nende kättesaamist kinnitanud. See on laohalduse minivariant töötajatele antud esemete kohta.
   
4. Ettevõtte siseinfo jagamine
   Iseteeninduses on olemas sinu meeskond ja nende kontaktid, meeskonna töö- ja puhkusegraafik, sünnipäevad.  Kasutaja saab erinevaid meeldetuletusi seadistada kas e-postile või Persona töölauale (näiteks aeguvad dokumendid, lähenevad puhkused, kinnitamist ootavad dokumendid jne). Tööandja saab ise teateid luua ja saata neid kõigile töötajatele nende iseteenindusportaali avalehele. Suurema infovahetuse Personaga saab vajadusel sisse seada avaliku API kaudu. 
   
5. Ettevõtte brändimine enda töötajatele
   Iseteenindusportaalis on mitmeid võimalusi, kuidas seda bannerite, piltide ja tunnusvärvidega kujundada just teie ettevõtte nägu. Nii esindab ka see suhtluskanal tööandja sõnumit ja toetab emotsionaalset pühendumust ning seotust brändiga.

Onboarding valmimas 2026. aastal

Suur samm Persona kasutusmugavuse suurendamiseks ja enamate töötaja elukaare etappide katmiseks on 2026. aasta algusesse planeeritud onboardingu mooduli valmimine.

Sellega kaob ära vajadus töötajalt korduvalt tema andmeid küsida ja neid programmi sisestada. Luuakse uue töötaja ankeet, millelt kõik vajalikud andmed liiguvad edasi Personasse. Selle ankeedi saab iga ettevõte koostada iga rolli või ametikoha jaoks täpselt oma vajaduste järgi, lisades või eemaldades andmeväljasid.

Onboardingu funktsionaalsus on ehitatud HR protsessi loogika järgi, kus iga eelnev samm suunab järgmise tegevuse juurde. Selle osaks saab ka teatud dokumentidega – näiteks ohutusnõuetega – tutvumise kinnitamine tööleasumisel.

Arendusjärjekorras on ka off-boardingu funktsionaalsus ja töötajate tagasiside ning uuringute läbiviimine.

See lugu ilmus esmakordselt Äripäeva Personaliuudiste portaalis.

The post Persona iseteenindus säästab juhtide aega ja annab töötajale aktiivse rolli appeared first on Fujitsu Persona.

Selles rollis on HR tarkvara justkui vahemehe rollis: olles tööriist personaliga seonduvate protsesside tõhusamaks ja automatiseerimiseks, on see samal ajal vahend, mis peab kasutajatele olema mugav, usaldusväärne ja lihtne. See peab rahuldama mõlema poole ootusi ja vajadusi.

Suundumused tööelus

Inimkomponent tarkvara juures

Tehniliste parameetrite poolest hea tarkvara ei tarvitse organisatsioonis saada omaksvõetud, kui selle otstarve ja kasu pole töötajatele selged, aga eriti siis, kui seda pole mugav kasutada – kui igaüks ei tunne, et tema elu läheb seeläbi lihtsamaks.  

Kui varem puudutas personalitarkvara vaid HR töötajaid ja neid rolle, kes vajasid oma tööks personaliandmeid, siis praegu on suund sellele, et HR tarkvaraga puutuvad kokku kõik töötajad. See on muutunud iseteeninduse kanaliks ja platvormiks. Selle kaudu saab iga töötaja näha tema kohta hoitavaid andmeid, esitada avaldusi, hallata ja allkirjastada dokumente jne.

Kasutajakogemus kui uus dimensioon HR tarkvara arendamisel

Kuna personalitarkvara on liikunud kitsa spetsialistide ringi käest kõigi töötajate kätte, on selle mugavus, lihtsus ja atraktiivsus olulisemad kui kunagi varem. Selle kasutamine peab olema sama intuitiivne nagu isiklikuks otstarbeks mõeldud äppide kasutamine.

Vanadele, nn. legacy-tarkvaradele esitab see väljakutse muutuda kiiresti ja kardinaalselt. 

HR tarkvara võib saada nõustajaks

Lisaks manuaalse töö vähendamisele ning täpsuse ja kiiruse suurendamisele saab personalitarkvara teatud piires nõustajaks nii juhile kui töötajatele. Seda uut võimalust pakub tehisintellekti komponendi lisamine.

Kui AI abil personali kohta organisatsioonis olemas olevaid andmeid analüüsida, ilmnevad seosed, mida ilma selle analüüsita ei hooma. Näiteks võib juht saada ennetavalt teada töötaja läbipõlemisohust ning töötaja saab küsida nõu järgmiste karjäärivõimaluste ja selleks vajalike sammude kohta.

Kõik see loob eeldused talentidele oma võimete parima rakendamise suunas liikumiseks ning samas organisatsioonis pikalt ja rahulolevana töötamiseks.

Usalduse peen tasakaal

Nende uute ja suurepärasena tunduvate väljavaadete taga on aga tundlik küsimus: mida ja kui palju tööandja võiks ja peaks töötajast teadma? Digiruumist on võimalik inimeste kohta leida uskumatult palju teavet. Seda koondades ja analüüsides võib igaühest panna kokku pildi, mida võibolla ei soovita tööandjaga jagada.

Juriidilise poole pealt on selge, et tööandja võib koguda ja kasutada vaid andmeid, mis on otseselt töötamisega seotud, ning töötaja eraeluliste andmete (nt sotsiaalmeedia käitumise) süstemaatiline analüüs on enamasti seadusega vastuolus.

Kui töötaja tunneb, et teda liialt jälgitakse, võib see vähendada usaldust tööandja vastu, mõjuda negatiivselt motivatsioonile ja viia is asjaolusedt asjaolusedtegi töölt lahkumiseni. Seepärast on töötaja andmete analüüsimisel väga oluline silmas pidada tasakaalu organisatsiooni (põhjendatud või põhjendamata) huvi ning usalduse hoidmise vahel.

Kas tarkvara aitab inimest organisatsioonis hoida?

Tarkvara, sealhulgas HR tarkvara on üks töövahenditest, millega iga päev kokku puutumine kujundab hoiakut ja suhtumist nii töösse kui tööandjasse.

Et personalitarkvara oleks üks positiivset suhtumist loovatest asjaoludest, peaks see:

• Võimaldama administratiivseid tegevusi teha lihtsasti ja mugavalt;
• Toetama töötaja seotust organisatsiooniga ja tema arengut selles;
• Võimaldama juhil inimesi ja nende vajadusi mõista ja arvestada;

Toetama juhti ennast töötajate hoidmisel organisatsioonis ning hoolimise ja märkamise kultuuri loomisel.

Persona areneb eesmärgiga suurendada töötajate heaolu

Persona tiimiga loome lahendusi, mis toetavad töötajakogemust terviklikult. See puudutab nii HR spetsialiste kui ka kõiki teisi töötajaid. Oleme panustanud iseteeninduskeskkonna arendamisse, et töötaja saaks läbipaistvalt ja mugavalt hallata oma töösuhtega seotud infot ja tegevusi.

Kui suudame teha igapäevased protsessid lihtsaks ja arusaadavaks, jääb rohkem ruumi sisulisele tööle, arengule ja koostööle. Just sellise keskkonna loomisse soovime oma lahendustega panustada.

Selgus, läbipaistvus ja toimivad tööriistad loovad turvatunde ning toetavad usaldust.

See lugu ilmus esmakordselt Äripäeva Personaliuudiste portaalis.

The post HR tarkvara mõjutab töötajakogemust, lojaalsust ja rahulolu tööga appeared first on Fujitsu Persona.

Kuidas Hendrik Fujitsusse jõudis, kuidas esimene projekt sujus ja mis talle peale töö veel tähtis on, sellest räägib ta ise järgnevas loos.

Esimene töökoht läbi praktika

“TalTechi bakalaureuseõppe viimasel kursusel läksin praktikale ventilatsiooniseadmete tootmise ettevõttesse ja kuna meie koostöö sobis, jätkasin seal tööd peale ülikooli.

Selles ettevõttes oli kasutusel palju IT-lahendusi ja nende arendamist peeti oluliseks.

Peamiselt tegelesin erinevate tarkvarade liidestustega, seda eelkõige majasisese töö lihtsustamiseks. Tegin ka ühe klientidele mõeldud lahenduse – logistikarakenduse tellimuste täitmise jälgimiseks, mis oli liidestatud ERPi, veebipoe ja vedude tellimise süsteemiga.

Samuti lõin osade tootegruppide jaoks kvaliteedikontrolli tarkvara.

Kokku töötasin selles ettevõttes peaaegu 5 aastat ja oleksin seal praegugi, aga uus võimalus leidis mind pisut ootamatus kohas…”

Fujitsuga tuttavaks padeliväljaku ääres

“Fujitsust ei teadnud ma varem eriti muud, kui et mõned mu padelimängu kaaslased seal töötasid. Tänu padelile kohtusin Persona meeskonnajuhiga, kes mulle oma tiimi ja tööd tutvustas ning Personaga liituma kutsus.

Pakkumine tundus põnev ja võtsin selle vastu. Fujitsus alustasin 2025. aasta veebruaris, nüüdseks umbes pool aastat tagasi.”

Töö sisu on laiem kui ametinimetus

“Minu ametinimetus on Application developer, aga ülesanded on mitmekesised –  sisuliselt tuleb teha kõike, mida Persona juures on vaja.

Meil on kasutusel nii vana monoliitne .NET kui ka uus. Mina puutun kokku mõlema poolega. Näiteks võib olla vaja vanas osas leida mõni viga ja see parandada või teha sinna lisaarendus. Uues pooles arendan nii back-endi kui front-endi.

Eesmärk on viia kogu tarkvara üle uuele kaasaegsemale platvormile.”

Lahenduse loomine on põnevam kui “pileti” sulgemine

“Mulle meeldib saada lahendamiseks probleem, mitte “pilet”, kus tegevused on täpselt ette nähtud. Palju põnevam on, kui lisaks arendustööle saan suhelda ka klientide ja partneritega. Arendaja jaoks on see taseme võrra kõrgem töö – see on väljakutse.

Ilmselt seetõttu saingi esimeseks ülesandeks Persona ja Dokobiti vahelise liidese loomise projekti, kus lisaks arendaja rollile olin ka analüütik – selgitasin välja nõuded ja kirjeldasin lahenduse käiku. 

Sellist rollide kombinatsiooni toetab mu õpitud äriinfotehnoloogia eriala: nagu nimi ütleb, on see hübriid äri ja infotehnoloogia vahel, mis enamasti viibki ärianalüütiku rolli.”

Mis on Dokobiti liides?

“Dokobiti liides on Personasse ehitatud integratsioon dokumentide digitaalseks allkirjastamiseks ilma, et kasutajal oleks vaja Dokobiti keskkonda eraldi sisse logida.

Allkirjastamine algatatakse Personas kas HR moodulis või iseteeninduses ja kasutaja suunatakse Dokobiti keskkonda. Allkirjastada saab nii Persona sees loodud kui ka väljastpoolt sinna laetud dokumente.

Peale allkirjastamist jõuab dokument tagasi Personasse, kus see on kättesaadav vastava isiku andmete juures nii HR moodulis kui soovi korral ka iseteeninduses.

Liides on juba kasutusel, esimesed kliendid testivad seda ja annavad meile tagasisidet, mille kohaselt teeme selles jätkuvalt täiendusi ja parandusi.

Meie hinnangul hoiab Dokobiti liidese kasutamine kokku umbes 50% tööajast võrreldes sellega kui dokument tuli saata e-postiga kõigile osapooltele, kes logisid allkirjastamiseks sisse Dokobiti, ning seejärel laeti dokument Personasse. Mida rohkem on vaja dokumente allkirjastada, seda suurem on ajasääst.“

Lähteinfo kogumisest lahenduse testimiseni

“Dokobiti liidese projekti juhtisin selle algusest peale. 

Töö algas Dokobiti APIga tutvumisest ja API otspunktide katsetamisest – milliseid päringuid see vastu võtab ja millised vastused tagasi tulevad.

Edasi panin paika andmekujud, et need vastaksid nii Persona kui Dokobiti koodile. Lõin andmemudelid ja -seosed ning katsetasin neid pidevalt.

Seejärel hakkasime koos disaineri ja front-end arendajaga mõtlema liidese välimusele, et see oleks kasutajatele mugav ja ilus.

Nii valminud esialgset mudelit testisime ja täiendasime nii funktsionaalsuse kui välimuse osas.

Lõpufaasis kontrollis Dokobit liidese tööd ka enda poolelt, et päringute staatused nende logis oleksid korrektsed.

Sisuline töö liidesega kestis umbes 1.5 kuud, millele järgnes veel väike lihv.

Kogu selle projekti käigus toetas Persona tiim mind väga palju, sest uus lahendus peab sobima olemasoleva tarkvaraga ja neil on sellega pikaajaline kogemus.”

Toetav töökorraldus ja -keskkond

“Olen Fujitsus hästi sisse elanud. Selle juures aitas ja toetas mind ka kogenud mentor.

Tiimikaaslased Personas on toredad ja abivalmis. Kui küsin, saan alati abi. Ollakse valmis enda aega ohverdama kolleegi mure lahendamiseks.

Olen väga rahul paindliku töökorralduse ja kodukontori võimalusega. Meil on tiimis kokku lepitud kindlad kontoripäevad, kuigi praegu, suvepuhkuste ajal, käib kontoris vähem inimesi.

Alguses käisin kontoris rohkem, et sisse elada ja tiimiga tuttavaks saada, aga nüüdseks on mu tavaline nädalarütm 2 päeva tööd kontoris ja 3 päeva kodukontoris.”

Lõbus trenn, matkamine ja parajalt huumorit

“Töövälises elus on minu jaoks väga tähtsal kohal sport. Tegelen mitmete aladega – näiteks eelmine nädalavahetus sisaldas jalgrattasõitu, ujumist ning padeli- ja tennisemängu.

Tavapärane trennirütm kujutab endast 3-4 korda nädalas padelimängu ja sellele lisaks ka jooksmist. Talveperioodil käin jõusaalis, suvel sinna eriti ei satu. Seega mingil kujul trenn on peaaegu iga päev, aga see on lõbus trenn! Ma ei pea end “tõsiseks sportlaseks” – pole seadnud kindlaid eesmärke ega püüdnud saavutada tulemusi.

Naudin ka matkamist ja looduses viibimist. Sellesuvise puhkuse sisustasin matkaga Põhja-Norra mägedesse, Lofootide saarestiku lähedale. Meeldib matkata ka Alpides. Mõne reisi jaoks annab hea põhjuse hoopis padelilaager. Üldiselt püüan kõik puhkused sisustada reisidega Eestist väljapoole.

Kuigi töö on parajalt tõsine, meeldib mulle elu võtta mõnusalt ja huumoriga – seda nii kolleegide kui sõpradega koos olles.”

The post Hendrik Laretei: arendaja, kes ei lahenda “pileteid”, vaid probleeme appeared first on Fujitsu Persona.

Persona: tuntud toode ilma tunnuslauseta

Persona on turul teada-tuntud HR tarkvara, aga seni pole me seda sihiteadlikult brändinud. Aga sel kevadel sai Persona endale esmakordselt oma 28-aastase ajaloo jooksul tunnuslause.

Miks just nüüd?

Selleks oli mitu ajendit, mis kõik on seotud muutustega.

• Meie tiim on muutunud – lisandunud on uusi inimesi, ideid ja teotahet.
• Muutuvad klientide ootused ja vajadused, millele vastavalt peab muutuma ka toode.
• Tarkvarasse on järjest lisandunud uusi võimalusi ja järk-järgult saab see uue välimuse.

Neid muutusi pannakse tähele ja tunnustatakse.

Soov lühidalt väljendada Persona olemust

Tundsime vajadust Persona praegust olemust lühidalt kokku võtta, et see oleks lihtsamini arusaadav nii meie senistele klientidele kui ka potentsiaalsetele huvilistele:

Mis on Personas see, mille järgi saaks seda eristada aina suurema valiku kohalike ja välismaiste HR tarkvarade seas?

Vähem tähtis ei olnud soov sõnastada Persona tuum meie enda meeskonna jaoks: millised on põhialused ja lähtekohad, millele toetume tulevaste arenduste kavandamisel?

Selliste eesmärkidega hakkasime looma Personale tunnuslauset.

Mis iseloomustab Personat?

Mis on kõige olulisemad tunnused, mis Personat iseloomustavad?
Küsisime seda mõnedelt klientidelt ja saime järgmised märksõnad:

• Keskendub olulisele
• Tõhus
• Lihtne kasutada
• Praktiline
• Lahendab probleeme ilma liigse keerukuseta
• Täpne

Sama küsisime ka Persona meeskonna liikmetelt, kes tarkvaraga igapäevaselt töötavad. Nemad kirjeldavad Personat selliselt:

• Paindlik
• Pikaajalise kogemusega
• Eesti toode, eestipärane
• Lihtne
• Vastupidav
• Nüansirohke
• Kasutajasõbralik
• Integreeritud
• Uuenev
• Paljude võimalustega

Mõttelend: kui Persona oleks inimene, siis milline ta oleks?

Väikese mõttelise uperpallina küsisime ka, kuidas kirjeldaksid Personat, kui ta oleks inimene.

Arvati, et inimesena oleks Persona rahuliku iseloomuga tark vanem härrasmees, kellega on meeldiv suhelda.
Ta teab ja oskab palju ning aitab alati.
Ta on seltskondlik ja ühendab erinevaid osapooli.
Ta on töökas, täpne, loominguline ja uuendusmeelne.
Aga vahel on ta ka tujukas!

Valitud tunnussõnad: Tõhus. Täpne. Tunnustatud.

Küsitluste ja arutelude tulemusena jõudsime kokkuleppele, et kõige olulisemad märksõnad on:

Tõhus. Täpne. Tunnustatud.

Millised teenuse omadused, lisaks küsitluste vastustele, seda valikut kinnitavad?

TÕHUS

• Persona on organisatsioonis üks ja keskne koht kõigile andmetele, mis on seotud töötajatega. Need andmed on alati ajakohased ja hõlpsasti kättesaadavad kõigile, kes neid vajavad. Kasutajatel puudub vajadus infot otsida erinevatest kaustadest, failidest, postkastidest, ja seda edasi-tagasi saata e-posti või sõnumirakenduste kaudu.
  
  
• Persona kui veebipõhine tarkvara on kättesaadav igal pool, kus on internet. Nii on selle kasutamine asukohavaba – tööta kontoris, kodus, kohvikus või rannas.
  
  
• Kuigi Personal ei ole mobiiliäppi, on selle veebivaade optimeeritud nutiseadmetes kasutamiseks. See võimaldab infot vaadata ja lihtsamaid toiminguid teha ka mobiilis. Eriti kasulik ja ajasäästlik on see juhtidele, kel sageli on vaja vaid ühe klikiga kinnitusi anda.
  
  
• Persona vahetab liideste kaudu andmeid teiste tarkvarade ja infosüsteemidega. Tänu sellele saad Persona funktsionaalsust veelgi laiendada ja luua erinevate protsesside vahel põimuvaid töövooge (tööaegade arvestus, koolituste haldus, tervisekontrollid).
  
  
• Persona on loodud Eestis ja arvestab kohalike vajadustega, sh seadusemuudatustega, mis viiakse sisse klientide jaoks tasuta. Tarkvara arendatakse ja uuendatakse pidevalt.
  
  
• Persona ei vaja pikka juurutust, sellega töö alustamine võtab vaid mõne päeva. Kui on soov ja vajadus andmeid eelmisest tarkvarast Personasse üle kanda, siis on selleks olemas ülekandetabelid.

TÄPNE

• Kõik Persona moodulid ja funktsionaalsused töötavad ühe andmebaasi pealt. Peale töötaja andmete sissekandmist ei pea kasutajad midagi topelt sisestama, kopeerima, importima-eksportima. Käsitööst vabanemine hoiab ära eksimuste tekkimise. Ühe protsessi tulem on järgmise protsessi sisend – nii luuakse ühtne HR töövoog.
  
  
• Kõik Persona kasutajad töötavad igal ajahetkel värskete, ajakohaste andmetega ja suhtlevad otse Persona andmebaasiga. Puudub ajaline nihe, mis tekiks andmete ühelt kasutajalt teisele saatmisel ning üles-alla laadimisel.
  
  
• Persona kasutamise tasu kliendile arvutatakse iga kuu kasutusmahu järgi, arvestades erinevaid programmi komponente. Nii maksad alati vaid selle eest, mida tegelikult kasutad.

TUNNUSTATUD

Persona kui “vanem, tark ja rahuliku loomuga härrasmees” pole kuigi palju tähelepanu pööranud sellele, kuivõrd teda tunnustatakse ja hinnatakse. Aga seda tehakse ja seda tasub esile tõsta! 

• Persona tiim on osa Fujitsu Soome tarkvaraosakonna ärirakenduste meeskonnast. Meid on auditeeritud ISO nõudlike standardite kohaselt ja meile kehtivad kvaliteedisertifikaadid ISO 9001:2015, ISO/IEC 27001:2022 ja ISO 14001:2015.
  
  
• Eesti HR selts omistas Personale tunnustuse “Aasta IT lahendus 2024”, pidades eriti silmas viimasel ajal iseteenindusportaali arendamiseks tehtud tööd.
  
  
• Parim tunnustus meile on aga rohkem kui 200 klienti üle 40 000 töötajaga, kes Personat kasutavad, et nende HR protsessid toimiksid sujuvalt ja tõhusalt ning et nii juhid kui töötajad kulutaksid haldamise formaalsustele võimalikult vähe aega ja vaeva.

Kas Persona võiks olla ka sinu ettevõtte või organisatsiooni personalitöö abimees? Seda saad tasuta järele proovida, avades 30 päevaks demokonto!

The post Kui Persona tarkvara kirjeldada ühe sõnaga, siis see on… appeared first on Fujitsu Persona.

Selles loos näed Personat “pähklikoores” – vaatega nii minevikku kui tulevikku.

Algus 28 aastat tagasi riigisektori tellimusel

Persona on pika ajalooga tarkvara, mille esimene versioon loodi 28 aastat tagasi riigisektori tellimusel. Sealt edasi on see kasvanud ajaga koos ja arendused on keskendunud erinevatel perioodidel eri aspektidele, mis aga kõik puudutavad töötajatega seotud andmete kogumist, haldamist ja kasutamist organisatsioonis.

HR-funktsioonidele lisaks on need näiteks palgaarvestus, puhkuste planeerimine, töögraafikute koostamine, tööaegade registreerimine, töötajate iseteenindus ning liidestused teiste tarkvarade, riiklike andmekogude ja organisatsioonisisese infosüsteemiga.

Arenduse soovid tulevad sageli just klientidelt, et lahendada nende probleeme. Meie arendusideed käivad koos turu vajaduste ja klientide ootustega.

Mis probleeme Persona lahendab?

Kui personalitarkvara kasutusel ei ole, seisavad organisatsiooni eri tasandite ja rollide töötajad vastamisi terve rea tülikate ja ajamahukate tegevustega.

• Töötajate andmed on laiali erinevates tabelites, failides ja kaustades, erinevate inimeste käes ja sageli ikka veel ka paberil. Neid kogutakse eri üksustes korduvalt ja värskendatakse juhuslikult.
• Info kättesaamine vajalikul hetkel õige inimese poolt on tülikas, võtab aega või ei ole üldse võimalik. Enemasti vajavad andmeid otsuste tegemiseks juhid ning nende tööaeg on kõige kallim
• Statistiliste ja juhtimisaruannete koostamine on kohmakas ja nõuab palju käsitööd.
• Personalitöötajad ja juhid kulutavad palju aega töötajate küsimuste vastamisele ja kirjavahetusele, mida ühtse infosüsteemi kasutamine väldib.
• Ei ole võimalik tagada inimeste andmete käsitlemise turvalisust.
• Töötajatel on keeruline vaadata ja edastada enda kohta andmeid – näiteks teha puhukuseavaldust, muuta pangakontot, registreeruda koolitusele, vaadata palgateatist,  lugeda juhendeid. See loob kehva töötajakogemuse ning vähendab töötajate rahulolu.

Visioon: töötaja kogu elukaare haldus ja integreeritud andmed

Elu ja vajadused ning ka tehnoloogia võimalused muutuvad kogu aeg, nii ka meie. Praegu on arenduses peamine tähelepanu iseteeninduse funktsionaalsuste täiustamisel, et töötaja kogu „elukaar“ ettevõttes saaks mugavalt ühes kohas hallatud. Järgmine etapp on töögraafikute lahenduse uuendamine. Samuti oleme fookusesse võtnud kohalike omavalitsuste palgaarvestuse võimaluste suurendamise.

Toome tootesse AI võimekust ning täiendame integratsioone, et seotud infosüsteeme oleks lihtsam Personaga liidestada.

Lisaks parandame sisemisi kliendihalduse protsesse, et suurendada klientide rahulolu ning olla nendega paremini kontaktis.

Meie väljakutsed: tehnoloogiad ja meeskonna ressursid

Persona pikas ajaloos on olnud erinevaid väljakutseid. Praeguses etapis nõuavad enim tähelepanu järgmised asjaolud:

• Tehnoloogiliste uuenduste sisseviimine töötavas, klientide poolt igapäevaselt kasutatavas süsteemis. Tuleb tagada olemsoleva lahenduse tõrgeteta töö, samal ajal lisades sinna uusi arendusi.  
• Andmebaaside kiiruse tagamine kasutusmahu ja klientide arvu suurenedes.
• Meeskonna ressursside jagamine töötava lahenduse toetamise ja uute funktsioonide arendamise vahel.

Aasta HR-lahenduse tiitel on suur tunnustus

Viimastel aastatel oleme seisnud olukorras, kus pidime tegema palju muutusi ja valikuid edasise suhtes, eraldades ressursse vaid kõige tähtsamatele töödele. Millised lahendused aitavad meie kliente kõige rohkem? Kuidas saame ise olla veel agiilsemad ja efektiivsemad? Kuidas ka meil endil selle juures silmad säraksid?

2024 “Aasta HR-lahenduse” tiitli saamist peame suureks tunnustuseks meie meeskonna hiljutiste pingutuste eest. Pälvisime selle eelkõige iseteenindusportaali arendamise eest.

Tunnustus kinnitab, et oleme õigel kursil. Iseteenindusportaal pole tööriist vaid üksikute rollide jaoks organisatsioonis, vaid see toob kasu kõigile töötajatele – säästab aega, parandab suhtlust töötaja ja tööandja vahel, loob usaldust ja läbipaistvust. Need on väärtused, mida otsitakse ja mida meil on õnnestunud pakkuda.

Leiame, et oluline on pakkuda kliendile sobivaim lahendus. See ei pea olema 100% meie tootes, vaid võib kujuneda teiste pakkujatega koostöös andmied integreerides.

Kasutusmugavus on tulevikutrend ka äritarkvaras

Millised trendid mõjutavad personalitarkvara tulevikku? On vaja ühildada kas poolt:

• Äritarkvarad peavad arvestama kasutajakogemusega, mida pakuvad erakasutuseks mõeldud lahendused ja äpid. Ootus on, et su tarkvarad tööl on (peaaegu) sama lihtsad ja intuitiivsed kui su taksoäpp.
• Samas on isikuandmete ja äriinfo käsitlemisel vaja arvestada väga rangete turvanõuetega, tarkvarade ühilduvusega, andmete hoidmise reeglitega jne, mis tingivad hulgaliselt lisasamme ja keerukust.

Kasutajatele tuleb pakkuda kiirust ja mugavust, samas tagades äriinfosüsteemi nõuete täitmine.

Soovitused HR tarkvara kasutuselevõtuks

Kui sinu organisatsioonis on päevakorral Persona või mõne teise HR lahenduse juurutamine, siis tasub läbi mõelda mõned olulised punktid.

• Tehke endale selgeks, mida soovite selle lahenduse abil saavutada: mida vältida ja mida võita organisatsiooni tasandil. HR tarkvara ei ole vaid HR osakonna asi, see on osa terve organisatsiooni ressursside juhtimise andmekogust ja seostub teie teiste, ärispetsiifiliste süsteemidega. Oluline ei ole ainult HR töötaja ja palgaarvestaja töökoormuse vähenemine, vaadata tuleb ka juhtide ning töötajate tasandi protsesse. Tööaja kokkuhoid ning kasutusmugavus peavad jõudma igale tasandile.
• Samuti mõelge hoolega läbi, miks ja milliseid andmeid koguda. Andmed on tänapäeva kuld – nende põhjal peab tippjuhtkond saama otsuseid teha. Oluline pole koguda võimalikult palju andmeid, vaid õigeid andmeid. Peate teadma, milliseid mõõdikuid soovite jälgida ning milliseid algandmeid need nõuavad.  
• Kui olete oma meeskondadega ootused ja nõuded paika pannud ning sobiva lahenduse välja valinud, siis on nõuanne vaid üks: võtta see maksimaalselt kasutusele, mite jääda poolele teele. Ärge alahinnake enda töötajate digioskusi – nad on tihti võimekamad, kui arvatakse.

The post Persona areng pälvis HR Seltsi tunnustuse kui parim IT lahendus 2024 appeared first on Fujitsu Persona.

Persona tarkvara on seal personalitööks kasutusel juba alates 2015. aastast.

Vallavalitsuse personalispetsialist Iren Jõeleht on Personat kasutanud üle 15 aasta. Tänu oma põhjalikele teadmistele ja suurele kogemusele on ta ka sealne peakasutaja, kes on teistele kasutajatele esimeseks kontaktiks ja toeks.

Vallahalduse juhiabi Kristi Kroon alustas nii personalitöö kui Personaga 2 aastat tagasi.

Rääkisime Ireni ja Kristiga Persona võimalustest ja kasust ning ootustest programmile. Vaatsime ka suuremat pilti: miks üldse vajab omavalitsus personalitarkvara ja mis on alternatiiv?

Oma kommentaari lisas ka vallavanem Alar Karu.

Milliseid Persona funktsioone kasutatakse Viljandi vallas

Persona HR moodul on kasutusel nii vallavalitsuse kui valla hallatavate asutuste töötajate personalitoiminguteks. Kokku on Personas üle 700 töötaja.

Iseteenindust kasutavad peamiselt vallavalitsuse töötajad (umbes 60 inimest) ja hallatavate asutuste juhid (28 inimest). Hallatavate asutuste töötajate hulgas on see erinevatel põhjustel veel vähe kasutusel. Näiteks Vallahalduses (valla varasid haldav allasutus) on palju lihttöölisi, kelle jaoks on see võõras. Koolid ja lasteaiad on aga iseteenindust kaalumas. 

Töögraafikute moodulit kasutab ainult Pärna hooldekodu, sest neil on vaja planeerida 50 inimese tööaega ööpäevaringselt. Vähesel määral kasutavad töögraafikuid ka mõned koolid.

Palgaarvestust teevad vallavalitsuse raamatupidajad ka kõigi hallatavate asutuste jaoks, kasutades selleks teist tarkvara, aga selle aluseks olevad tööajatabelid tulevad Personast. Raamatupidajatel on siiski ligipääs Personasse, et vaadata puhkuste jääke ja muud vajalikku.

Liideseid Personaga ei ole Viljandi vald seni kasutanud, aga seda on plaanis lähiajal muuta. TÖRi liides on kavas tööle panna 2025. aasta jooksul. Seni on seda takistanud asjaolu, et varasemalt Personasse sisestatud ametinimetused ei vasta TÖRis nõutud klassifikatsioonile –  need tuleb üle vaadata ja parandada.

Tervisekassa liidesest võidaksid rohkem hallatavad asutused kui vallavalitsus ise, sest neil on rohkem haiguslehti, mille automaatne ülekandmine Personasse lihtsustaks tööaja arvestust.

10 aasta kogemus: Persona on meile sobivaim lahendus

Iren Jõeleht võtab enda seisukoha kokku nii: “Ma ei ole näinud paremat lahendust, mis meile sobiks.”

Ta toob esile järgmised kasulikud funktsioonid:

1. See on keskne koht, kust infot kätte saada.

“Mulle meeldivad eriti Persona aruanded – seal on palju infot, mis teeb elu lihtsamaks. Haldan Personas tervisekontrolle, saan kätte kõik vajalikud nimekirjad, sünnipäevad, tööjuubelid, tervisepäevad. Samuti võtan sealt kogu statistika, mida esitame riigile, ning tööajatabelid palgaarvestuse jaoks.”

2. Puhkuste haldus Personaga on palju lihtsam.

“Ma ei tee enam käskkirju, vaid töötajad esitavad avaldused Personas, kus need lähevad otse kinnitusringile ja edasi puhkusegraafikusse. See väldib dokumentide edasi-tagasi saatmist.”

3. Koolituste statistika.

“Hiljuti lisandus võimalus ka koolitusavaldusi teha Personas, kuid me jätkame praegu avalduste käsitlemist oma dokumendihalduse süsteemis, kus see sai just mugavaks tehtud. Persona võimaluse kindlasti katsetan läbi ja võibolla läheme üle uuest aastast.”

4. Töötajate iseteenindus.

“Iseteenindusportaal lihtsustab oluliselt infovahetust töötajate ja personaliosakonna vahel ja võimaldab mugavalt esitada ning käsitleda avaldusi.”

5. Sünnipäevade meeldetuletused.

“See on väike, kuid nii oluline asi. Inimestele on tähtis, et neid meeles peetakse ja sünnipäevi ära märgitakse.”

Persona kui juhtide tööd lihtsustav süsteem

Persona pole pelgalt personalitöö vahend, vaid juhtide tööd toetav tarkvara, sest suur osa juhtide tööst on seotud töötajate ning neid puudutava infoga.

Viljandi vallavalitsuse osakondade juhid saavad Personast puhkuste plaani ja näevad jooksvat puhkuste seisu, et asendusi koordineerida. Samuti on neile kättesaadav suur valik aruandeid. Sotsiaalosakond vaatab ka karistusregistri väljavõtteid.

Hallatavad asutused vajavad Persona kasutamisel rohkem tuge ja juhendamist, kui vallavalitsuse töötajad. Nende juhtidele näitab Iren Personat kaks korda aastas toimuvatel infopäevadel, et meelde tuletada, millist vajalikku infot ja aruandeid Persona neile pakub.

Positiivne näide on valla raamatukogu, millel on soov kogu personalihaldus ja -dokumendid Personasse üle viia ja hakata kasutama kõiki aruandluse võimalusi.

Persona on algaja jaoks lihtne

Kristi Kroon: “Teen personalitööd alles teist aastat ja ei ole varem HR tarkvarasid kasutanud. Personaga oli mul lihtne alustada, see on kergesti õpitav ja loogiline töövahend. Saan sealt kätte kogu vajaliku info ja aruanded.

Vallahalduses on 115 töötajat ja ilma spetsiaalse tarkvarata ei kujutaks oma tööd ette.
Samas õpin pidevalt juurde uusi võimalusi ja nippe. Näen, et tervisekassa liidesest oleks mul palju kasu.”

Millal on KOVil kasu personalitarkvarast?

Vaadates Personast kaugemale ja rääkides HR tarkvara rollist omavalitsuses üldisemalt, siis tõdesime, et KOVide seas on HR süsteemi vajalikkuse osas vastakaid arvamusi.

Suhtumine sõltub suurel määral vallajuhi ootustest ja arusaamast. Mida personalitöö tema jaoks kujutab? Kui juhil on tõsine soov, et vallas tegeletaks sisulise personalitöö ja töötajate arendamisega, annab HR tarkvara selleks selge eelise ning vajalikud töövahendid.

Kui aga vallajuhi jaoks piirdub personalitöö inimeste tööle vormistamise, palgaarvestuse ja puhkustega, mille teeb ära sekretär või raamatupidaja, siis saab ehk Exceliga hakkama.

Oluline tegur on ka töötajate arv – mida rohkem inimesi tuleb hallata, seda keerulisem on tegutseda Excelis ja seda suurem on vigade risk.

Kui küsimuse all on personalitarkvara tarbeks eelarve eraldamine, tuleb esmalt selgeks teha, mida soovitakse selle abil saavuta. Alles siis saab hinnata, kas sellest on piisavalt kasu.

Mida võiks Persona veel teha?

Rääkisime ka, milliseid võimalusi sooviksid Iren ja Kristi Personas praegusele lisaks näha.

Siin mõned üles tõusnud momendid:

1. Võimalus sisestada tervisepäeva sama päeva hommikul – selle mõte ju ongi, et kui töötaja tunneb end halvasti, siis kasutab tervisepäeva. Tervisepäev kuulub puhkuste alla ja praegu samaks päevaks puhkuseavaldust teha ei saa. Hea oleks, kui saaksime etteteatamise aja pikkuse ise seadistada. ¹
2. Nii koolitus- kui vabas vormis avalduste juurde saab lisada ainult 1 kinnitaja. Soovime ka nende avalduste juures seadistada pikema kasutusringi sarnaselt puhkuseavaldusega, mis lubab määrata 3 kinnitajat. ²
3. Puutume sageli kokku olukorraga, kus vähekogenud kasutajad sisestavad sama inimese sama asutuse töötajaks korduvalt, ilma varasemaid kandeid kontrollimata. See risustab andmeid. Oleks hea, kui süsteem hoiataks, et kasutaja asub sisestama inimest, kes juba baasis olemas on. ³

Miks soovitaksite Personat teistele KOVidele?

Nii Iren kui Kristi on ühel meelel, et tööd Excelitega ei kujuta ettegi. Excelite salvestamine, kokku ajamine ja pärast õige info ülesleidmine oleks paras peavalu.

Personat kasutades on andmed ühes kohas ja kõigil kasutajatel on ligipääs õigetele andmetele.

Parimad funktsioonid Personas: 

• Aruandlus – kõik aruanded saab lihtsasti kätte
• Puhkuste haldus – ilma käskkirju vormistamata
• Järgmise kuu sünnipäevade teavitus – mugav inimesi meeles pidada
• Iseteenindusportaal – palju lihtsam suhtlus ja vähem koormust personalitöötajale
• Liideste võimalused – saab automatiseerida info liikumist

Andmed tuleb esmalt korrektselt sisestada, siis on Persona väga hea abimees!

Persona tiimi kommentaarid:

²  See võimalus on juba olemas! Arendame Personat jooksvalt klientide tagasisidet arvestades.

¹ ja ³  Head ettepanekud, lisame need arenduse teekaarti!

The post Viljandi vald Personast: “Pole näinud paremat lahendust, mis meile sobiks.” appeared first on Fujitsu Persona.

Eesti Loto võttis Persona kasutusele 2023. aasta keskel, olles nüüdseks seda kasutanud üle pooleteise aasta.
Rääkisime personalijuhi Evelin Mardimi ja pearaamatupidaja Katrin Ruusiga, mida Persona abil sooviti saavutada ja kuidas see seni on õnnestunud. 

Varem personalihalduse tarkvara kasutusel ei olnud

Katrin: Enne Persona kasutuselevõttu Eesti Lotos personalihalduse tarkvara ei olnud. Lahendust otsima asudes olid aga seatud kindlad eesmärgid, mida selle abil sooviti saavutada.

Lahendamist vajasid järgmised valukohad:

• Kogu personalihalduse töö toimus Excelis – sellest oli soov vabaneda ning hakata töötajate andmeid haldama süstematiseeritult ühes tarkvaras;
• Töögraafikuid tehti paberil ja Excelis – ka selle soovisime viia tarkvarasse ja siduda palgaarvestusega;
• Puhkuste planeerimise tahtsime saada Excelist välja, et lihtsustada avalduste käsitlemist ja puhkuseaja arvestust;
• Soovisime töötajatele anda ligipääsu oma andmetele ja võimaldada lihtsamat suhtlust ettevõttega läbi iseteeninduse.

Persona osutus valikute hulgast kõige optimaalsemaks

Katrin: Sobivat lahendust otsides tutvusime ka mitme teise tarkvaraga. Valik langes Persona kasuks, sest nägime selles funktsionaalsuste ja teenuse hinna parimat kombinatsiooni.

Kindel otsus oli algusest peale kasutusele võtta kõik moodulid – nii personalihalduse, palgaarvestuse, töögraafikute kui töötajate iseteeninduse osad.

Tööd alustades kasutasime andmete sisestamiseks standardset põhiandmete impordi tabelit, hiljem täiendasime andmeid juba otse programmis. Palgaandmete impordi tegi Persona tiim.    

Koolitusi Persona kasutamiseks me ei tellinud, saime töö selgeks juhendite ning klienditoe abiga. 

Personalitöö mugavus on oluliselt suurenenud

Evelin: Suurima võiduna näeme personalitöö muutumist efektiivsemaks ja lihtsamaks – andmed on personalitöötajale kiiresti kättesaadavad, lihtsasti hallatavad ja erinevatele osapooltele samast keskkonnast kättesaadavad.

Hindame väga avalduste automatiseerimise, kinnitusringide määramise võimalust ja töötajatega seonduva dokumentatsiooni hoidmist ja haldamist Personas. Kuigi kinnituste protsessi kaasatud inimeste arv ei ole vähenenud, on see nüüd lihtsam ja võtab kõigil palju vähem aega.

Tooksin esile ka koolituste haldamise funktsiooni. Kasutan seda aktiivselt ja olen rahul – see katab meie vajadused.

Saame Persona abil oma protsesse lihtsustada ja sellest tulenevalt vigu vältida. Automatiseerimine ongi sellise haldustarkvara pluss.

Iseteenindus hoiab kokku aega ja annab suurema läbipaistvuse

Katrin: Meile on tähtis töötajate mugavus, mida Persona iseteenindus võimaldab. Näiteks saavad töötajad ise oma palgalehti vaadata, neid ei pea enam saatma. Nad saavad näha enda kohta käivaid andmeid ning teha mugavalt avaldusi.

Näiteks prillikompensatsiooni jaoks oleks personalitöötaja varem pidanud vormistama juhatuse otsuse ja tegelema selle menetlemisega. Läbi Persona iseteeninduse esitatud avalduse saab aga lihtsalt ja kiiresti süsteemis ära kinnitada.

Iseteeninduse kasutuselevõtt oli meie kindel soov juba tarkvara valimise käigus ja suures osas saime iseteenindusest kõik, mida lootsime. Töötaja näeb oma palgalehti ja puhkusepäevi ning saab teha avaldusi. Need võimalused olid varem piiratud.

Töögraafik Personas hõlbustab palgaarvestust

Kuna Personas on  tegemist ühtse andmebaasiga, siis liiguvad töötajate koormused ja tunnid otse palgaarvestusse ja need saab tasu arvestamisel aluseks võtta ilma mingite lisatoiminguteta  – manuaalse sisestuse või ekspordi-impordita.

Katrin: Töögraafikute viimine paberilt ja Excelist  tarkvarasse oli oluline võit. Graafiku alusel töötab meil umbes 10 inimest ja selle üksuse juhil on nüüd palju lihtsam nende tööaega planeerida.  

Oleme enamasti leidnud oma vajadustele lahendused, mis töötavad. Näiteks leidsime võimaluse, kuidas pidada arvet loosimiste vaatlejate töö üle, mida tasustame mitte aja, vaid korra alusel – vormistame selle Personas tükitööna.

Persona on SaaS tarkvara, kus kohandusi saab teha teatud ulatuses

Evelin: Olen varem kasutanud teistsuguseid programme ja minu jaoks olid mõned asjad harjumatud. Näiteks ei saa ma ise andmeid programmi importida, vaid seda peab tegema keegi Persona tiimist. ¹ Näen importimise vajadust juhul, kui soovin teatud info lisada kõigile töötajatele – näiteks kõigi töötajate iga-aastased tasustatud tervisepäevad.

Meie tervisepäevad ei vasta täpselt Personas seadistatud parameetritele. Seadistust ei saa ka muuta nii, et see kajastuks meie tingimustele vastavalt nii tööaja, puhkuste kui ka tasu arvestuse mõttes.  Loodame, et leiame sellele peagi lahenduse. ²

Ka iseteeninduse juures on tekkinud mõned olukorrad, kus vajaksime ligipääsuõiguste määramisel suuremat paindlikkust.  

Ootame iseteeninduse funktsioonide laienemist

Iseteenindusportaali uuendamine on viimase aasta jooksul olnud Persona meeskonna fookuses, aga mõtteid ja soove on ootel veel terve hulk.

Evelin: Sooviksin personalijuhina ise määrata, milliste andmete muutmisel töötaja poolt tuleb mulle teavitus (st. avalduse esitamine ja vajadus seda kinnitada) ja milliseid andmeid saab töötaja muuta ise. Näiteks ma ei sooviks teavitust, kui töötaja muudab oma postiaadressi. Samas arvestust mõjutavate andmete muutmisel on teavitus tähtis. ³

Katrin: Kogesime olukorda, kus andmetele ligipääsu õigusi ei saanud määratleda piisavalt täpselt. Näiteks osakonna juhile sain seadistada oma osakonna kohta suure hulga info nägemise õiguse, sh lepingud ja palgad, kuid seda ei pea ta nägema kogu ettevõtte kohta – tema õigused piirduvad oma osakonnaga. Sellega seoses ei näe ta aga kogu ettevõtte puhkuste plaani. Samas tiimiliige, kel pole ligipääsu palgainfole, saab vaadata kogu ettevõtte puhkuseplaani iseteeninduses. Ka polnud võimalik seadistada nii, et kõik kasutajad näeksid kõikide töötajate sünnipäevasid, sest hetkel on see piiratud ainult osakonnaga, kuhu töötaja kuulub. ⁴

Soovitame Personat personalitöö automatiseerimiseks

Katrin: Persona on personalitöö automatiseerimiseks hea tööriist. Meiesugusele ettevõttele, mis pole väga suur ja mis vajab personalihaldust ja töögraafikuid ning samas tarkvaras ka palgaarvestust, on Persona väga ideaalne töövahend. See täidab oma ülesanded täpselt võimekuse kohaselt.  

Kuna tegemist on SaaS tarkvaraga, siis peab arvestama teatud piirangutega erisuste ja ettevõttekohaste seadistuste tegemise juures. Kõik võimalused funktsionaalsustes tasub läbi kaaluda juba tutvumise faasis.

Persona meeskonna kommentaarid:

¹ Oleme täiendamas funktsionaalsust, et kliendid saaksid võimalikult palju andmied ise importida. Mitmes kohas on see juba praegu võimalik ja jätkame arendusi sellel suunal.

² Tervisepäevad on tõesti, kus klientide soovid arvestuse osas on väga erinevad ja kohati vastupidised. Personasse on loodud praktikas enimlevinud arvestusviis. Ka siin oleme nuputamas lahendust, et muuta see klientidele rohkem kohandatavaks.

³ Kõigi andmete muutmine ainult läbi kinnituse on üks Persona andmebaasi aluspõhimõtteid. Andmete õigsuse tagamiseks on seatud reegel, et töötajad ei saa teha muudatusi otse andmebaasis. Sageli on klientidel Persona liidestatud järgmiste tarkvarade või intraneti/kodulehega ning vajalik on tagada, et süsteemides andmed ei muutuks pelgalt töötaja tegevuse tõttu.

⁴ Kasutajate ligipääsuõiguste detailsem määratlemine on samuti arenduses ja saab peatselt lahendatud.

The post Eesti Loto: Persona täitis meie ootused personalitöö automatiseerimiseks appeared first on Fujitsu Persona.

Personaliarvestuse tarkvara kui protsesse ühendav lüli 

HR tarkvara on saanud rolle ja protsesse ühendavaks süsteemiks nii organisatsiooni sees kui väljas.

Vaatame erinevaid võimalikke tasandeid Persona näitel:

1. Persona organisatsiooni siseste funktsioonide ühendajana
   Kuna Persona sisaldab kogu infot, mis puudutab töötajaid ja tööajaressurssi, saavad selles ühes süsteemis samade ajakohaste andmetega töötada HR, raamatupidamine, tiimijuhid ja teised, kes vajavad personaliga seotud andmeid.
   
2. Persona kui osa organisatsiooni IT ökosüsteemist
   Liidestused ettevõtte teiste tarkvaradega, näiteks ERPi ja tootmistarkvaraga, ja väliste avalike registritega nagu TÖR, Tervisekassa ja Pensionikeskus, muudavad Persona ettevõtte personaliga seonduvate andmete sõlmpunktiks.
   
3. Persona kui organisatsiooni kõigi töötajate kaasaja HR infohaldusesse
   Iseteenindusportaal võimaldab igal töötajal igal ajal ise vaadata ja aina rohkem ka muuta endaga seotud andmeid. See annab inimestele täpsema info ja suurema kontrolli.

Järgnevalt keskendume täpsemalt iseteeninduse võimalustele ja kasudele.

Suur nihe suhtumises iseteenindusse

Näeme, et (tulevaste) klientidega Persona iseteeninduse kasutuselevõtust rääkides ei kohta enam suhtumist, et töötajad ei saa sellega nagunii hakkama ja me ei taha üldse proovidagi. Veel hiljuti oli see sage vastus ettevõtetes, mis kasutavad rohkem madalama haridustasemega tööjõudu. Nüüd on Persona klientidel iseteeninduse avamine töötajatele pigem loomulik samm.

Raske öelda, kas põhjuseks on üldine digioskuste levik või ettevõtete suurem fookus efektiivsusele ja mõistmine, millist ajasäästu Persona iseteenindus HR protsessides pakub – igal juhul on meil selle üle ainult hea meel!

Personalitarkvara iseteenindus viib hulga ülesandeid juhtide laualt

Milles seisneb iseteeninduse kasu?

1. Vähem infopäringutele vastuste otsimist – näiteks mitu puhkusepäeva (õppepuhkust/ lapsepuhkust jne) mul veel on? Kas saan puhkuse võtta vaid viieks päevaks? Kui palju oli mul sel kuul töötunde (ületunde/ öötunde/ nädalavahetuse tunde)?
2. Vähem e-maile ja telefonikõnesid – paljudele küsimustele saab portaalist ise vastuse
3. Vähem andmesisestust HR osakonnas – kui töötaja saab enese kohta esitatava info sisestada otse süsteemi, ei tarvitse keegi seda e-mailist või muust dokumendist ümber kirjutada
4. Sujuv puhkuste planeerimine – kui töötaja näeb enda tiimis juba planeeritud puhkusi ja kehtivaid reegleid puhkuse võtmiseks, saab avalduse esitada sobivale ajale ja õigel kujul. Juht kinnitab avalduse (või lükkab tagasi) süsteemis ühe klikiga.
5. Töögraafiku ja tegelike ning planeeritud töötundide lihtne ja täpne edastamine töötajatele. See annab töötajale selge ülevaate ja kindlustunde töö õiglase jaotamise ning eeldatava tasu suhtes.

I. PERSONA ISETEENINDUSE VANEMAD FUNKTSIOONID

Puhkuste haldus

Persona iseteenindus sündis puhkuseavalduste ja -graafikute tegemise vajadusest. See on iga-aastane suuremahuline koordineerimisülesanne, mis nõuab palju aega, suhtlust ja infovahetust. Puhkuste halduse viimine ühtsesse keskkonda, kus nii töötajad, juhid kui raamatupidajad-palgaarvestajad saavad tegutseda viimaste kehtivate andmetega, oli suur samm efektiivsuse parandamisel.

Seepärast on puhkuste haldamise võimalused Personas suure väärtusega nii töötajate kui tööandjate jaoks:

1. Puhkuseavalduste esitamine iga töötaja poolt
   Avaldus suundub kinnitamiseks otsesele juhile ja sealt edasi puhkusegraafikusse. See toimib kõigi puhkuseliikide puhul, mitte vaid korralise puhkuse jaoks.
   Töötaja näeb samas oma avalduste käsitlemise seisu – kinnitamisel, kinnitatud, tagasi lükatud.
   Samas saab avalduse esitada ka puhkuse muutmiseks.
   
2. Kõigi puhkuseliikide jääkide nägemine koos nende kehtivusajaga
   See annab töötajale selge pildi, kui palju millist puhkust on tal võimalik saada ja mis ajaks tuleb see ära kasutada. Puhkusejääkide info täpne ja ajakohane kuvamine säästab HR osakonda suurest hulgast päringutest ja võimalikest vääritimõistmistest.
   
3. Puhkuste alajaotus kui suurepärane koht sisemiste puhkusereeglitemeeldetuletamiseks
   Reeglistik näitab töötajale mitmes osas, mitu päeva järjest ja millistel asjaoludel on puhkuse võtmine lubatud või nõutud.

Töögraafikud

Teine suur fookusvaldkond Persona iseteeninduses oli kõik töögraafikutega seonduv ja see puudutab neid kliente, kes kasutavad Personat tööaja halduses.

Iseteeninduse kaudu näeb töötaja talle järgmiseks perioodiks (tavaliselt kuuks) planeeritud töögraafikut, aga saab vaadata ka eelnevaid kuid. 

Täpse ja selge info esitamise näide on töögraafiku all olev detailne tundide jaotus, mis on eriti väärtuslik neile, kes töötavad summeeritud tööajaarvestusega.

II. PERSONA ISETEENINDUSE UUEMAD FUNKTSIOONID

Hiljutised arendused on Persona iseteenindusse lisanud töötaja jaoks hulga võimalusi enesega seotud andmete vaatamiseks ja täiendamiseks.

Isikuandmed

Isikuandmete alajaotuses kuvatakse töötajale Persona personalihalduse moodulis salvestatud infot. Arenduse suund on sellele, et töötaja saaks võimalikult rohkem neid ise ka muuta ja täiendada.

Praegu saab töötaja ise muuta oma pangakontot, lisada laste ja pereliikmete andmeid (sh. lapse puude dokumentide esitamine), hariduskäigu ja kompetentside andmeid.

Töösuhte andmed

Töötaja näeb oma hetkel kehtivat ametikohta (kui neid on mitu, siis näeb kõiki) ja varasemaid  ametikohti selle tööandja juures, samuti kehtivat ja varasemaid töötasusid.

Iseteenindusest saab vaadata ja soovi korral alla laadida palgateatise, nii et neid ei tarvitse enam saata e-postiga ega anda paberil.  

Kuvatakse ka töökoha aadress, mis on esitatud TÖRi. Mitmete tegevuskohtadega suure organisatsiooni puhul annab see infot, kus asub selle töötaja alaline töökoht. 

Hüved ja vestlused

Hüvede juures kuvatakse kõik talle tööandja poolt pakutavad lisahüved ning seal saab teha  valiku, kui tööandja on hüvede osas välja pakkunud mingid alternatiivid (näiteks kodukontori kompensatsiooni moodused või erinevad tervisekindlustuse paketid).

Vestluste all on näha,millal olid eelmised ja millal ning kellega tuleb järgmine vestlus.
Samuti saab seal näha ja lisada vestlusega seotud dokumente – näiteks saab töötajale edastada materjale vestluse ettevalmistamiseks.

Haridus ja kompetentsid

Töötaja saab iseteeninduse kaudu esitada oma kompetentse kinnitava dokumendi (tasemetunnistuse, sertifikaadi vms). See liigub automaatselt Persona personalihalduse andmete alla ja eraldi sisestust teha seal pole vaja.

Tervis

Tervise osa hõlmab tervisekontrolle ja tervisetõendite esitamist.

• Kuvatud on tervisekontrollid, mida tööandja seadusest lähtuvalt peab töötajatele pakkuma – nii eelnevate kui järgmise kontrolli aeg ja tulemused. Persona on liidestatud HeBa süsteemiga ja nende juures teostatud kontrollide otsused liiguvad Personasse automaatselt ning on ühtlasi töötajale kättesaadavad iseteeninduses.
• Tervisetõendeid, mis konkreetsel ametikohal töötamiseks on vajalikud, saab töötaja esitada läbi Persona iseteeninduse ja ei pea neid saatma või viima personaliosakonda.

Vabas vormis avaldused

Üks oodatud ja laia kasutusalaga funktsioon Persona iseteeninduses on vabas vormis avalduste esitamine. Isegi, kui erinevate andmeväljade muutmise ja täiendamise võimalus pidevalt suureneb, jääb alati vajadus esitada ilma etteantud formaadita avaldusi. See aitab katta kõik need kohad, mille kõrval “Muuda” nuppu veel ei ole.

Juhtmõte: personalihalduse tõhustamine

Nende arendustega jätkab Persona tiim suunda personalihalduse tõhusamaks ja turvalisemaks muutmiseks.

Töötajate andmete haldus ja nende kasutamine erinevates protsessides on hädavajalik tegevus, mis peab toetama organisatsiooni peamisi eesmärke, kuid see ei tohiks ise võtta liiga palju ressursse ja aega. Seetõttu on info kasutust parandav, dubleerimist vältiv, kõigi osaliste aega säästev laiade võimalustega personalitarkvara oluline komponent kaasaegse
ettevõtte või organisatsiooni IT ökosüsteemis.

The post Personalitarkvara on tööriist kõigi töötajate, mitte vaid HR osakonna jaoks appeared first on Fujitsu Persona.