Hotellikompleksi ja spaa tööaegade arvestus on automatiseeritud tänu Persona tarkvara ja Valnese nutiluku liidestamisele

2020. aasta lõpus automatiseeris Vihula Manor Country Club & Spa oma tööaegade haldamise. Personali, palga ja töögraafikute tarkvara Persona sai liidestatud Valnese läbipääsusüsteemiga. Uus lahendus võimaldab oluliselt aega säästa ja palgaarvestuses vigu vältida. Kuidas selle tulemuseni jõuti?

Lääne-Virumaal Vihula mõisas tegutsev hotell, spaa ja restoran kuuluvad Unique Hotels Group´i koos Tallinnas asuva nelja hotelli ja viie restoraniga. Juba mitu aastat tagasi hakati seal otsima võimalust, kuidas vabaneda oma ligi 100 töötaja tööaegade manuaalsest registreerimisest ja  haldamisest.

See on majutus- ja toitlustusettevõttes suur töö, sest personali tööajad võivad periooditi olululiselt varieeruda ja graafiku muutmise vajadus võib tekkida ootamatult.

Heigo Vare, Vihula Manor Hospitality OÜ juht:

“Töö planeerimine hotellinduses erineb oluliselt näiteks tootmise või kaupluse tööplaanist, kus vahetused on üsna stabiilselt ette teada. Kui meile näiteks homseks broneeritakse restorani 50-inimeseline grupp lõunat sööma, tuleb käigupealt teha korrektiivid ja teenindajad tööle kutsuda. Kuna palk arvestatakse tegelike töötundide pealt, on täpsed tööaja andmed väga olulise tähtsusega.”

Personalihalduse tarbeks on Vihulas Persona programmi kasutatud juba 2016. aastat. Mõned osakonnad tegid Personas ka töögraafikuid, teistel olid selleks oma Excelid ja muud tabelid. Iga kuu oli tükk tegemist, et enne palgaarvestust eri üksustest need andmed korrektselt ja ühes formaadis kokku saada.

Heigo Vare: “Iga osakonna juht kulutas varem tööaegade käsitsi sisestamisele 2-4 tundi kuus. Selliseid juhte on meil 9. Praegu kulub kontrolliks umbes 20 minutit. Seega hoiame kokku iga kuu vähemalt 3 terve tööpäeva jagu aega! Kõik selle projekti kulud, sh ostetud seadmed oleme tagasi teeninud 2-3 kuuga.”

Umbes 3 aastat tagasi osteti prooviks sõrmejäljelugejaga registreerimisseade ZKTime Net 3.0. See aitas inimestes luua harjumust oma töö alguse ja lõpu aja registreerimiseks selle juurest läbi käia. Seadme juurde kuuluv tarkvara võimaldas registreeritud aegu küll eksportida, aga see oli üsna keerukas. Personasse tuli need seejärel ikka uuesti käsitsi sisestada.

2020 sügisel otsustati teha proovi Eesti firma Valnes AS WebLock lahendusega. See on kasutajale väga lihtne – koosneb vaid ühest kontrollerist ja kahest koodpaneel/ kaardilugejast, mis registreerivad läbipääsukaarti või klahvistikult valitavat koodi. Üks kontroller on mõeldud  “sisenemiseks” ehk registreerib algusaja ja teine “väljumiseks ehk registreerib lõpu.

Fujitsu ja Valnese koostöös loodi liides, mis toob registreeritud tööajad Persona programmi.

Kristo Palo, Fujitsu Estonia AS arendaja:

“Vihula on meie pilootklient Valnese seadmetega. Varem oleme sarnaseid liideseid teinud teiste läbipääsusüsteemide jaoks (vt. Lunden Food lahendust).

Põhimõte on järgmine:

Üksuste juhid planeerivad oma inimeste tööajad Persona töögraafikute moodulis, töötajad registreerivad oma tulekud ja minekud. Liidese abil imporditakse tegelikud ajad Personasse, kus neid võrreldakse planeerituga. Võrdluse vaates saab juht teha ka muudatusi, parandada vead ja kinnitada ära õiged andmed, mis lähevad tööaja tabelisse.”

Maarja Veskila, Vihula Manor Hospitality OÜ raamatupidaja:

“Esimesel kasutamise kuul olid inimesed ärevil, aga tegid ära ja kõik sai korda. Nüüd oleme kahe kuu palgad arvestanud selliselt kogutud andmete alusel. Kõik sujub hästi, lahendus on töökindel. On küll ette tulnud paar viga, aga need on ilmselt tingitud inimeste endi eksimustest. Meil on võimalik andmeid parandada, näiteks kui töötaja unustab end logida. Nüüd on kõik väga rahul ja saavad aru, kui lihtne see lahendus kasutajale on.”

Mida on see lahendus andnud?

Heigo Vare: “Iga osakonna juht kulutas varem tööaegade käsitsi sisestamisele 2-4 tundi kuus. Selliseid juhte on meil 9. Praegu kulub kontrolliks umbes 20 minutit. Seega hoiame kokku iga kuu vähemalt 3 terve tööpäeva jagu aega!

Lisaks kaovad sisestamise vead ja tööaegade ning tasude arvestus muutub kindlamaks.

Kogu see töölõik muutus efektiivsemaks, lihtsamaks ja säästlikumaks.

Kõik selle projekti kulud, sh ostetud seadmed oleme tagasi teeninud 2-3 kuuga.

Soovitan Persona ja Valnes WebLocki liidestatud lahendust kindlasti ka teistele hotellidele, mis pole just päris väikesed, mõne töötajaga ettevõtted, aga pole ka suurtes kettides, kus tavalisel pakutakse tegutsemiseks oma tarkvara.”

Taavi Kalvik, AS Valnes elektroonikaosakonna juhataja:

“Vihula hotell on meie umbes 300 kliendi hulgas esimene, kes kasutab WebLock seadmeid tööaegade registreerimiseks. Majutuse ja teeninduse valdkonnas oleme seni pakutud bronnisüsteemiga seotud sisse registreerimist, automaatse sisenemisega tenniseväljakuid, saunasid, jõusaale, kus saab avada uksed, panna põlema tuled jne.

Meie lahendusega alustamine on lihtsam ja kiirem, kui enamiku teiste läbipääsusüsteemidega. Näiteks Vihulas kasutatavad seadmed olid meil laos kohe olemas ja paigaldus võttis aega mõne tunni.

On huvitav näha, kuidas kliendid leiavad meie lahendusele uusi kasutuslugusid, mida me ise ei ole osanud oodatagi. Antud olukorras ei tööta meie seade üldse lukuna. Täiendused sünnivad koostöös klientide ja partneritega. Ka Vihulal olid mõned oma soovid, millele saime vastu tulla.”