Tööaja arvestus: kas Excel on selleks piisavalt hea vahend?

Tööaja arvestus on seotud mitmete protsessidega ettevõttes. Kõige lihtsamas plaanis vajab see sisendit personalihaldusest – keda ja millise koormusega on teatud ajal võimalik tööle rakendada – ja annab aluse tasude arvutamiseks. Kuidas mõjutab tööaja arvestus aga ettevõtte teisi olulisi protsesse? Milliste vahenditega seda teha, et tulemus oleks teie äri vajadustele vastav, ja kuidas Excel selleks sobib?

Palgaarvestusest Excelis saad lugeda siin

Kui täpset tööaja arvestust vajad?

Tööaja arvestus on oluline osa ettevõtte toimimisest ja juhtimisest.

Mõnes valdkonnas, näiteks tüüpilise kontoritöö puhul, on normiks 8-tunnine tööpäev ning arvestust peetakse töö-, puhkuse- või haiguspäevade üle.

Keerukam on olukord aga neil tegevusaladel, kus töö on vahetustega ja graafiku alusel ning kus on vaja arvestust pidada erinevate tegevuste üle isegi ühe tööpäeva või vahetuse vältel. See on tavaline tootmises, kaubanduses, toitlustuses.

Tööaja arvestuse seos teiste protsessidega

Personalihaldus ja palgaarvestus ei ole ainsad tegevused, mis tööaja arvestusega otseselt seostuvad. Väga olulised on veel järgmised valdkonnad:

1. Tootmise planeerimine: tööjõu saadavus tootmises mõjutab tootmismahtu, efektiivsust, tarneaegu ja kvaliteeti; teeninduses pakutava teenuse mahtu, kvaliteeti ja klientide rahulolu.
   
2. Seadusandlus, tööohutus ja tervisekaitse: tuleb arvestada nõuetega vahetuste pikkuse ja puhkepauside ning vahetuste vahele jäävate puhkeperioodide kohta, samuti jälgida lubatud töötundide arvu kuus ja ületunde.  
   
3. Kulude juhtimine: tööjõukulu on oluline komponent ettevõtte kulude poolel ja selle kontrollimisest võib sõltuda äri kasumlikkus.
   
4. Eelarvestamine ja planeerimine: tööaja arvestuse andmete põhjal saab ettevõte planeerida tuleviku tööjõuvajadusi, näiteks värbamist või koolitust, samuti prognoosida toodete või teenuste hinda.
   
5. Töötajate rahulolu ja lojaalsus: korrektne tööaja arvestus aitab tagada, koormus oleks jagatud õiglaselt ja kokkulepetest peetakse kinni. Siis on töötajad rohkem rahul ja ei otsi võimalusi töökohta vahetada.

Nende aspektide katmiseks peab tööaegade planeerimiseks ja registreerimiseks olema sisse seatud tõhus ja täpne süsteem.

Milliste vahenditega teed tööaja arvestust?

Tööaja arvestuse ja töögraafikute planeerimise jaoks on mitmeid tööriistu ja tarkvaralahendusi. Levinumad neist on järgmised:

1. Excel
   Seda kasutavad töögraafikute loomiseks ja tööajatabelite tegemiseks sageli just sellised ettevõtted, kelle vajadused on suhteliselt lihtsad. Excel võimaldab luua kohandatud töölehti, kasutada valemeid ja luua graafikuid tööaja analüüsimiseks.
   Kuigi Excel on paindlik ja kohandatav, on töö sellega aeganõudev ja ei paku paljusid automatiseeritud funktsioone, mida spetsialiseeritud tarkvarad pakuvad. Samuti on suur vigade tekkimise risk.
   
2. Tööaja raporteerimise tarkvarad, näiteks Toggl, Clockify jt.
   Need lihtsad ja intuitiivsed tööriistad võimaldavad töötajatel taimeri abil oma tegevuste alguse ja lõpuaja salvestada. See meetod on hea mitmesuguste kontoritööde aja registreerimise jaoks ja sobib hästi näiteks projektipõhiste ajatabelite tegemiseks.   
   
3. Tööaja registreerimise seadmed, näiteks Valnese, Begini, Ektaco poolt pakutavad lahendusedNeed on oma olemuselt “sisse” ja “välja” registreerimise seadmed, mis töötavad kas magnetkaardi, kiibi, sõrme- või näojälje tuvastamise põhimõttel. Sageli on need seotud läbipääsusüsteemi või valvelahendustega. Neis endis sisalduv andmete töötlemise võimekus ei tarvitse aga olla tööaegade halduse ja planeerimise jaoks kõige mugavam, nii et kogutud andmed on edasiseks töötlemiseks enamasti mõistlik üle viia mõnda teise tarkvarasse.
   
4. Töögraafikute planeerimise tarkvarad, näiteks StaffLogic
   Siin on fookus töötajate kvalifikatsiooni ja oskuste ning ettevõtte vajaduste väga täpsel kirjeldamisel, et selle info alusel muuta graafikute koostamine võimalikult automaatseks ja kiireks. Nende tarkvarade eduka kasutamise eeldus on suure hulga info sisestamine süsteemi ja selle ajakohasena hoidmine.
5. Tööaja arvestus ERP süsteemi osana
   Tingimuseks on, et teie kasutataval ERPil on see võimekus olemas ning vastavad moodulid on ka töösse rakendatud. Kõik maailma juhtivad ERP tarkvarad, näiteks SAP, MS D365 Business Central (endine NAV) ja Finance & Operations (endine AX), Oracle jt. sisaldavad ühel või teisel määral tööajahalduse funktsioone. Eesti oludes võivad aga osutuda nende lisade juurutus, arendus, haldus ja litsentsid liialt kulukaks. Eeliseks on aga tööaja andmete olemasolu ühtses ressursiplaneerimise ja finantshalduse süsteemis, mis võimaldab neid paremini kasutda äri planeerimise ja kulude optimeerimise eesmärgil.
6. Kombinatsioon eelnevatest
   Kuna tööaja andmed on olulise tähtsusega mitmetes ettevõtteülestes protsessides, siis on mõistlik selle jaoks tööriistade ja -praktikate valimisel vaadata nö. suurt pilti. See tähendab, et arvesse ei võeta vaid tiimijuhi – planeerija eelistusi ja vajadusi, vaid ka seda, kuidas üks või teine lahendus mõjutab raamatupidamist ja finantsi, tootmise ja tarneahela planeerimist, sisseostu jne.

Tööaja arvestuse lahendus – nii ette planeerimise kui tegeliku kasutuse jälgimise jaoks – peaks võimaldama andmeid kasutada just sellistes protsessides, mis on vajalikud teie ettevõtte jaoks tervikuna.

Kas Excel on tööaja arvestuseks hea tööriist?

Arvestades kõike ülaltoodut – nii vajadusi, võimalusi kui riske – siis kas tasub tööaja arvestuse korraldamiseks teha panus Excelile?

Exceli eelised:

• Tasuta või väga madala kuluga
  Kui kasutate MS Office tarkvara, siis on see juba litsentsi hinna sees. Kui mitte, siis on olemas mitmeid alternatiive, nagu Google sheets või Openbook, mis on oma sisult Exceliga väga sarnased.
• Tuttav
  Peaaegu igaüks oskab Excelit mõnel määral kasutada. Kuigi selle võimekus on tegelikult suur ja ekspert-tasemel kasutama õppimine nõuab süvenemist, siis lihtsamate funktsioonidega toimetulek ei ole keeruline ja oma oskuste sammhaaval täiendamine ei ole nii hirmutav kui täiesti uue ja tundmatu süsteemi kasutamine. Seega protsessi sisseviimine võiks kulgeda sujuvalt.
• Paindlik
  Excel on väga paindlik ja kohandatav, selle abil saab oskuslik kasutaja üles ehitada muljetavaldava automaatika ja analüütika.
• Integreertav
  Excel on üks levinumaid formaate, mille kaudu andmeid süsteemide vahel liigutatakse, seetõttu on see hõlpsasti liidestatav teiste andmekogudega.
• Juhendid ja õppematerjalid on saadaval
  Exceli kasutamist saad õppida igas võimalikus vormis – raamatute, videote või kursuste kaudu, oma küsimust guugeldades või kogenumalt kolleegilt abi küsides. Seega ei peaks kasutamine jääma oskuste puudumise taha, kui otsus selle kasuks on tehtud.

Samas tuleb silmas pidada ka Exceli puudusi:

• Lähteandmete õigsuse kontroll
  Enne graafiku loomist on vaja kontrollida personaliosakonnga, et tabelis oleks kajastatud kõik personalimuudatused – liitunud ja lahkunud tööajad; osakondade, rollide ja koormuste muutus jne.
• Valemite ja mallide kontroll
  Kopeerimisel ja käsitsi andmete sisestamisel võivad valemid ja mallid “katki” minna, mille tõttu võivad tekkida olulised vead, näiteks vale koormus, töötaja samaaegne paigutamine mitmele töökohale vms.
• Ligipääsu haldamine graafikule
  Tuleb läbi mõelda kord, kuidas töögraafiku failile pääsevad ligi ainult õiged inimesed, näiteks personaliosakond, palgaarvestus, tööaja planeerijad, tiimide juhid vms. Samas nende jaoks peab see ligipääs olema lihtne, et kõik jooksvad muudatused saaks õigeaegselt registreeritud.
• Andmete turvalisus
  Tuleb leida koht, kus seda faili hoitakse, et oleks tagatud andmete turvalisus ja kaitse.
  

Mugavam lahendus Exceli asemel

Kuigi Excel on töögraafikute loomiseks kasulik tööriist, on spetsialiseeritud töögraafikute tarkvara suuremate meeskondade või keerukamate vajadustega ettevõtete jaoks tõhusam ja paindlikum lahendus.

Kui leiate, et teie tööaja planeerimise, registreerimise ja raporteerimise vajadused on Excelist üle kasvanud, siis soovitame ühe võimalusena kaaluda Personat.

Persona on Eestis loodud pilvetarkvara, kus personalihaldus, tööaegade ja palgaarvestus on ühendatud ühte süsteemi. Need on just need protsessid, mis kõige tihedamalt tööaja arvestusega seotud on.
Persona tööaegade moodul võimaldab Sul tööaegu hallata nii planeerimise ja registreerimise vaates:

1. Töögraafikute planeerimine
– kuust kuusse korduvate graafikute planeerimisel saad kasutada mustreid ja malle
– saad vahetusi kopeerida ja graafikus liigutada
– saad luua ise reeglid vahetuste ja puhkepauside pikkuse jaoks
– saad hoiatuse, kui graafiku koostamisel eksid mõne töö- ja puhkeaja nõude vastu.

2. Tegelike tööaegade registreerimine
– graafik on igapäevaselt uuendatav vastavalt tegelikult töötatud ajale
– integreerides Persona mõne tööaja registreerimise lahendusega, saad tegelikud ajad Personasse importida ja ei pea muudatusi tegema käsitsi.

Väldid eksporte-importe programmide vahel

Kuna Persona personalihalduse moodulis on juba olemas kogu ajakohane info töötajate kohta, sh. koormused, puhkused ja muud töökatkestused, liitunud ja lahkunud töötajad jms, siis ei ole graafiku koostamisel vaja neid andmeid iga kord käsitsi üle kontrollida ja uuendada.

Ja kui võtad kasutusele ka Persona palgaarvestuse, jääb ära tööaja tabelite eksport-import palgatarkvarasse. Kui tiimide või osakondade juhid on kuu lõpus oma üksuse graafiku kinnitanud, on see koheselt raamatupidamise käsutuses tasude arvestamiseks.

Nii oled oma tööaegade arvestuse protsessist välistanud mitmed sammud, mille käigus on suur risk vigade tekkimiseks.

SaaS tarkvarana on Persona kasutuselevõtt lihtne ja kiire, suurtele programmidele iseloomulik  juurutusperiood sellel puudub. Töögraafikute ja palgaarvestusega alustamiseks soovitame siiski võtta mõned tunnid konsultatsiooni.

Persona kasutamise kulu on kindlasti suurem kui Exceli puhul, kuid kokkuhoitud tööaeg toob selle väga kiiresti tagasi. Meie klientide hinnangul on nende ajavõit olnud kuni 40%.

Kui soovid Personat omal käel proovida või kokku leppida personaalse tutvustuse, siis võta meiega ühendust!