Eesti Loto: Persona täitis meie ootused personalitöö automatiseerimiseks
| Lühidalt: Klient: Eesti Loto Töötajate arv: 62 Kasutuselolevad Persona moodulid: personalihaldus, palgaarvestus, töögraafikud, iseteenindus. Vajadus: – viia personalihaldus Excelist välja – viia töögraafikud paberilt tarkvarasse – anda töötajatele ligipääs oma andmetele ja lihtsustada infovahetust Tulemus: – personalitöötaja jaoks on töö nüüd palju mugavam – töögraafikute tegemine tarkvaras on lihtsam ja võimaldab selle üksuse töötunnid võtta palgaarvestuse aluseks ilma mingite vahetoiminguteta – see hõlbustas palgaarvestust – töötajatel on iseteenindusportaalis ligipääs paljudele neid puudutavatele andmetele ja võimalus taotleda nende muutmist – puhkuste planeerimine toimub Personas – ühtseks töövooks on seotud avalduste esitamine, nende kinnitamine ja puhkusegraafikute – igal töötajal on täpne ülevaade oma puhkupäevadest koos nende kehtivusajaga |
Eesti Loto võttis Persona kasutusele 2023. aasta keskel, olles nüüdseks seda kasutanud üle pooleteise aasta.
Rääkisime personalijuhi Evelin Mardimi ja pearaamatupidaja Katrin Ruusiga, mida Persona abil sooviti saavutada ja kuidas see seni on õnnestunud.
Varem personalihalduse tarkvara kasutusel ei olnud
Katrin: Enne Persona kasutuselevõttu Eesti Lotos personalihalduse tarkvara ei olnud. Lahendust otsima asudes olid aga seatud kindlad eesmärgid, mida selle abil sooviti saavutada.
Lahendamist vajasid järgmised valukohad:
- Kogu personalihalduse töö toimus Excelis – sellest oli soov vabaneda ning hakata töötajate andmeid haldama süstematiseeritult ühes tarkvaras;
- Töögraafikuid tehti paberil ja Excelis – ka selle soovisime viia tarkvarasse ja siduda palgaarvestusega;
- Puhkuste planeerimise tahtsime saada Excelist välja, et lihtsustada avalduste käsitlemist ja puhkuseaja arvestust;
- Soovisime töötajatele anda ligipääsu oma andmetele ja võimaldada lihtsamat suhtlust ettevõttega läbi iseteeninduse.
Persona osutus valikute hulgast kõige optimaalsemaks
Katrin: Sobivat lahendust otsides tutvusime ka mitme teise tarkvaraga. Valik langes Persona kasuks, sest nägime selles funktsionaalsuste ja teenuse hinna parimat kombinatsiooni.
Kindel otsus oli algusest peale kasutusele võtta kõik moodulid – nii personalihalduse, palgaarvestuse, töögraafikute kui töötajate iseteeninduse osad.
Tööd alustades kasutasime andmete sisestamiseks standardset põhiandmete impordi tabelit, hiljem täiendasime andmeid juba otse programmis. Palgaandmete impordi tegi Persona tiim.
Koolitusi Persona kasutamiseks me ei tellinud, saime töö selgeks juhendite ning klienditoe abiga.
Personalitöö mugavus on oluliselt suurenenud
Evelin: Suurima võiduna näeme personalitöö muutumist efektiivsemaks ja lihtsamaks – andmed on personalitöötajale kiiresti kättesaadavad, lihtsasti hallatavad ja erinevatele osapooltele samast keskkonnast kättesaadavad.
Hindame väga avalduste automatiseerimise, kinnitusringide määramise võimalust ja töötajatega seonduva dokumentatsiooni hoidmist ja haldamist Personas. Kuigi kinnituste protsessi kaasatud inimeste arv ei ole vähenenud, on see nüüd lihtsam ja võtab kõigil palju vähem aega.
Tooksin esile ka koolituste haldamise funktsiooni. Kasutan seda aktiivselt ja olen rahul – see katab meie vajadused.
Saame Persona abil oma protsesse lihtsustada ja sellest tulenevalt vigu vältida. Automatiseerimine ongi sellise haldustarkvara pluss.
Iseteenindus hoiab kokku aega ja annab suurema läbipaistvuse
Katrin: Meile on tähtis töötajate mugavus, mida Persona iseteenindus võimaldab. Näiteks saavad töötajad ise oma palgalehti vaadata, neid ei pea enam saatma. Nad saavad näha enda kohta käivaid andmeid ning teha mugavalt avaldusi.
Näiteks prillikompensatsiooni jaoks oleks personalitöötaja varem pidanud vormistama juhatuse otsuse ja tegelema selle menetlemisega. Läbi Persona iseteeninduse esitatud avalduse saab aga lihtsalt ja kiiresti süsteemis ära kinnitada.
Iseteeninduse kasutuselevõtt oli meie kindel soov juba tarkvara valimise käigus ja suures osas saime iseteenindusest kõik, mida lootsime. Töötaja näeb oma palgalehti ja puhkusepäevi ning saab teha avaldusi. Need võimalused olid varem piiratud.
Töögraafik Personas hõlbustab palgaarvestust
Kuna Personas on tegemist ühtse andmebaasiga, siis liiguvad töötajate koormused ja tunnid otse palgaarvestusse ja need saab tasu arvestamisel aluseks võtta ilma mingite lisatoiminguteta – manuaalse sisestuse või ekspordi-impordita.
Katrin: Töögraafikute viimine paberilt ja Excelist tarkvarasse oli oluline võit. Graafiku alusel töötab meil umbes 10 inimest ja selle üksuse juhil on nüüd palju lihtsam nende tööaega planeerida.
Oleme enamasti leidnud oma vajadustele lahendused, mis töötavad. Näiteks leidsime võimaluse, kuidas pidada arvet loosimiste vaatlejate töö üle, mida tasustame mitte aja, vaid korra alusel – vormistame selle Personas tükitööna.
Persona on SaaS tarkvara, kus kohandusi saab teha teatud ulatuses
Evelin: Olen varem kasutanud teistsuguseid programme ja minu jaoks olid mõned asjad harjumatud. Näiteks ei saa ma ise andmeid programmi importida, vaid seda peab tegema keegi Persona tiimist. ¹ Näen importimise vajadust juhul, kui soovin teatud info lisada kõigile töötajatele – näiteks kõigi töötajate iga-aastased tasustatud tervisepäevad.
Meie tervisepäevad ei vasta täpselt Personas seadistatud parameetritele. Seadistust ei saa ka muuta nii, et see kajastuks meie tingimustele vastavalt nii tööaja, puhkuste kui ka tasu arvestuse mõttes. Loodame, et leiame sellele peagi lahenduse. ²
Ka iseteeninduse juures on tekkinud mõned olukorrad, kus vajaksime ligipääsuõiguste määramisel suuremat paindlikkust.
Ootame iseteeninduse funktsioonide laienemist
Iseteenindusportaali uuendamine on viimase aasta jooksul olnud Persona meeskonna fookuses, aga mõtteid ja soove on ootel veel terve hulk.
Evelin: Sooviksin personalijuhina ise määrata, milliste andmete muutmisel töötaja poolt tuleb mulle teavitus (st. avalduse esitamine ja vajadus seda kinnitada) ja milliseid andmeid saab töötaja muuta ise. Näiteks ma ei sooviks teavitust, kui töötaja muudab oma postiaadressi. Samas arvestust mõjutavate andmete muutmisel on teavitus tähtis. ³
Katrin: Kogesime olukorda, kus andmetele ligipääsu õigusi ei saanud määratleda piisavalt täpselt. Näiteks osakonna juhile sain seadistada oma osakonna kohta suure hulga info nägemise õiguse, sh lepingud ja palgad, kuid seda ei pea ta nägema kogu ettevõtte kohta – tema õigused piirduvad oma osakonnaga. Sellega seoses ei näe ta aga kogu ettevõtte puhkuste plaani. Samas tiimiliige, kel pole ligipääsu palgainfole, saab vaadata kogu ettevõtte puhkuseplaani iseteeninduses. Ka polnud võimalik seadistada nii, et kõik kasutajad näeksid kõikide töötajate sünnipäevasid, sest hetkel on see piiratud ainult osakonnaga, kuhu töötaja kuulub. ⁴
Soovitame Personat personalitöö automatiseerimiseks
Katrin: Persona on personalitöö automatiseerimiseks hea tööriist. Meiesugusele ettevõttele, mis pole väga suur ja mis vajab personalihaldust ja töögraafikuid ning samas tarkvaras ka palgaarvestust, on Persona väga ideaalne töövahend. See täidab oma ülesanded täpselt võimekuse kohaselt.
Kuna tegemist on SaaS tarkvaraga, siis peab arvestama teatud piirangutega erisuste ja ettevõttekohaste seadistuste tegemise juures. Kõik võimalused funktsionaalsustes tasub läbi kaaluda juba tutvumise faasis.
Persona meeskonna kommentaarid:
¹ Oleme täiendamas funktsionaalsust, et kliendid saaksid võimalikult palju andmied ise importida. Mitmes kohas on see juba praegu võimalik ja jätkame arendusi sellel suunal.
² Tervisepäevad on tõesti, kus klientide soovid arvestuse osas on väga erinevad ja kohati vastupidised. Personasse on loodud praktikas enimlevinud arvestusviis. Ka siin oleme nuputamas lahendust, et muuta see klientidele rohkem kohandatavaks.
³ Kõigi andmete muutmine ainult läbi kinnituse on üks Persona andmebaasi aluspõhimõtteid. Andmete õigsuse tagamiseks on seatud reegel, et töötajad ei saa teha muudatusi otse andmebaasis. Sageli on klientidel Persona liidestatud järgmiste tarkvarade või intraneti/kodulehega ning vajalik on tagada, et süsteemides andmed ei muutuks pelgalt töötaja tegevuse tõttu.
⁴ Kasutajate ligipääsuõiguste detailsem määratlemine on samuti arenduses ja saab peatselt lahendatud.
