Persona juubel: 30 aastat Eesti oma HR tarkvara
Käesolev aasta on Persona juubeliaasta.
Eelmisel aastatuhandel, 1995. aastal, kuulutas noor Eesti riik välja personalitarkvara hanke. Osalejate mäletamist mööda oli see esimene tarkvara riigihange Eestis. Selle eesmärk oli ühtlustada ja viia seadustega vastavusse personaliarvestus eelkõige avaliku sektori asutustes. Tellitud tarkvara valmis 1996. aastal. Nii sündis Persona.
30 aastat hiljem on Persona endiselt turul – parem kui kunagi varem. See on läbi teinud mitmeid ümbersünde, muutunud tehnoloogiliselt, saanud juurde suure hulga funktsioone ning areneb edasi iga päev. Persona on hinnatud ja tunnustatud nii avaliku kui erasektori klientide seas.
Järgnevas loos vaatame Persona ajaloole tagasi selle arendamises osalenud inimeste meenutuste kaudu. Oma mälestusi jagavad:
Lembe Käärmann
Kristian Sägi
Mait Koppel
Taivo Liiv
Kaidi Neeme
Marek Sokk
Sirli Vaher
Lembe Käärmann
1996 – 2011 Persona V1 ja V2 projektijuht
“Persona sai alguse riigihankest, millega olid paika pandud süsteemile esitatud tingimused ja nõuded. Selle alusel tegime peamise töö ära kahekesi arendajaga.
Kui tarkvara oli valmis ja üle antud, sõlmiti Informaatika Keskusega (praegune RIA) leping, mis hõlmas selle paigaldamist riigi-ja omavalitsuse asutustesse ning vajalikku hooldust, täiendusi ja koolitusi.
Kuigi turul olid olemas veel mõni personaliarvestuse tarkvara, oli Persona arendatud spetsiaalselt riigi- ja omavalitsuse asutustele, eriti oluline oli nende jaoks aruandlus.
Edasised arendusvajadused koorusid välja klientidega suheldes. Mõne uue aruande tegemisel selgus, et Persona ei kogu üldse neid andmeid, mida aruanne peaks peegeldama, siis tuli need andmeväljad lisada.
Käisime toonaste tiimiliikmetega asutusi mööda programmi paigaldamas. Süsteem oli CD ketta peal. Kui kohapeal ei olnud arvutil CD lugejat, pidin kaasa võtma firma seadme, arvuti kohapeal lahti kruvima ja CD lugejaga ühendama, ise palvetades, et õiged otsad kokku panen. Tagasi mõeldes oli see päris naljakas aeg!”
Kristian Sägi
1997 – 1999 programmeerija
1999 – 2004 tootejuht
“Alates sellest, kui ma üle 20 aasta tagasi Persona ukse enda järel sulgesin, polnud mul vahepeal mingit aimu, mis sellest sai, või Kas Persona veel üldse alles on.
90-ndate lõpus oli IT ettevõte hoopis midagi muud kui praegu. Persona oli siis Eesti Fujitsu jaoks eriline, sest see oli iseseisev toode eesti keeles. Teised tööd tulid Rootsi ja Soome poolt tellimusena ja olid mingid jupid nende jaoks. Olime siis ju odav Ida-Euroopa maa.
Kuigi formaalset tarkvaraharidust meil kellelgi ei olnud, olid tiimis Tartu Ülikoolist tulnud matemaatikud ja füüsikud. Õppisime palju ja oli suur tahe asju teha. Personaga rohkem või vähem seotud inimesi oli umbes 7-8, põhitiim aga 2-3 inimest.
Algsesse versiooni tehtavad uuendused ja hooldustööd tuli kliendi juures kohapeal neile arvutisse panna ja seadistada.
Järgmise vesriooni V2 arendamise ajendiks oli Piirivalveameti tellitud uuendus, mis oli nii suur, et tundus mõistlikum kõik uuesti üle kirjutada. V2 sai tehtud peaaegu nullist ja selles oli funktsioone rohkem.
V2 nimi sündis sellest, et mulle toona väga meeldis tarkvara nimega Lotus Notes, millest oli arendatud uus versioon nimega V2. 1995 ostis IBM Lotus Notes´i ära – see oli kinnitus, et tegu on hea asjaga. Kasutasime seda analoogina, uskudes, et ka meie teeme suurt ja ägedat asja.
Tarkvara kliendile edastamises toimus suur edasiminek, kui hakkasime seda kirjutama CD-de peale, mida sai neile installimiseks saata. Kusagil õnnestus laserprinteriga trükkida sildid CD karpidele kleepimiseks ja voldikud sisse panekuks, et see näeks välja nagu päris toode! Tegime ka uuenduste CD-sid. See tähendas, et iga kliendi juures kohapeal istumist ja mitu tundi pusimist jäi aina vähemaks.
Tegime ka palju koolitusi ja hoidsime klientidega väga tihedat sidet, sest raha teenisime siiski hoolduslepingutest. IT oskuste, arusaamade ja riistvara tase klientide seas oli väga ebaühtlane.
Õpetamisel tuli arvestada, et inimestel enamasti ei ole programmide kasutamise oskust, nii et Persona õpetamine sisaldas väga palju üldise arvutioskuse õpetamist.
Tööprotsesside loogika põhines tol ajal sellel, et alginfoks oli paber, sellelt sisestati andmed süsteemi ja sealt trükiti aruanded taas paberile, mis läks oma elu elama. Arvuti aitas andmeid säilitada ja esitleda, aga paber oli peamine, mis liikus ettevõttes ringi.
Sama mõtteviisi järgib üks meelde jäänud kurioosne olukord: kliendi arenduse üleandmise eelsel õhtul helistas projektijuht ja ütles, et homme on vaja tarkvaraga kaasa anda ka andmebaasi dokumentatsioon, kuid me ei olnud midagi kirjutanud. Olin aga kuulnud andmebaasimootorist Sybase, mis võimaldas olemasoleva andmebaasi ette anda ja seda dokumenteerida – kõik mallid olid kaasas. Nende mallide põhjal sai teha tohutu suure pdf-i, kus oli hästi palju jooniseid ja välju, aga iseenesest oli see dokument kasutu. Arvuti genereeris seda 4 tundi ja nõelprinteriga trükkisime veel 5 tundi, aga hommikuks oli ligi 10 cm paksune pakk pabereid valmis. Lõime augud sisse ja andsime kausta tellijale. Keegi seda ilmselt kunagi ei lugenud, aga projekt sai üle antud koos andmebaasi dokumentatsiooniga!
Kogu Persona ajaloole tagasi vaadates näen kõige olulisema saavutusena, et Persona on tänaseni alles. Toona alustasi paljud erinevad tarkvarad – mitte vaid personalitöö, vaid näiteks laomajanduse või kassasüsteemide jaoks, aga need on kõik praeguseks kadunud. Ka siis, kui ma poleks sellega seotud olnud, on eriline näha, et üks toode on nii pika elueaga. Seda ei juhtu kuigi palju ka maailma mastaabis. Oluline on oma toote tegemise kogemus.
Veel tahan rõhutada, et Lembe Käärmanni isiksus, toetus ja energia aitasid Personal ellu jääda. Ilma temata me võibolla täna sellest tootest ei räägiks. Meie – arendajad – olime toona 18-19-aastased lapsed.”
Mait Koppel
Alates 1996 arendaja
2005 – 2014 tarkvaraosakonna juht
“Persona tellimise eesmärk oli ühtse tarkvara kasutamise abil personalihaldus, aruandlus ja statistika riigisektoris seadustele ja määrustele vastavaks saada.
Osalesin 90-ndate lõpus Persona arendamisel, kui seda tehti “paksu kliendi” platvormil Delfi, mis oli tolle aja kohta moodne tehnoloogia kasutajaliideste tegemiseks. Persona nägi oma aja kohta väga kaasaegne välja. Programm töötas statsionaarselt vaid ühes kindlas asukohas, kuhu see oli paigaldatud.
Aastal 2005, kui sain Fujitsu Tallinna tarkvaraosakonna juhiks, allus Persona tiim mulle. Vahepeal oli tehtud uus versioon V2, mis oli tehnoloogiliselt samm edasi. Suuremates organisatsioonides, nagu näiteks Piirivalves, oli vaja süsteemi kasutada paljudes erinevates asukohtades. Programmile lisati vahekiht, mis võimaldas seda üle interneti jagada sama asutuse eri kohtade vahel. Endiselt vajas tarkvara kliendirakendus kettaga installeerimist iga kasutaja töökoha arvutisse.
V2 litsentsi võisime müüa ka eraettevõtetele. Peamine äri seisnes aga siiski konsultatsioonide ja lisaarenduste tegemises. Kliente oli juba üle 100, nende hulgas näiteks Piirivalveamet ja Tallinna linn.
Järgmine murdepunkt oli aastal 2010, kui Persona hakkas tehnoloogiliselt vananema – ei toetanud uut riistvara ja töötas vaid 32-bitisel serveril. Riigisektoris võeti samal ajal kasutusele SAP, mille tõttu eeldasime, et nad loobuvad Personast. Nägime vajadust ümber orienteeruda erasektorile.
See oli ajend V3 arendamiseks, kus fookuseks sai erasektori klient ja üleminek pilvepõhisele lahendusele. Uuendati kogu kasutajaliides, lahendus ehitati .NET peale. Tuli teha valikuid, mida V2 funktsionaalsusest kaasa võtta või välja jätta, sest kõiki kliendikohaseid erisusi tsentraalsesse tootesse üle tuua ei olnud mõistlik.
Toona oli veebiteenusena ja kuutasuga pakutav pilvetarkvara (SaaS) täiesti uus ja tundmatu nähtus ning tekitas omajagu umbusku. Esimene V3 klient tuli aastal 2011.
V3 arendamiseks oli tehtud korralik äriplaan ja finantsprognoos. Samas olid V2 kliendid veel aastaid alles ja toetasid taustal V3 arendamist. Finantsiliselt oli see projekt heas seisus.
Uuendusi tarkvarasse tehti iga paari nädala tagant ja nüüd polnud enam vajadust käia kettaga kõigi klientide juures neid installeerimas.
Funktsionaalsus arenes pidevalt. Töögraafikute tegemise võimalus oli V2-s juba olemas, juurde lisandus palgaarvestus, sest see on seotud HR osaga ja vajalik iga kuu ka väikestele ettevõtetele.
Persona tiim oli kiire ja agiilne, seal oli palju noori. Pikalt oli projekti- ja tiimijuhiks Lembe Käärmann. Hiljem läks Persona juhi roll Taivo Liivile.”
Marek Sokk
Alates 1998 tehniline kasutajatugi
2000-2005 testija/ arendaja/ projektijuht
Alates 2014 tarkvaraosakonna juht
“Persona oli esimene projekt, kus asusin tööle ettevõttesse tulles. Minu ülesandeks oli e-posti teel kasutajate tehnilistele küsimustele vastamine, tõrgete lahendamine ja kohapeal uute versioonide paigaldamine. Olin siis teise kursuse füüsika tudeng.
Teisel või kolmandal tööaastal lisandus ülesannete hulka Persona testimine, analüüs ja arendus. Paralleelselt tegin analüüsi ja projektijuhtimist ka teistele projektidele.
Persona oli siis kõige kaasaegsem ja terviklikum personalihaldustarkvara. Alternatiivid olid olemas, aga üsna minimalistlikud.
Avaliku sektori jaoks oli Personas väärtuslik organisatsiooni vaade – kui palju ja millised ametipositsioonid on olemas, kui palju neist on täidetud jne.
Üleminek esimeselt versioonilt ehk V1-lt teisele ehk V2-le oli suuresti tehniline, see võimaldas programmi kasutuada organisatsioonis eri asukohtades.
Töögraafikud tegime juurde eraldi moodulina, mis võttis sisendinfo Personast.
Aastal 2006 hakkasin tegelema teiste projektidega ning alates 2014, asudes kogu tarkvaraosakonna juhiks, tuli Persona tiim uuesti minu alluvusse. Selleks ajaks oli Persona oluliselt muutunud.
Otsus V3 arendamiseks oli märgiline seetõttu, et teine valik oleks olnud tarkvara sulgemine.
V3 projekti äriliste eesmärkide täitmine – klientide arvu kasvatamine ja kasumisse jõudmine võtsid oluliselt kauem, kui algselt planeerisime. Sellel on mitmeid põhjuseid, üks neist see, et Fujitsu kui organisatsiooni äriloogika on erinev SaaS toodete omast ja klientidelt tulev rahavoog piiras tootesse investeerimist. V3 arendamiseks oli aga olemas suur tahe ja tehniline kompetents.
Läbi kõigi aastate on Persona tiim olnud kokkuhoidev ja sõbralik. Kuigi algusaegadel oli formaalne täiskoormusega tiim väike, siis seotud inimeste hulk, kes ühel või teisel moel panustasid, oli palju suurem, eriti aktiivse arenduse perioodidel. Meeskonda hoidsid koos ka töövälised üritused ja tihe seotus inimeste tasandil. Samuti on see tiim alati olnud avatud noortele arendajatele ja praktikantidele.”
Taivo Liiv
Alates 2005 praktikant
2005 – 2019 arendaja, tiimijuht/ tootejuht
“Läksin Tallinna Ülikoolist Fujitsusse praktikale aastal 2005. Mind paigutati arendajaks Persona tiimi, kuhu jäin pidama 13 aastaks. Aja jooksul liikusin arendaja rollist edasi tiimi- ja tootejuhi ülesannetesse.
2005. aastal koosnes tiim projektijuhist, kahest arendajast ja kasutajatoe spetsialistist, kes täitis ka testija ülesandeid.
Põhilised kliendid olid siis suured riigiasutused ja kohalikud omavalitsused.
Versiooniuuenduste tegemiseks käisime klientide juures kohapeal. Ühe versiooni levitamine võttis aega mitu kuud. Kui äsja paigaldatud versioonis avastati mõni viga, siis tuli visiiti korrata.
Suured asutused tellisid palju täiendusi – meelde on jäänud koostöö Tallinna linna, Välisministeeriumi ja Politseiametiga. Nii mina kui kasutajatoe spetsialist Mai-Ly saime hiljem politsei peadirektorilt tänukirja hea koostöö eest.
Aastatel 2010-2011 hakkasid riigiasutused üle minema SAP-ile ja jäime lühikese aja jooksul suurest hulgast klientidest ilma.
See tekitas palju kõhklusi, kas Personaga üldse jätkata tasub. Mina ja tiim olime aga väga motiveeritud. Tahtsime teha uut ja tõeliselt kaasaegset personalitarkvara, mis oleks fokusseeritud erasektori vajadustele, ning meil õnnestus ka teisi veenda.
Uus Persona versioon, nimega V3, sai valmis 2011. aastal. Lõime selle pilvelahendusena, mis oli tolle aja kohta väga uuenduslik. Klientides tekitas see esialgu palju skepsist, muuhulgas tuli vastata küsimusele, et kas interneti tõrgete korral tuleb andmetele laevaga Soome järgi sõita.
Uue versiooni tegemine võimaldas loobuda vähe kasutatud funktsionaalsusest ning kasutajate teekonnad hästi läbi mõelda. Seetõttu sai uus Persona võrreldes konkurentide lahendustega palju kasutajasõbralikum ja ilusam.
Kuna kliendid ei tahtnud mitut tarkvara majas pidada, vaid soovisid ühte tervikut, siis võtsime 2012 ette ka töögraafikute ja 2013 palgaarvestuse funktsionaalsuse loomise. Palgaarvestusega meil varem kogemusi polnud, nii juhtus, et tegime mitu “ämbrit” ja pidime Personat mitu korda ümber ehitama.
Funktsionaalsusega vähemalt sama tähtis oli kasutajate toetamine nii juurutamisel kui ka probleemide lahendamisel. Usun, et edu saabus suuresti tänu Mai-Ly (kasutajatugi) ja Kaidi (müügijuht) heale tööle. Sageli said kõige keerulisematest klientidest meie suurimad fännid ja tugisambad, kui olime suutnud nende probleemid lahendada.”
Kaidi Neeme
Alates 2010 müügiassistent
2012 – 2020 Persona müügijuht
2020-2022 Persona tiimijuht
“Alustasin Fujitsus müügiassistendina, aidates vormistada hangete dokumente. Üsna pea lisandus ka Persona V2 müümise ülesanne. Samal ajal arendati juba järgmist, pilvepõhist V3 versiooni. Tundsin, et seda toodet tahan hea meelega müüa.
Aastal 2011 ei olnud turg Eestis pilvetarkvara jaoks veel valmis, oli palju küsimusi ja hirme. Suur osa minu tööst oli muudatuste juhtimine ja turu harimine. Et uut mõtteviisi paremini edasi anda, läksin Majanduskooli turundust õppima ja tegin lõputöö SaaS tarkvara turunduskanalite valiku kohta.
Võtsin ka ühendust kõigi koolidega, kus õpetati personalitööd, ja hakkasin regulaarselt käima tudengitele kaasaegseid personaliprotsesse ja tarkvaralahendusi tutvustamas. See kasvatas tulevasi kliente-kasutajaid.
2013-14 alates lisandus Personasse palgamoodul, sest mõistsime, et kliendid ei soovi mitte liidestust, vaid lahendust samas tarkvaras.
Sellele järgnes iseteeninduse arendamine, mis toona sisaldas vaid puhkuste planeerimise ja puhkuseavalduste käsitlemise funktsioone.
2019. aasta kevadel Personast tiimi pikaaegne juht Taivo ja otsustasin vastu võtta võimaluse liikuda tiimijuhi rolli. Oli tekkinud olukord, kus arenduse ja müügi kõrval vajas suuremat tähelepanu meie umbes 10-liikmelise meeskonna kooshoidmine – see sai minu fookuseks.
Samasse perioodi langes COVID-i aeg, mis tõi olulised muudatused ja piirangud nii tiimi töösse kui ka müüki. Väga suur osa suhtlusest liikus digikanalitesse, jätkasime igapäevaste stand-up´idega Teamsis ja kord nädalas hakkasime tegema ka pikemat tiimikoosolekut, kus jagati ka tööväliseid teemasid – kes oli lugenud mõnda huvitavat artiklit või raamatut, vaadanud mõnda filmi; rääkisime, mida nädalavahetusel tehtud sai. Tiimi koos hoidmiseks tuli pingutada rohkem kui varem.
Enne minu lahkumist oli plaan “tarkvara vundament” põhjalikult ümber kirjutada, et paremini vastata ka keerukamatele kliendivajadustele ning tõsta oluliselt süsteemi jõudlust. Nimetasime seda V4-ks. Taotlesime ja ka saime vajalikud välised arendustoetused. Edasises faasis valis ettevõte aga teistsuguse suuna ning tervikliku arenduse asemel mindi edasi järk-järguliste muudatustega. Kui tajusin, et minu vastutus ootuste loomisel ei ja nende elluviimise võimalused ei ole vastavuses, tegin teadliku otsuse edasi liikuda.
Minu jaoks on Personast enim meelde jäänud tiimi ühtsus. Olime inimestena kokkuhoidvad. Seda vaimsust tugevdasid ühised väljasõidud Eestis ja mitmel korral ka välismaal, kus reisil olles tehti jätkuvalt kaugtööd. Ühel aastavahetuse üritusel Noarootsis tegime koos vision board´I – igaüks ikka oma isiklikku. Mõnedele oli see täiesti uus, mõned olid alguses skeptilised, aga lõpuks jagasid kõik oma uue aasta vsioone. Otsisin teadlikult uusi kogemusi ja tegevusi, mida tiimile pakkuda ja koos kogeda, ning oli rõõm, et inimesed tulid sellega meelsasti kaasa.”
Sirli Vaher
2022 – 2023 tootearenduskonsultant
Alates 2023 Persona ärisuuna juht
“Liitusin Personaga esmalt konsultandi ülesannetes, sest mul oli pikaajaline HR valdkonna kogemus ja Persona otsis siis just uut suunda arenguks. Aasta hiljem võtsin üle ka Persona äri ja meeskonna juhtimise.
Olime olukorras, kus täiesti uue versiooni – V4 – tulek oli välja lubatud, aga eri põhjustel ei saanud see teoks. See oli Personale madalseisu aeg, kiiresti oli vaja välja tuua uusi arendusi. Seepärast suunasime kogu arenduse jõu iseteeninduse loomisesse.
Kogu tiim tegi läbi olulise muutuse. Eelneval perioodil oli meeskonnas olnud kaks suunda – üks hoidis töös senist versiooni V3 ja teine osa pidi arendama V4. Nüüd liigutati V4 arendajad teiste projektide peale. Minu õppetund oli, et toote meeskond peab olema üks, mitte sisemiselt konkureerima.
Mu kahe esimese Persona-aasta jooksul määratlesime uuesti, mis rolle on meil edasiminekuks vaja ja kuidas tiim tööle saada. Kogu meeskonnal oli coach, panime korduvalt koos paika eesmärke ja vaatasime, et need kokku sobiksid nii töises kui isiklikus plaanis. Pidasime maha vaidlusi ja lihvisime nurki. Suur osa tiimist selle aja jooksul vahetus. See töö oli suunatud sissepoole. Uus arusaam, mille tiim omaks võttis, oli see, et me ehitame toodet kui äri, mis peab olema kasumlik.
Selle põhja pealt hakkasime looma iseteenindust, mis kujunes edukaks sammuks ja muutus väga oluliseks uueks funktsiooniks Persona kui toote koosluses.
Praegu on meil tarkvaralise arengu jaoks väga tugev tiim nii oskuste, kogemuste kui motivatsiooni osas, ja suur tahe edasi minna. See on hea hüppelaud. Näeme ka vajadust ja võimalust liikuda Eestist välja. Meil on kliente, kelle äri on kõigis kolmes Balti riigis ja nad vajavad sama teenust oma kõigis asukohtades.
Oleme teinud ja teeme jätkuvalt koostööd Produktiivsusklubiga, et olla ise produktiivsed ja saavutada rohkem sama arvu inimestega. Arenguks otsisime eelkõige sisemist ressurssi. Noored arendajad kasutavad ka palju AI abi, sealhulgas Persona vana koodi muutmisel ja parandamisel, milles on omad riskid ja mida varem palju ei tehtud.
Panustame praegu palju kliendisuhtlusesse ja suhete hoidmisesse, et kuulda ja mõista, mida tegelikult vajatakse. Sellele aitab kaasa asjaolu, et meeskonnas on mitmed HR taustaga inimesed – oleme ise kogenud neid vajadusi ja muresid, mida Persona peab lahendama.
Praegu on meeskond 15- liikmeline ja viimase 4 aasta jooksul on selles vahetunud umbes 80% inimestest.
Meie tiimi eripära ja kokkuliitev asjaolu on sport. Paljud personakad teevad sporti regulaarselt ja heal tasemel, aga lisaks naudime ka lihtsalt koos liikumist, näiteks padelimängu, matkamist ja jooksuüritustel osalemist. Selliste ürituste juures mõtleme ka äri kasvatamise aspektile – see on küll fun ja seob meid tiimina, aga samas loome suhteid ja oleme nähtaval mõnes meediakanalis.
Minu kõige naljakamad juhtumised Personas on pärit algusaegadest, kui eluaegse HR tausta pealt tulin tarkvaraettevõttesse. Mitu nädalat olin inimestega kõrvuti istunud ja keegi midagi ei rääkinud. Siis sain aru, et IT-inimestega tuleb chattida! Üks sõber õpetas mulle, mis on emotikonid ja kuidas neid kasutada. Ühesõnaga, kuidas arendajad rääkima saada. Aga ikka tundsin mõnikord, et ei saanud terve päeva jooksul kellegagi jagada mõnd väikest sündmust, millest varasemalt olin harjunud kolleegidega rääkima.
Mis seisab Personas ees?
Näen, et kirjutame ümber nii töögraafikud kui palgamooduli ja liigume rahvusvahelisele turule eelkõige Baltikumis. Selle juures on tähtsal kohal ka koostöö, partnerite kasutamine ja targalt liidestamine – kõike ei pea tegema ise. Samuti peavad olema head suhted nendega, kes personaliinimestele midagi pakuvad. Nii saame koostööd teha ja klientidele rohkem pakkuda.”
