Omavalitsuse personalijuht: Personat kasutades tunned, et see on loodud personalitöö vajaduste jaoks
Intervjuust Pärnu Linnavalitsuse ning Rae Vallavalitsuse teenistujatega saame teada, millist kasu nemad oma näevad töös Persona kasutamisest ning kuidas on plaanis edasi areneda.
Kristi Aru, Rae Valla personalijuht: “Mina oma elu ilma selle programmita enam ette ei kujuta. Siis muud tööd teha ei saakski – ainult liidaks, lahutaks ja kontrolliks.”
Personalihalduse programm Persona on kasutusel rohkem kui pooltes Eesti omavalitsuses.
Kui praegu on Persona klientide seas ülekaalus erasektori ettevõtted, siis päris esimene versioon Personast loodi 1997. aastal just avaliku sektori tarbeks.
Kohalikud omavalitsused ja nende vajadused personaliprotsesside optimeerimisel on Persona meeskonna jaoks jätkuvalt väga olulised. Programmi uue versiooni arendamisel on need saanud peamisteks alustaladeks.
Vestlesime kahe suure omavalitsuse inimestega, et teada saada, millised on nende kogemused Personas töötamisega.
Oma mõtteid jagasid:
Pärnu Linnavalitsuse personali peaspetsialist Tiia Aur, IT haldur Tarmo Kiisler, Pärnu Ülejõe Lasteaia direktor Külli Petker, Audru lasteaia direktor Jekaterina Kuru.
Rae Vallavalitsuse personalijuht Kristi Aru ja infotehnoloogia spetsialist Urmas Alas.
Kui kaua olete Persona tarkvara kasutanud ja mida selles teete?
Tiia Aru: Pärnus võeti Persona esimene versioon kasutusele aastal 2001. Ise olen seda kasutanud 12 aastat, alates 2008. Alguses sisestati küll personali andmed, aga enamus dokumente tehti teistes kanalites ning paberkandjal.
Alates 2018 toimub Personas kõigi linnavalitsuse teenistujate (184 inimese) ning hallatavate asutuste juhtide (48 inimese) personalihaldus ja ka puhkusearvestuse iseteeninduse mooduli kaudu.
Praegu on käsil hallatavate asutuste töötajate lisamine Personasse.
Kristi Aru: Rae vallas on dokumendihalduseks kasutusel Amphora aga selles ei ole personalitöö jaoks vajalikke funktsioone – on vaid käskkirjad, lepingud, avaldused. Kasutame Personat alates 2011. aastast. Personasse on koondatud kõik personali kohta käivad andmed, puhkusearvestus, tööajatabelid. Sealt saame vajalikud personaliaruanded. Persona on kasutusele võetud ka osades allasutustes nagu Jüri raamatukogu, spordikeskus ja kultuurikeskus. Järk-järgult liituvad järgmised asutused.
Millist kasu Persona teie töös annab? Mis kasutamisel meeldib?
Külli Petker: Kõik meie inimeste andmed on ühes kohas. Meie asutus (Pärnu Ülejõe lasteaed) on 3 erinevas majas. Kui liigun eri kohtade vahel, siis saan küsimustele kohapeal vastata – näiteks kui palju on kellelgi puhkust saada. Kõik andmed on pandud süsteemi, ei pea lappama käskkirjadest. Olen pannud sisse ka puudega lapse, töövõimetuse ja teiste eriliigiliste puhkuste õigused. See annab mulle väga hea ülevaate.
Samuti meeldib, et programmile on ligipääs kaugelt. Ükskõik millisest arvutist saan sisse minna ja oma tööd teha. Eriti selgelt tuli see välja kevadise eriolukorra ajal. Ja kui mu pereliige peaks nüüd saama positiivse koroonatesti, saan kodust tööd jätkata.
Meeldib, et kogu dokumentatsioon on digitaalne, see annab olulise ajakokkuhoiu.
Tiia Aur: Lihtne on koostada aruandeid. Varem tegin aasta statistikat nädal aega!
Kristi Aru: Puhkuste arvestus on väga mugav.
Tööajatabelite koostamisel saan olulise ajavõidu. Kui ma neid ise käsitsi teeks ja üle kontrolliks, siis kuluks selleks vähemalt 2 tundi. Nüüd 2 minutit ja on tehtud.
Avaliku teenistuses on staaži korrektne arvestus väga tähtis ja Personas on see võimalus olemas.
Samuti peame aasta alguses esitama palju põhjalikke aruandeid, näiteks koolitused ja koolituskulud valdkondade ja osalejate lõikes, tööjõu liikumine jne. Persona abil saab kõik selle tehtud paari tunniga. Kui ei oleks Personat ja ma ise peaks jooksvalt excelit, siis kuluks päev kindlasti.
Lasteaiad ja koolid saaksid kõige rohkem kasu just tööaja arvestuse ja puhkusearvestuse jaoks.
“Mulle meeldib, et programmile on ligipääs kaugelt. Ükskõik millisest arvutist saan sisse minna ja teha oma tööd. Eriti selgelt tuli see välja kevadise eriolukorra ajal. Ja kui mu pereliige peaks nüüd saama positiivse koroonatesti tulemuse, saan kodust tööd jätkata.”
Külli Petker, Pärnu Ülejõe lasteaia direktor
Kuidas on Persona muutnud teie tööprotsesse?
Kristi Aru: Personas on toredad meeldetuletuse võimalused – katseaja lõpp, lähenevad sünnipäevad, tervisekontrollid. Muidu oleksin pannud need exceli tabelisse ja pidanud endale meelde tuletama, et ma teatud kuupäeval lähen vaatan neid andmeid.
Lisame Personasse nüüd ka teenistujate kohta käivaid dokumente, kuigi enamik neist peavad olema ka Amphoras. Nende Personasse panek on mulle küll lisaliigutus, aga see annab eelise, et kogu andmestik inimeste kohta on ühest kohast kättesaadav.
Personas toimub ka koolituste arvestus, selle asemel et seda excelis teha.
Tiia Aur: Puhkuste iseteenindust kasutab meil praegu 230 inimest ja see on vabastanud meid suure hulga käskkirjade koostamisest – umbes 300 käskkirja aastas. Kooskõlastamisi ja kinnitamisi on juhtidel seetõttu palju vähem. Kui saame ka allasutused viia iseteenindusse, on võit veelgi suurem. Kohutav hunnik paberit jääb ilma asjata raiskamata!
Samas eks vahel kuhjuvad puhkuseavaldused ka programmis, kui juhid jätavad need kinnitamata. Vaja on lihtsalt veel rohkem selgitada. Personaliosakonnal on samas kõigist avaldustest ülevaade olemas.
Statistikaaruannte võtmine on muutunud palju lihtsamaks, mis oleks muidu väga ajamahukas. See muidugi eeldab, et andmed on õigesti täidetud. Ei pea enam andmeid küsima erinevatest osakondadest.
Kristi Aru: Ma ei pea asju üle kontrollima! Kui olen algandmed õigesti sisestanud – kes on haiguslehel, kes koolitusel – siis on see õige. Ei pea mõtlema, kas liitsin ise õigesti kokku.
Urmas Alas: Iseteeninduse kasutuselevõtmisega saavad töötajad näha kogu maja puhkusegraafikut. Praegu paneme selle üles kodulehele.
Milliseid raskusi või tõrkeid on ette tulnud Persona kasutamisel?
Tiia Aur: 2019 aastal, kui omavalitsuste ühinemine oli toimunud, tegime suure Exceli ja importisime andmed meie andmebaasi sisse. Praeguseks pole meil veel kindlust, et andmed on 100% ühtlased ja et me kõik asju ühtemoodi teeme.
See tähendab esmalt seda, et kõik inimestega seotud dokumendid ei ole alati selles ühes kohas – sealt puuduvad näiteks kunagised paberkandjal tehtud dokumendid.
Samuti ka seda, et erinevad kasutajad sisestavad andmeid erinevalt.
Tarmo Kiisler: Erinevalt sisestamine ei ole programmi probleem, vaid tuleb sellest, et oleme ise andmete loogikat mitmel korral muutnud ja andnud kasutajatele erinevaid juhiseid.
Tiia Aur: Hetkel on suurim murekoht meil struktuuripuu – kutsume neid “kohvriteks” (Persona programmis on töökoha/ametikoha tähiseks kohvrikese kujund). Meie struktuuris igal isikul oma “kohver” ning selle sees oleks vaja kirjeldada kõik need erinevad tööd, mida see inimene teeb, koos iga töö rahastusallikaga. Rahastusallikad võivad eriti haridusasutustes olla väga erinevad. Neid töid ei saa vormistada erinevate lepingutena, sest ühes asutuses tohiks inimesel olla ainult üks leping. Ja samuti me ei soovi, et töötajate nimekirjas oleks näiteks 5 Pille Tamme, kui tema viis erinevat tööd kanda sisse eraldi lepingutena.
Tarmo Kiisler: Keeruliseks muutub olukord, kui ühel inimesel on samas asutuses 2 lepingut. Kas ta saab olla siis kahes kohvris või kas ta saab asendada kahte inimest? Me pole ise asju lõpuni selgeks vaielnud. Kui midagi otsustame ja kommunikeerime selle ka allasutustele, siis paari kuu pärast saame teisiti aru… See on tekitanud segadust.
Külli Petker: Mul on inimesi, kes teevad erinevates majades erinevaid töid. Need inimesed olengi pannud mitmesse eri kohvrisse. Minu enda jaoks on nüüdseks struktuur ja andmed saanud ilusti paika ja eelkõige on see hea töövahend mulle endale.
Jekaterina Kuru: Asendamised koolis on sageli 1-2 tunni kaupa. Seda on praegu keeruline kajastada.
Kristi Aru: Minult on vahel küsitud, kui turvaline Persona on – kas teised ei näe minu dokumente ja muud, mida sinna sisestan? Kui teha paberil ja panna seifi, siis tundub turvaline… Teadlikkuse suhtes on vaja veel järele aidata ja ilmselt on selle juures abiks just praktilise kasu nägemine.
Tiia Aur: Vajaksime veel koolitust, kus kõigile edastatakse ühene juhis andmete sisestamisel. Hea oleks, kui see oleks õppevideotena. Olemas on küll “Abi” lehed teksti kujul, aga tekstist saavad inimesed erinevalt aru ja sageli ka ei viitsita lugeda.
“Puhkuste iseteenindust kasutab meil praegu 230 inimest ja see vabastas meid suure hulga käskkirjade koostamisest – umbes 300 käskkirja aastas. Kooskõlastamisi ja kinnitamisi on juhtidel seetõttu palju vähem. Kui saame ka allasutused viia iseteenindusse, on võit veelgi suurem. Kohutav hunnik paberit jääb ilma asjata raiskamata!”
Tiia Aur, Pärnu Linnavalitsuse personali peaspetsialist
Milliseid funktsioone sooviksite Personas näha lisaks praegustele võimalustele?
Tiia Aur: Palgaarvestuse juures oleks vaja, et ühe inimese erinevate ametikohtade tasu saaks arvestada erinevatest finantseerimisallikatest. See võimalus on hetkel veel puudu. Palgaarvestuse käimasaamine omavalitsuste eripäradele vastavalt oleks üks väga suur asi!
Kristi Aru: Hallatavate asutuste palga jaoks vajame tõesti Personas arendust. Näiteks õpetaja töötab õpetajana, klassijuhatajana, annab lisa-ainetundi ja ringitundi. Eri kohtades on eri koormused ja nende taga on erinevad kulukohad – riigi või omavalitsuse raha jne. Ühe inimese palk võib tulla 5 erinevast kulukohast ning see peaks kajastuma ka aruannetes, tööajatabelites.
Tiia Aur: Struktuuri osas meie eelistaks, et ühe töötaja kogu info, kõik lepingud ja ametikohad oleks ühes kohas koos, nö. ühes kohvris. Töötajat tegelikult ka ei huvita, milliste ridade pealt tema saadav töötasu kokku tuleb.
Kristi Aru: Meie eelistaksime, et iga hallatav asutus oleks omaette üksus ja nad ei oleks seotud. Neil kõigil on oma eelarve, oma personal. Puudub vajadus neid näha ühes baasis. Nii tööajatabelid kui puhkusearvestus on eraldi. Raamatupidamine on küll tsentraalne, kuid nemad võiksid töötada ka eraldi baasidega. Iga inimene saab eraldi palga ja palgalehe iga töö- või ametikoha eest. Samuti lihtsustaks tööd Perosna liidestused teiste programmidega, olgu raamatupidamise või haridusasutustes kasutusel olevate programmidega. Jääks ära lisatöö samade andmete erinevatesse programmidesse sisestamisega.
Jekaterina Kuru: Kui sisestatud koolitused liiguksid ka Personast EHIS-esse ja teistesse süsteemidesse, siis oleks suurepärane.
Tiia Aur: EHIS-ega liidestus oleks oluline haridusasutuste jaoks – on palju andmeid, mida tuleb sisestada mõlemale poole. See oleks neile väga oluline motivatsioon Persona kasutuselevõtuks.
Kristi Aru: Tuleks vältida, et inimest saab tema puhkuse ajal panna kedagi teist asendama. Praegu on see võimalik, kuigi süsteem annab selle kohta hoiatuse.
Töötaja võiks ise sisse logides näha enda andmeid.
Urmas Alas: Samuti võiks puhkuseavaldust tehes olla võimalik kohe logida dokumendihalduse süsteemi, näiteks Amphorasse, ja selle registreerida. Liidestus nende vahel oleks mugav.
Kas oma kogemuste põhjal soovitate Personat neile omavalitsustele ja hallatavatele asutustele, kes seda praegu ei kasuta?
Tiia Aur: Ikka soovitan! Olengi ise soovitanud mitmele. Persona meeskond on olnud ka väga vastutulelik ja kannatlik. Meie soovidega on arvestatud ja käigupealt oleme saanud kõigele vastused.
Kristi Aru: Olen kindlasti valmis omavalitsustele soovitama ja ka näitama.
Hallatavate asutuste skepsist saab vähendada, näidates ja põhjendades neile, miks see on parem kui käsitsi tegemine. Iga inimene tahab ju seda, mis on talle kasulik! Esialgne andmete sisestamine tundub neile suur töö. Saame edasi liikuda just toetudes positiivsetele kogemustele. Lähen just ise näitama Personat ühele lasteaiale. Neil käib puhkusearvestus ja tööaja arvestus ikka veel paberil – kui kasutada arvutit kui kirjutusmasinat, siis on see ka põhimõtteliselt paber.
Mina oma elu ilma selle programmita enam ette ei kujuta. Siis muud tööd teha ei saakski – ainult liidaks, lahutaks ja kontrolliks…
Külli Petker: Mina saan vastata ühe asutuse vaatepunktist ja olen olen väga rahul.
Tiia Aur: Kui hallatavaid asutusi veidi rohkem koolitada ja juhendada, siis nad näevad, et see kergendab nende tööd. Uue programmi kasutuselevõtust ei olda vaimustuses, sest neil on juba praegu väga palju eri programme. Kui näidata, et sisestada saab ainult Personas, siis on nad väga rõõmsad. Enamus inimestest on kindlasti positiivsed!
Tarmo Kiisler: Meile meeldiks küll, kui Persona oleks ainult meie päralt 🙂 Mõnikord on olnud probleem ka kiirusega.
Kristi Aru: On tunda, et Persona on loodud personalitöö vajaduste jaoks, nendest lähtudes üles ehitatud. Tööd tehes on kõik väga loogiline ja sa ei pea palju mõtlema. Tulin Rae Vallavalitsusse tööle ja hakkasin ise Personat kasutama ilma koolituseta – sain parooli ja asusin toimetama. Lihtsasti arusaadav ja loogiline uuele inimesele, abi funktsioonid on mugavad ja lihtsad.
Paar korda küsisin ka nõu kasutajatoelt. Persona kasutajatuge tahan väga kiita! Iga kord tunnen, et rõõmuga helistan ka edaspidi. Suhtumine on väga soe ja sõbralik lisaks asjatundlikkusele. Kunagi ei ole kartust, et jätad endast rumala mulje.
Millist nõu annaksite Persona kasutuselevõtuga alustajatele? Mida on oluline arvesse võtta?
Tarmo Kiisler: Persona kasutusele võtmisel peaks kõigepealt juhtkond omavahel kokku leppima, kuidas asju teha, siis alles saab teisi õpetada. Me oleme mitu korda ümber mõelnud. Tegelikult veel seni me ei ole omavahel ühel meelel 🙂
Tiia Aur: Kui lisandus 52 hallatavat asutust, siis hakkasime suure hurraaga peale ja selgus, et pidime töö käigus enda antud juhendeid muutma. Õppisime käigu pealt. Me ise ei osanud ette näha kõiki erisusi, mis ilmnesid. Kõigepealt tuleb maha istuda ja vaadata andmed ja struktuurid üle.
Kristi Aru: Tähtis on järjepidevus andmete sisestamisel. Siis saad üsna ruttu aru kasust, mida see programm toob.
Tasub mõelda tuleviku peale. Alati tunduvad uued algatused lisakoormuse või lisaülesandena. Teades, mis kasu see toob, tuleb esialgne pingutus läbi teha.
Personat saab kasutusele võtta osade haaval. Kui oled eluaeg teinud tööajatabeleid excelis ja puhkusearvestust kalkulaatoriga, siis proovid programmis kõigepealt 1 või 2 inimesega. Võid funktsioone kasutusele võtta jupikaupa – hakkad registreerima koolitusi, seejärel sisestama dokumente jne. Nii näed reaalselt, kuidas elu lihtsamaks muutub. See on kokkuhoitud aeg.
Urmas Alas: Vaja on kõigepealt plaanid ja eesmärgid korralikult paika panna ja siis alles tegutsema asuda, et hiljem ei peaks suuri muudatusi tegema hakkama. Mõelda läbi kõik funktsionaalsused, mis seal on, ja veenduda, et need töötavad. Tasub võtta aega testimisfaasi jaoks.
