Automatiseeritud tööajaarvestus Persona ja Begini liidestamise abil

Jaekaubanduskett Realiseerimiskeskus kasutab iga võimalust, et säästa inimeste tööaega ja asendada see tehnoloogia ning tarkvaraga. Tööaegade arvestuse protsessis on sel viisil säästetud üle 2000 töötunni aastas.

Järgnevas loos jagavad saavutatu kohta oma kogemusi ja soovitusi Realiseerimiskeskuse finantsjuht Relika Aruoja ja personalijuht Anneli Vanaveski. 

Laia tootevalikuga jaekaupluste kett

Realiseerimiskeskusel on kokku 23 kauplust, ladu ja e-pood. Töötajaid on kokku 150 töötajat. Oleme jaekaubandusettevõte.

Müüme kõike, mida meie ostujuhid hea hinnaga leiavad – kõike kodumajapidamises vajalikku, lemmikloomatarbeid, rõivaid, samuti pikema realiseerimisajaga toidukupu jne. Meilt võib leida ka pankrotivara, hooaja- tootmisjääke, kahjustusega kaupu. Teist päris analoogset kauplust ei oskagi välja tuua – meile meeldib mõelda, et oleme ainulaadsed.

Persona kasutuselevõtt oli arenguhüpe

Persona kasutamisega alustasime aastal 2018. Selle vajalikkust ja kasu on praegu isegi naljakas välja tuua – selles ei ole mingit kahtlust. Varem tegime kogu tööaja planeerimist Excelis. Palgaarvestus oli samuti väga ajamahukas. Persona oli meile toona väga suur arenguhüpe. Praeguse 150 töötajaga ei oleks vanaviisi üldse mõeldav tegutseda.

Kokku on Persona kasutajaid umbes 25 – 30 ja lisaks kasutavad iseteenindust peaaegu kõik töötajad.

Tööaegade registreerimise tingis akuutne probleem

Aastal 2021 hakkasime uurima võimalusi tööaegade registreerimiseks. Selle põhjus oli suur tööjõuprobleem ühes üksuses – laos, kus töötab 15 inimest.

Graafikus oli küll paika pandud 8-tunnine tööpäev alguse- ja lõpukellaajaga, kuid väga täpselt seda ei jälgitud. Mõned töötajad kasutasid seda olukorda enda kasuks ära ja teised tundsid, et nende koormus on seetõttu suurem ning neid ei kohelda õiglaselt. Ka personali vahetumisel jääb uute inimeste juhendamine ja õpetamine kogenumate kanda.

Nii tekkis probleem, et ajaarvestus ja tasustamine ei ole õiglane. Samas polnud juhtkonnal ega raamatupidamisel toona võimalik seda kontrollida.

Tööajaarvestus ilma registreerimiseta ei taganud kindlust

Tööajaarvestus enne tööaegade registreerimise kasutuselevõttu toimus kõigi üksuste jaoks Personas. Planeerisime graafikud kuu peale ette ning oli nõue, et graafik peab olema iga päev tegeliku tööajaga vastavusse viidud. Kahjuks ei olnud meil täit kindlust, et seda kõigis 24-s üksuses ka tegelikult tehti.

Registreerimise süsteemi otsides vaatasime erinevaid lahendusi, mida turul pakutakse. Näiteks oli võimalik valida selline tarkvara, mis on planeerimise osas väga detailne ja põhjalik,  meil selleks aga vajadus puudus, kuna planeerimise osa oli meil juba Personas lahendatud. Teisalt mõtlesime ka lihtsalt läbipääsusüsteemide peale. Lõpuks jäime Begini juurde, sest selle puhul oli kvaliteedi ja hinna suhe meie jaoks kõige paremini paigas.

Sisse- ja väljaregistreerimine näojälje abil

Registreerime päeva jooksul vaid töötaja sisenemise ja väljumise. Erinevate töötsoonide või tegevuste vahel liikumist me ei registreeri. Kuna ka lõunatamine toimub kohapeal, siis arvestuslikult loeme pool tundi lõuna ajaks ja ülejäänu tööajaks. Kui päeva jooksul on vaja ära käia, siis tuleb lahkudes end välja ja saabudes uuesti sisse logida.

Peale edukat rakendamist laos 2021. aasta varasügisel võtsime Begini 2022. aastal esimese kauplusena kasutusele Tabasalus, paar kuud hiljem neljas Tallinna kaupluses ja alles 2023. aasta jaanuaris kõigis ülejäänud poodides.

Alguses oli inimestel hirm, kuidas registreerimine töötab ja mida kaasa toob. Tekkis palju küsimusi, näiteks mis saab, kui ma jään hiljaks, kui ma unustan õhtul välja registreerida, kui mul on vaja ära minna, kui internet ei tööta, kui seade mind ära ei tunne jne. Tegelikult kõik küsimused ja mured said vastused ning personal harjus seda kasutama umbes 1-2 nädala jooksul.

Arusaamatust tekitas ka näojäljega tuvastamine. Inimestel oli kahtlusi, kas tema pilti kusagil kuvatakse ja kes seda näevad. Tegelikult ei ole see pilt, vaid teatud punktid näost, mis on salvestatud numbrilise jadana. Ühegi inimese pilti süsteemis ei ole, seda ei saa vaadata, häkkida ega kuhugi edastada.

Registreerimine andis laotöötajatele paindlikkust ja vabadust

Nüüd planeerime laotöötajatele küll tööd 8 tundi päevas ja 40 tundi nädalas, aga töötajail on võimalus tulla ja minna täpselt nii, nagu neil endil mugav on. Arvestada tuleb siiski mõistliku kokkulepitud ajavahemikuga osakonnas, et töö produktiivsus säiliks.

On välja kujunenud töötajad, kes eelistavad tulla hommikul kell kuus või veelgi varem ja lähevad ära lõunast. Teised tulevad hiljem ja ka lahkuvad hiljem.

Kui on vaja näiteks nädala lõpus vaba õhtupoolikut, saab oma tunnid nädala sees ette teha.

Selline paindlikkus annab inimestele olulise boonuse – vabaduse tulla ja minna sobival ajal. Samas saavad kõik õiglaselt tasustatud. See parandas inimeste rahulolu märgatavalt ja on täna positiivseks argumendiks tööandjapoolsete hüvede nimekirjas.

Ületundide arvestus lahendas tööjõuprobleemi

Samuti lahenes varasem ületundide märkimise probleem – kui need ununesid kirja panemata, siis inimene tasu ei saanud. Nüüd on ajad kenasti registreeritud ja ületunnid tasustatakse 1,5-kordse tasumääraga.

See kõik aitas meil leevendada alalist tööjõuprobleemi. Nimelt kaubanduses on kiiremaid perioode, kui tööd on rohkem, kuid varem ei olnud inimesed huvitatud sellistel kõrghooaegadel pingutama. Nüüd teavad nad sellega juba ette arvestada. Nende ületunnid saavad registreeritud ja see on neile motiveeriv võimalus teenida suuremat tasu.

Oleme lao suurepäraselt tööle saanud just selle kaudu, et andsime inimestele võimaluse oma aega planeerida. Meil ei ole enam kaadri voolavust põhjusel, et inimesed tunneksid end ebavõrdselt kohelduna ja ebaõiglaselt tasustatuna.

Töötasu laos ei koosne küll ainuüksi ajatasust, vaid mitmest mõõdetavast komponendist, aga ajalise komponendi täpne mõõtmine oli suur samm süsteemi täiustamisel.

Begini ja Persona liidestus

Kui Begini 2021. aasta teises pools kasutama hakkasime, siis liidest Personaga ei olnud. Võtsime tööaja andmed Beginist ja importisime käsitsi Personasse. 2021. aasta sügisel tulime välja liidestamise mõttega ja juba 2022 jaanuari alguses hakkasime seda kasutama. Liidese loomiseks kulus vaid veidi üle ühe kuu.

Selle eest suur tänu Persona ja Begini arendajatele! Liides sai tehtud, testitud ja tööle pandud mängleva kergusega. Nii Beginil kui Personal on äge tiim, kes tuleb mõtetega kaasa ja teeb kohe asjad ära. Meie koostöö on olnud suurepärane. Oleme aastate jooksul erinevaid lahendusi tellinud ja erinevate IT-inimestega suhelnud, aga nende kahe meeskonnaga oli töö lihtsalt lust.

Nüüd toimub andmevahetus Personaga üks kord ööpäevas, igal öösel. Selle abil oleme  vabanenud veel ühest käsitsi tehtud toimingust.

Säästetud üle 2000 töötunni aastas

Arvestasime välja, mida oleme saavutanud tööaegade registreerimise ja Personaga liidestamise abil.

Varem kulus igas üksuses planeeritud töögraafiku tegelikkusega vastavusse viimiseks hinnanguliselt 15 minutit päevas – olenevalt üksuse suurusest vähem või rohkem, mis annab 24 üksuse peale 6 töötundi päevas. 70% üksustest töötab meil 7 päeva nädalas. Kokku on see üle 2000 töötunni aastas –  väga märkimisväärne number.

Loomulikult kaasneb nii seadmete rendi kui tarkvara kasutamisega kulu, aga võrreldes seda rohkem kui 2000 kokkuhoitud töötunniga on meie tulu kindlasti suurem.

Tööaja reeglid saab Personas ette seadistada

Personas saame ette seadistada täpsed reeglid tööajaarvestuse jaoks, mis võimaldab arvestada iga üksuse töö iseloomuga. Meie puhul on see erinev kauplustes ja laos.

Kui laos on kasutusel ületunnid, siis kauplustes mitte. Varem tööle saabujatel või hiljem lahkujatel läheb arvesse vaid graafikus planeeritud aeg, sest kauplustes on tööjõuvajadus lahtiolekuaegadel või planeeritud tööajal. Kui peaks tekkima vajadus töötda ka muul ajal (inventuurid vm), peab kaupluse juhataja selle juba eelnevalt graafikusse planeerima ning töötajaile teatavaks tegema. Hilinemised ja varem lahkumised aga arvestame tööajast maha.

Mõlema süsteemi jaoks oleme Personas reeglid ära kirjeldanud, nii et neid ei pea igapäevaselt käsitsi jälgima ega muutma. Imporditavad tööajad kinnitatakse juba eelnevalt paika pandud reeglite järgi. See teeb arvestuse lihtsamaks ja automaatsemaks.

Registreeritud tööajad kontrollitakse igal hommikul

Igal hommikul võtab personalijuht kõikide kaupluste kohta Beginist tulnud ajad ette ja vaatab, kas need klapivad graafikuga. Kui neis on olulisi mittevastavusi, siis saab kohe küsida ja korrigeerida. Kui kontroll jääks kuu lõppu, ei mäletaks keegi enam, mis täpselt juhtus 3-4 nädala eest.

Samuti saame ka kindlad olla, kes meil tegelikult tööl on ja kes ei ole. See on meile vajalik teadmine.

Selline kontroll võtab aega 10 kuni 20 minutit, sõltuvalt sellest, kui palju on nö. poolikuid andmeid.

Kes registreeritud tööaegade andmeid kasutab ja neile ligi pääseb?

Ligipääs Beginis andmete kinnitamiseks ja muutmiseks on raamatupidamisel. Juhtkonnal on samuti võimalik vaadata töötajate saabumisi ja lahkumisi ning aruandeid.

Üksuste juhid ei tööta Beginis, vaid ainult Personas. Seal näevad nad oma üksuse eelmise päeva andmeid kohe hommikul, kui personalijuht on öösel imporditud andmed üle vaadanud ja ära kinnitanud. Ka kõik vajalikud aruanded saavad üksuste juhid Personast.

Töötajatel endil ole võimalik oma tööaegu korrigeerida.

Koolituse vajadus peaaegu puudus

Beginis on kõik lihtne, mingit vajadust koolituse järele ei olnud. Kaupluste juhatajatele valmistasime väikese juhendi, kuidas töötajaid näotuvastuse jaoks Begini lisada. Nad said sellega hästi hakkama ilma täiendava juhendamisega.

Ka Personas ei ole midagi keerulist. Lisaks on Personal väga hea kasutajatugi nii telefoni kui e-posti teel ja on-line juhendite kogu. Paaril korral, kui oleme kasutajatoele kirjutanud, on vastused tulnud väga kiiresti.

Iga uut tarkvara hakatakse kasutama samm-sammult ja isegi kui alguses on koolitus, siis küsimused tekivad tegelikult töö käigus. Seepärast ongi oluline, et tugi oleks igal hetkel olemas.

Innovatsioonile suunatud mõtteviis

Maailm liigub sinnapoole, et inimese tööaeg on kallis ja peab mõtlema, kuhu seda rakendada.

Me proovime leida ja kasutada kõiki võimalusi – tarkvara, liidestusi, pluginaid – mis teeksid töötajate elu lihtsamaks.

Oluline on see, et inimesed ei kardaks uusi asju kasutusele võtta! Hirm võib loomulikult tekkida, aga tuleb mõista, mis on sellest saadav kasu ettevõttele tervikuna.

Mida saab ära teha tehnika ja tarkvara abil, selle peale ei pea inimene oma ega kulutama. Selle mõtteviisiga me elame.

Kui personaliprotsesside tõhustamise vajadus on ka Sinu töölaual, siis võta meiega ühendust!