Kogu andmeid mõtestatult, mitte rohkem

Andmete kogumise, töötlemise ja andmepõhise juhtimise vajalikkus on organisatsioonides üldiselt omaks võetud ja tunnustatud. See võib aga kergesti jääda vaid jutu tasemele, sest andmete tegelik mõtestatud kasutamine nõuab ettevalmistust, läbimõtlemist ja kokkuleppeid terve organisatsiooni tasandil.

Sirli Vaher on personalitarkvara Persona tooteomanik ja meeskonnajuht Fujitsu Estonias. Enne Fujitsuga liitumist juhtis ta muuhulgas personaliandmete ja palgaarvestuse tsentraliseerimist, ühtse aruandluskeskkonna loomist ning riigiasutuste prsonalianalüüside metoodika väljatöötamist Rahandusministeeriumis, samuti HR dashboardi loomist Tallinna Strateegiakeskuses.

Rääkisime Sirliga, milliseid takistusi ja ohte näeb ta andmete kogumisel ja tõlgendamisel ning miks ettevõtted ja organisatsioonid ei saa andmetest maksimaalselt kasu. Fookuses on just personalitööga seotud andmed.

Milleks koguda andmeid?

Enne, kui üldse mingeid andmeid koguma asuda, peab selgeks mõtlema, mida tahetakse mõõta.

Tüüpilised vead:

• kogutakse liiga palju andmeid;
• kogutakse valesid andmeid.

Tegelikult tuleb koguda vaid neid andmeid, mis on:

• vajalikud mõne mõõdiku jaoks,
• vajalikud palgaarvestuseks,
• seadusega nõutud (saab sageli liidestada registritega).

Kulupõhine mõõdik võib anda vale järelduse

Mõõdikud peavad aitama organisatsioonil liikuda oma eesmärkide poole ja juhtida töötajate käitumist soovitud suunas.

Personali valdkonna eesmärgid peavad olema seotud äri vajadustega – HR ei ole midagi eraldiseisvat. Sellest tulenevalt seatakse ka mõõdikud ja valitakse nende jälgimiseks vajalikud andmed.

Üks levinud lähenemine on mõõdikute esitamine kulupõhiselt. Siin on aga risk teha valesid järeldusi.

Näiteks võib seada mõõdiku, et koolitusteks tuleb kasutada 0.75% töötaja kuupalgast. Lihtne on kokku lüüa koolitusfirmalt laekunud arved ja osalenud töötajad. Kuid kas lisad sinna ka koolitusel veedetud aja eest makstud palga ja muud võimalikud lisandunud kulud? Ja kas koolituseks kulutatud rahasumma töötaja kohta annab sulle tegelikult kasulikku juhtimisinfot?

Varem toiminud mõõdik võib kaotada mõtte

Mõni teine töötaja õpib avalikest allikatest tasuta või kasutab väikese tasuga digitaalseid õpikeskkondi ja teeb seda oma vabast ajast. Tema puhul on justkui eesmärk täitmata. Kui ta pole koolituseks eraldatud raha ära kulutanud, kas ta siis pole arenenud?

Tegelik eesmärk pole aga kulutada, vaid teadmisi tõsta. Nii tuleb tõdeda, et varem toiminud mõõdik samal kujul enam ei sobi.

Personas ei tarvitse kõiki lahtreid ära täita

Andmete ülemäärane kogumine on asjatu ajakulu.

Ka meie personalitarkvaras Personas ei tasu ära täita kõiki lahtreid, mis seal olemas on. Persona kasutamisega alustades tuleb samuti mõelda, mis on andmete kogumise eesmärk.

Igaks juhuks pole vaja koguda näiteks laste ja lähedaste andmeid, juhiloa koopiat või lähetuste üksikasju, kui nendega midagi ei tehta.

Omaette teema on tööaja mõõtmine, millel võib olla erinevaid eesmärke. Näiteks kui mõõdad tööaega selleks, et arvutada teatud protsessi/ toote/ teenuse kulu, siis tuleb ka ületunnid ja tasuliigid oma tarkvaras väga korrektselt ja detailselt seadistada.

Millises tarkvaras andmeid hoida

Kui mingit liiki infot kasutatakse erineval otstarbel ja eri üksustes, mis oma põhiprotsessiks kasutavad erinevaid tarkvarasid, siis tekib küsimus, kus seda infot koguda ja hoida, ehk “kus elab tõde”.

Näiteks tööaja mõõtmine tootmises on tähtis, sest ajakulu mõjutab oluliselt toodete hinda ning töötajate tasustamine on väga detailselt komponentide ja kulukohtade kaupa paika pandud. Sageli on selle mõõtmine seotud tootmisseadmete kasutamisega ja liigub sealt tootmise juhtimise süsteemi või ERPi.

Samas puudumised, puhkused ja haiguslehed tulevad personalitarkvarasse, näiteks Personasse, ja tootmise planeerimise süsteem peab selle info kätte saama. Sel juhul aitab süsteemide liidestamine ja andmete vahetus.

On vaja hoolikat planeerimist, et luua tarkvarade ökosüsteem ning seada paika reeglid selle kohta, millised andmed kust kuhu ja mis kujul saadakse ning kus on kõige mõistlikum neid hoida.  

Andmed kui võimu märk

Eri osakonnad ja huvigrupid püüavad tavaliselt nö. tekki enda poole tõmmata, et andmeid hoida just enda süsteemis. See võib takistada ettevõtte kui terviku jaoks optimaalse andmehalduse ja töövoogude loomist.

Samasugust kalduvust toetavad kahjuks ka tarkvarapakkujad, kelle süsteemides on kliendi jaoks teatav kattuvus – näiteks HR tarkvarad, uksekaardi- ja läbipääsusüsteemid ning tootmistarkvarad. Igaüks püüab müüa oma toodet kõige selle juurde kuuluvaga.

Kliendile oleks kasulikum, kui tarkvaraettevõtted aitaksid neil luua osakondadeülese vaate – kaardistada andmed ära ja koostada ettevõtte kui terviku eesmärki teeniv lähenemine. Selle alusel saab otsustada ka andmete kogumise ja hoidmise kohad ning andmevahetuse viisid. Ettevõtete sees on see võimekus sageli nõrk ja väline toetus oleks suureks abiks.

Astume kliendi kingadesse

Sellest tuleneb meie üleskutse tarkvarapakkujatele: olla rohkem kliendi poolel ja mõista nende vajadusi, mitte pelgalt peale suruda oma toodet ja lähenemist.

Kliendile saab rohkem väärtust luua, lahendades nende tegelikke andmehalduse vajadusi. Ühe väikese lõigu lahendamisega võib tervik jääda nägemata.

Persona praegustele ja tulevastele klientidele püüame me soovitada nende jaoks kõige mõistlikumat lahendust kombinatsioonis teiste tarkvaradega. Pole tingimata vaja kõiki andmeid hoida Personas, kui mõni teine süsteem haldab teatud osi paremini.

Kuidas toetada kliendi juhtkonda andmehalduse alal?

Tervikut üksikute tarkvarade taga näevad just need kliendid, kus juht on pädev ja pühendunud ning soovib andmete parimaks kasutamiseks katsetada ja lahendusi otsida.

Kes peale tippjuhi teab ettevõttes veel paremini, et iga liigutus, iga manuaalne töö ja dubleerimine on kulu?

Paraku näeme kliente, kes ostavad eri tarkvarasid ja mooduleid, omamata selget ettekujutust nende otstarbest, ja lõpuks kasutavad neid vähe või üldse mitte.

Kuidas aidata ettevõtte juhtkonnal andmehaldust mõista? Vaja on asja mõte ja väärtus selgeks teha lihtsas keeles! Juhid, kes on sageli mõne muu valdkonna asjatundjad, ei tarvitse andmehalduse detailides orienteeruda ja ega osata ka küsida.

100-leheküljelist analüüsi ei loe keegi, aga lihtne skeem ühel lehel selgitab palju ning aitab vältida raiskamist nii aja kui raha mõttes.

Kes vastutab andmete ja mõõdikute eest?

Mõõdikute ja andmekasutuse teema peab olema juhtkonnas konkreetselt kellegi vedada, nö. tema oma. Vastasel juhul tegutseb iga üksus eraldi oma vahendite ja tarkvaradega.

Enamuses ettevõtetes on mõõdikud küll olemas, aga raske on hinnata, kui paljudes on need süsteemsed ja mõõdavad õigeid, eesmärke toetavaid asju. Vähe on neid, kes kasutavad igal sammul tekkivaid andmeid maksimaalselt ära.  

Loov mõtlemine andmete kasutamisel

Näiteks saab hinnata töötajate haiguspäevade kulu ettevõttele ning tervise edendamise meetmete tõhusust, kui on teada nii kulu töötajate tervise edendamisele kui ka puudumised. Sageli mõõdetakse ka töötajate pühendumust, rahulolu ja meeleoulu, kaardistakse töö efektiivsust jne. Need andmed on abiks puudumiste tõlgendamisel.

Juhtkond saab need ühtseks analüüsiks kokku koondada isegi siis, kui need on ettevõttes erinevate üksuste hallata. Tulemuse alusel on võimalik ennustada haiguspäevi ja planeerida tervisetegevusi. 

Andmete tark kasutamine on kindel konkurentsieelis.

Loe järgmisest loost, kuidas juhte muutuste läbiviimisel ja mõõdikute kasiutamisel toetada.