Personalitarkvara on tööriist kõigi töötajate, mitte vaid HR osakonna jaoks

Personalitarkvara on tüüpiliselt olnud HR osakonna ja raamatupidaja-palgaarvestaja töövahend, mis on laienenud ka tiimijuhtide ja tööaja planeerijate lauale. Viimane suundumus on aga personalitarkvara muutumine kõigi töötajate töövahendiks, kuivõrd see puudutab nende kõigi andmeid.

Personaliarvestuse tarkvara kui protsesse ühendav lüli 

HR tarkvara on saanud rolle ja protsesse ühendavaks süsteemiks nii organisatsiooni sees kui väljas.

Vaatame erinevaid võimalikke tasandeid Persona näitel:

1. Persona organisatsiooni siseste funktsioonide ühendajana
   Kuna Persona sisaldab kogu infot, mis puudutab töötajaid ja tööajaressurssi, saavad selles ühes süsteemis samade ajakohaste andmetega töötada HR, raamatupidamine, tiimijuhid ja teised, kes vajavad personaliga seotud andmeid.
   
2. Persona kui osa organisatsiooni IT ökosüsteemist
   Liidestused ettevõtte teiste tarkvaradega, näiteks ERPi ja tootmistarkvaraga, ja väliste avalike registritega nagu TÖR, Tervisekassa ja Pensionikeskus, muudavad Persona ettevõtte personaliga seonduvate andmete sõlmpunktiks.
   
3. Persona kui organisatsiooni kõigi töötajate kaasaja HR infohaldusesse
   Iseteenindusportaal võimaldab igal töötajal igal ajal ise vaadata ja aina rohkem ka muuta endaga seotud andmeid. See annab inimestele täpsema info ja suurema kontrolli.

Järgnevalt keskendume täpsemalt iseteeninduse võimalustele ja kasudele.

Suur nihe suhtumises iseteenindusse

Näeme, et (tulevaste) klientidega Persona iseteeninduse kasutuselevõtust rääkides ei kohta enam suhtumist, et töötajad ei saa sellega nagunii hakkama ja me ei taha üldse proovidagi. Veel hiljuti oli see sage vastus ettevõtetes, mis kasutavad rohkem madalama haridustasemega tööjõudu. Nüüd on Persona klientidel iseteeninduse avamine töötajatele pigem loomulik samm.

Raske öelda, kas põhjuseks on üldine digioskuste levik või ettevõtete suurem fookus efektiivsusele ja mõistmine, millist ajasäästu Persona iseteenindus HR protsessides pakub – igal juhul on meil selle üle ainult hea meel!

Personalitarkvara iseteenindus viib hulga ülesandeid juhtide laualt

Milles seisneb iseteeninduse kasu?

1. Vähem infopäringutele vastuste otsimist – näiteks mitu puhkusepäeva (õppepuhkust/ lapsepuhkust jne) mul veel on? Kas saan puhkuse võtta vaid viieks päevaks? Kui palju oli mul sel kuul töötunde (ületunde/ öötunde/ nädalavahetuse tunde)?
2. Vähem e-maile ja telefonikõnesid – paljudele küsimustele saab portaalist ise vastuse
3. Vähem andmesisestust HR osakonnas – kui töötaja saab enese kohta esitatava info sisestada otse süsteemi, ei tarvitse keegi seda e-mailist või muust dokumendist ümber kirjutada
4. Sujuv puhkuste planeerimine – kui töötaja näeb enda tiimis juba planeeritud puhkusi ja kehtivaid reegleid puhkuse võtmiseks, saab avalduse esitada sobivale ajale ja õigel kujul. Juht kinnitab avalduse (või lükkab tagasi) süsteemis ühe klikiga.
5. Töögraafiku ja tegelike ning planeeritud töötundide lihtne ja täpne edastamine töötajatele. See annab töötajale selge ülevaate ja kindlustunde töö õiglase jaotamise ning eeldatava tasu suhtes.

I. PERSONA ISETEENINDUSE VANEMAD FUNKTSIOONID

Puhkuste haldus

Persona iseteenindus sündis puhkuseavalduste ja -graafikute tegemise vajadusest. See on iga-aastane suuremahuline koordineerimisülesanne, mis nõuab palju aega, suhtlust ja infovahetust. Puhkuste halduse viimine ühtsesse keskkonda, kus nii töötajad, juhid kui raamatupidajad-palgaarvestajad saavad tegutseda viimaste kehtivate andmetega, oli suur samm efektiivsuse parandamisel.

Seepärast on puhkuste haldamise võimalused Personas suure väärtusega nii töötajate kui tööandjate jaoks:

1. Puhkuseavalduste esitamine iga töötaja poolt
   Avaldus suundub kinnitamiseks otsesele juhile ja sealt edasi puhkusegraafikusse. See toimib kõigi puhkuseliikide puhul, mitte vaid korralise puhkuse jaoks.
   Töötaja näeb samas oma avalduste käsitlemise seisu – kinnitamisel, kinnitatud, tagasi lükatud.
   Samas saab avalduse esitada ka puhkuse muutmiseks.
   
2. Kõigi puhkuseliikide jääkide nägemine koos nende kehtivusajaga
   See annab töötajale selge pildi, kui palju millist puhkust on tal võimalik saada ja mis ajaks tuleb see ära kasutada. Puhkusejääkide info täpne ja ajakohane kuvamine säästab HR osakonda suurest hulgast päringutest ja võimalikest vääritimõistmistest.
   
3. Puhkuste alajaotus kui suurepärane koht sisemiste puhkusereeglitemeeldetuletamiseks
   Reeglistik näitab töötajale mitmes osas, mitu päeva järjest ja millistel asjaoludel on puhkuse võtmine lubatud või nõutud.

Töögraafikud

Teine suur fookusvaldkond Persona iseteeninduses oli kõik töögraafikutega seonduv ja see puudutab neid kliente, kes kasutavad Personat tööaja halduses.

Iseteeninduse kaudu näeb töötaja talle järgmiseks perioodiks (tavaliselt kuuks) planeeritud töögraafikut, aga saab vaadata ka eelnevaid kuid. 

Täpse ja selge info esitamise näide on töögraafiku all olev detailne tundide jaotus, mis on eriti väärtuslik neile, kes töötavad summeeritud tööajaarvestusega.

II. PERSONA ISETEENINDUSE UUEMAD FUNKTSIOONID

Hiljutised arendused on Persona iseteenindusse lisanud töötaja jaoks hulga võimalusi enesega seotud andmete vaatamiseks ja täiendamiseks.

Isikuandmed

Isikuandmete alajaotuses kuvatakse töötajale Persona personalihalduse moodulis salvestatud infot. Arenduse suund on sellele, et töötaja saaks võimalikult rohkem neid ise ka muuta ja täiendada.

Praegu saab töötaja ise muuta oma pangakontot, lisada laste ja pereliikmete andmeid (sh. lapse puude dokumentide esitamine), hariduskäigu ja kompetentside andmeid.

Töösuhte andmed

Töötaja näeb oma hetkel kehtivat ametikohta (kui neid on mitu, siis näeb kõiki) ja varasemaid  ametikohti selle tööandja juures, samuti kehtivat ja varasemaid töötasusid.

Iseteenindusest saab vaadata ja soovi korral alla laadida palgateatise, nii et neid ei tarvitse enam saata e-postiga ega anda paberil.  

Kuvatakse ka töökoha aadress, mis on esitatud TÖRi. Mitmete tegevuskohtadega suure organisatsiooni puhul annab see infot, kus asub selle töötaja alaline töökoht. 

Hüved ja vestlused

Hüvede juures kuvatakse kõik talle tööandja poolt pakutavad lisahüved ning seal saab teha  valiku, kui tööandja on hüvede osas välja pakkunud mingid alternatiivid (näiteks kodukontori kompensatsiooni moodused või erinevad tervisekindlustuse paketid).

Vestluste all on näha,millal olid eelmised ja millal ning kellega tuleb järgmine vestlus.
Samuti saab seal näha ja lisada vestlusega seotud dokumente – näiteks saab töötajale edastada materjale vestluse ettevalmistamiseks.

Haridus ja kompetentsid

Töötaja saab iseteeninduse kaudu esitada oma kompetentse kinnitava dokumendi (tasemetunnistuse, sertifikaadi vms). See liigub automaatselt Persona personalihalduse andmete alla ja eraldi sisestust teha seal pole vaja.

Tervis

Tervise osa hõlmab tervisekontrolle ja tervisetõendite esitamist.

• Kuvatud on tervisekontrollid, mida tööandja seadusest lähtuvalt peab töötajatele pakkuma – nii eelnevate kui järgmise kontrolli aeg ja tulemused. Persona on liidestatud HeBa süsteemiga ja nende juures teostatud kontrollide otsused liiguvad Personasse automaatselt ning on ühtlasi töötajale kättesaadavad iseteeninduses.
• Tervisetõendeid, mis konkreetsel ametikohal töötamiseks on vajalikud, saab töötaja esitada läbi Persona iseteeninduse ja ei pea neid saatma või viima personaliosakonda.

Vabas vormis avaldused

Üks oodatud ja laia kasutusalaga funktsioon Persona iseteeninduses on vabas vormis avalduste esitamine. Isegi, kui erinevate andmeväljade muutmise ja täiendamise võimalus pidevalt suureneb, jääb alati vajadus esitada ilma etteantud formaadita avaldusi. See aitab katta kõik need kohad, mille kõrval “Muuda” nuppu veel ei ole.

Juhtmõte: personalihalduse tõhustamine

Nende arendustega jätkab Persona tiim suunda personalihalduse tõhusamaks ja turvalisemaks muutmiseks.

Töötajate andmete haldus ja nende kasutamine erinevates protsessides on hädavajalik tegevus, mis peab toetama organisatsiooni peamisi eesmärke, kuid see ei tohiks ise võtta liiga palju ressursse ja aega. Seetõttu on info kasutust parandav, dubleerimist vältiv, kõigi osaliste aega säästev laiade võimalustega personalitarkvara oluline komponent kaasaegse
ettevõtte või organisatsiooni IT ökosüsteemis.