Persona areng pälvis HR Seltsi tunnustuse kui parim IT lahendus 2024

Persona on tarkvara, mis võimaldab organisatsioonil oma töötajatega seotud tegevused muuta lihtsaks, kiireks ja mugavaks. See on osa kvaliteetsete juhtimisotsuste tegemiseks vajalikust töölauast, sest koondab ühte andmebaasi kogu info, mis on vajalik inimressursi juhtimiseks, ning võimaldab selle seostada teiste äriinfosüsteemidega. Viimasel ajal tehtud arenduste tõttu eelkõige iseteeninduskeskkonna täiustamisel pälvis Persona Eesti HR Seltsi tunnustuse “Aasta HR lahendus 2024”.

Selles loos näed Personat “pähklikoores” – vaatega nii minevikku kui tulevikku.

Algus 28 aastat tagasi riigisektori tellimusel

Persona on pika ajalooga tarkvara, mille esimene versioon loodi 28 aastat tagasi riigisektori tellimusel. Sealt edasi on see kasvanud ajaga koos ja arendused on keskendunud erinevatel perioodidel eri aspektidele, mis aga kõik puudutavad töötajatega seotud andmete kogumist, haldamist ja kasutamist organisatsioonis.

HR-funktsioonidele lisaks on need näiteks palgaarvestus, puhkuste planeerimine, töögraafikute koostamine, tööaegade registreerimine, töötajate iseteenindus ning liidestused teiste tarkvarade, riiklike andmekogude ja organisatsioonisisese infosüsteemiga.

Arenduse soovid tulevad sageli just klientidelt, et lahendada nende probleeme. Meie arendusideed käivad koos turu vajaduste ja klientide ootustega.

Mis probleeme Persona lahendab?

Kui personalitarkvara kasutusel ei ole, seisavad organisatsiooni eri tasandite ja rollide töötajad vastamisi terve rea tülikate ja ajamahukate tegevustega.

• Töötajate andmed on laiali erinevates tabelites, failides ja kaustades, erinevate inimeste käes ja sageli ikka veel ka paberil. Neid kogutakse eri üksustes korduvalt ja värskendatakse juhuslikult.
• Info kättesaamine vajalikul hetkel õige inimese poolt on tülikas, võtab aega või ei ole üldse võimalik. Enemasti vajavad andmeid otsuste tegemiseks juhid ning nende tööaeg on kõige kallim
• Statistiliste ja juhtimisaruannete koostamine on kohmakas ja nõuab palju käsitööd.
• Personalitöötajad ja juhid kulutavad palju aega töötajate küsimuste vastamisele ja kirjavahetusele, mida ühtse infosüsteemi kasutamine väldib.
• Ei ole võimalik tagada inimeste andmete käsitlemise turvalisust.
• Töötajatel on keeruline vaadata ja edastada enda kohta andmeid – näiteks teha puhukuseavaldust, muuta pangakontot, registreeruda koolitusele, vaadata palgateatist,  lugeda juhendeid. See loob kehva töötajakogemuse ning vähendab töötajate rahulolu.

Visioon: töötaja kogu elukaare haldus ja integreeritud andmed

Elu ja vajadused ning ka tehnoloogia võimalused muutuvad kogu aeg, nii ka meie. Praegu on arenduses peamine tähelepanu iseteeninduse funktsionaalsuste täiustamisel, et töötaja kogu „elukaar“ ettevõttes saaks mugavalt ühes kohas hallatud. Järgmine etapp on töögraafikute lahenduse uuendamine. Samuti oleme fookusesse võtnud kohalike omavalitsuste palgaarvestuse võimaluste suurendamise.

Toome tootesse AI võimekust ning täiendame integratsioone, et seotud infosüsteeme oleks lihtsam Personaga liidestada.

Lisaks parandame sisemisi kliendihalduse protsesse, et suurendada klientide rahulolu ning olla nendega paremini kontaktis.

Meie väljakutsed: tehnoloogiad ja meeskonna ressursid

Persona pikas ajaloos on olnud erinevaid väljakutseid. Praeguses etapis nõuavad enim tähelepanu järgmised asjaolud:

• Tehnoloogiliste uuenduste sisseviimine töötavas, klientide poolt igapäevaselt kasutatavas süsteemis. Tuleb tagada olemsoleva lahenduse tõrgeteta töö, samal ajal lisades sinna uusi arendusi.  
• Andmebaaside kiiruse tagamine kasutusmahu ja klientide arvu suurenedes.
• Meeskonna ressursside jagamine töötava lahenduse toetamise ja uute funktsioonide arendamise vahel.

Aasta HR-lahenduse tiitel on suur tunnustus

Viimastel aastatel oleme seisnud olukorras, kus pidime tegema palju muutusi ja valikuid edasise suhtes, eraldades ressursse vaid kõige tähtsamatele töödele. Millised lahendused aitavad meie kliente kõige rohkem? Kuidas saame ise olla veel agiilsemad ja efektiivsemad? Kuidas ka meil endil selle juures silmad säraksid?

2024 “Aasta HR-lahenduse” tiitli saamist peame suureks tunnustuseks meie meeskonna hiljutiste pingutuste eest. Pälvisime selle eelkõige iseteenindusportaali arendamise eest.

Tunnustus kinnitab, et oleme õigel kursil. Iseteenindusportaal pole tööriist vaid üksikute rollide jaoks organisatsioonis, vaid see toob kasu kõigile töötajatele – säästab aega, parandab suhtlust töötaja ja tööandja vahel, loob usaldust ja läbipaistvust. Need on väärtused, mida otsitakse ja mida meil on õnnestunud pakkuda.

Leiame, et oluline on pakkuda kliendile sobivaim lahendus. See ei pea olema 100% meie tootes, vaid võib kujuneda teiste pakkujatega koostöös andmied integreerides.

Kasutusmugavus on tulevikutrend ka äritarkvaras

Millised trendid mõjutavad personalitarkvara tulevikku? On vaja ühildada kas poolt:

• Äritarkvarad peavad arvestama kasutajakogemusega, mida pakuvad erakasutuseks mõeldud lahendused ja äpid. Ootus on, et su tarkvarad tööl on (peaaegu) sama lihtsad ja intuitiivsed kui su taksoäpp.
• Samas on isikuandmete ja äriinfo käsitlemisel vaja arvestada väga rangete turvanõuetega, tarkvarade ühilduvusega, andmete hoidmise reeglitega jne, mis tingivad hulgaliselt lisasamme ja keerukust.

Kasutajatele tuleb pakkuda kiirust ja mugavust, samas tagades äriinfosüsteemi nõuete täitmine.

Soovitused HR tarkvara kasutuselevõtuks

Kui sinu organisatsioonis on päevakorral Persona või mõne teise HR lahenduse juurutamine, siis tasub läbi mõelda mõned olulised punktid.

• Tehke endale selgeks, mida soovite selle lahenduse abil saavutada: mida vältida ja mida võita organisatsiooni tasandil. HR tarkvara ei ole vaid HR osakonna asi, see on osa terve organisatsiooni ressursside juhtimise andmekogust ja seostub teie teiste, ärispetsiifiliste süsteemidega. Oluline ei ole ainult HR töötaja ja palgaarvestaja töökoormuse vähenemine, vaadata tuleb ka juhtide ning töötajate tasandi protsesse. Tööaja kokkuhoid ning kasutusmugavus peavad jõudma igale tasandile.
• Samuti mõelge hoolega läbi, miks ja milliseid andmeid koguda. Andmed on tänapäeva kuld – nende põhjal peab tippjuhtkond saama otsuseid teha. Oluline pole koguda võimalikult palju andmeid, vaid õigeid andmeid. Peate teadma, milliseid mõõdikuid soovite jälgida ning milliseid algandmeid need nõuavad.  
• Kui olete oma meeskondadega ootused ja nõuded paika pannud ning sobiva lahenduse välja valinud, siis on nõuanne vaid üks: võtta see maksimaalselt kasutusele, mite jääda poolele teele. Ärge alahinnake enda töötajate digioskusi – nad on tihti võimekamad, kui arvatakse.