Persona iseteenindus säästab juhtide aega ja annab töötajale aktiivse rolli

HR tarkvara peetakse sageli vaid HR osakonna asjaks, millesse teised organisatsiooni osad peaaegu ei puutu. See arvamus on aga tänu iseteenindusportaalidele nüüdseks aegunud.

Töötajate iseteenindus HR tarkvaras on osa personalihalduse töövoost – uus suhtluskanal tööandja ja  töötajate vahel, mis kaotab kõigi osapoolte jaoks ära hulga aeganõudvaid manuaalseid tegevusi.

Fujitsu Estonia HR tarkvara Persona on viimastel aastatel arendatud just iseteeninduse fookusega ja see töö on saanud tunnustuse ka Eesti HR seltsi poolt, kui Persona valiti “Aasta IT lahenduseks 2024”.

Kes võidavad iseteeninduse kasutamisest?

Töötajate andmete haldus ja nende kasutamine erinevates äriprotsessides on hädavajalik tegevus, mis peab toetama organisatsiooni peamisi eesmärke, kuid see ei tohiks ise võtta liiga palju ressursse ja aega.

Sirli Vaher, Persona ärisuuna juht: “Iseteenindusportaal pole tööriist vaid üksikute rollide jaoks organisatsioonis, vaid see toob kasu kõigile töötajatele – säästab aega, parandab suhtlust töötaja ja tööandja vahel, loob usaldust ja läbipaistvust. Need on väärtused, mida otsitakse ja mida meil on õnnestunud pakkuda.”

Iseteenindusportaali kasutamisest võidavad:

• Juhid
• Töötajad
• HR ja raamatupidamine

Vaatame lähemalt, mida Persona neile kasutajagruppidele pakub.

Juhi kui ettevõttele kalleima tööaja kokkuhoid

Alustame neist, kelle võitudele HR tarkvaraga on kõige vähem tähelepanu pööratud – juhid.

Juhi tööaeg on ettevõttele kõige kulukam, aga ta peab osalema väga paljudes protsessides ja töövoogudes. Seetõttu tasub otsida iga võimalust, et kokkupuude protsessiga oleks sujuv ja kiire. Sageli on juhi ülesanne vaid kinnituse andmine, kuid vastava dokumendini jõudmine, selle leidmine ning seejärel õigele isikule edasi saatmine on tülikas ja aeganõudev.

HR protsessides on need kinnitused tavaliselt seotud puhkuse, töökoormuse, töötasu, töögraafiku, hüvede, kulude, koolituste ja muu sellisega.

Juhi peamised võidud Persona iseteenindusportaalist:

• Automaatsed teavitused kinnitust ootava tegevuse või dokumendi kohta;
• Otselink selle kinnituse andmiseks;
• Kinnitamine toimub tarkvaras, ilma dokumente alla ja üles laadimata;
• Teavitus kinnituse kohta suundub automaatselt sellele isikule, kes peab tegema järgnevad toimingud;
• Kõik töötajaid puudutav info on juhi jaoks ühes portaalis koos (palgainfo, erinevad aruanded, kontaktid jm);
• Kui juht saab administratiivsed tegevused tehtud ja info leitud kiiresti ning mugavalt, jääb tal rohkem aega inimeste tegelikuks juhtimiseks.

Töötaja kogemus suhtluses tööandjaga

Väljaspool tööd on inimesed harjunud kasutama portaale ja äppe, mis võimaldavad ise oma (digi)tegevusi hallata, andmeid vaadata, muuta jne. Need kanalid on arenenud väga lihtsaks ja kiireks ning teenusepakkujad võistlevad, et pakkuda kliendile aina suuremat mugavust.

Täpselt sama ootus on inimestel ka suhtluses tööandjaga:
– lihtne ligipääs;
– keskkonna kasutusmugavus;
– informeeritus võimalustest;
– osalemine, ise tegevuste teostamine.

Varem oli info edastamine valdavalt ühesuunaline: tööandja küsis ja töötaja andis andmed, mis salvestati nii, et töötajal polnud neile ligipääsu. Kõik küsimused esitas töötaja e-posti, telefoni või füüsilise kohtumise teel.

Iseteeninduse kasutamine toob sellesse kaks olulist ja põhimõttelist muutust:

• Töötajal on võimalus igal ajal ise vaadata ennast ja oma töösuhet puudutavaid andmeid;
• Töötaja saab andmeid ise lisada või nende muutmist algatada – näiteks hariduse, koolituste, aadressi, pangakonto osas, lapse sünni korral jne.

Töötaja muutub passiivsest aktiivseks osapooleks

Selles on nii praktiline kui tunnetuslik kasu.

Praktilise poole pealt ei tarvitse töötaja iga detaili HR osakonnast pärida, kui tal selleks vajadus tekib, ja HR töötaja ei tarvitse vastust oma süsteemidest otsida. Kõige sagedasem näide sellisest päringust on puhkusepäevade jääk.

Praktilise kasu kõrval on aga töötaja jaoks äärmiselt oluline ka tunnetuslik väärtus – tal on ennast puudutavatest andmetest ülevaade ning ta pääseb neile ligi. See annab kindlustunde ja loob usaldust töötaja ning tööandja vahel. Lõpuks moodustab see osa töötaja rahulolust.

HR töötajate ja palgaarvestuse ajasääst iseteenindusega

See on kõige tuttavam osa iga HR tarkvara iseteenindusportaali kasudest rääkides – nimelt ajasääst ja vigade vältimine personalispetsialistide ja raamatupidamise/ palgaarvestuse jaoks.

Kokkuvõtvalt moodustavad selle järgmised komponendid: 

1. Vähem infopäringutele vastuste otsimist – näiteks mitu puhkusepäeva (õppepuhkust/ lapsepuhkust jne) mul veel on? Kas saan puhkuse võtta vaid viieks päevaks? Kui palju oli mul sel kuul töötunde (ületunde/ öötunde/ nädalavahetuse tunde)?
   
2. Vähem e-maile ja telefonikõnesid – paljudele küsimustele leiab töötaja portaalist ise vastuse.
   
3. Vähem andmesisestust HR osakonnas – kui töötaja saab enese kohta esitatava info sisestada otse süsteemi, ei tarvitse keegi seda e-mailist või muust dokumendist ümber kirjutada.
   
4. Sujuv puhkuste planeerimine – kui töötaja näeb enda tiimis juba planeeritud puhkusi ja kehtivaid reegleid puhkuse võtmiseks, saab avalduse esitada sobivale ajale ja õigel kujul. Juht kinnitab avalduse (või lükkab tagasi) süsteemis ühe klikiga ning kinnitatud puhkus liigub edasi ajagraafikusse.
   
5. Töögraafiku ja tegelike ning planeeritud töötundide lihtne ja täpne edastamine töötajatele. See annab töötajale selge ülevaate ja kindlustunde töö õiglase jaotamise ning eeldatava tasu suhtes.

Iseteeninduse varjatud lisaväärtused

Siin mõned olukorrad, kus Persona täidab suuremat rolli kui vaid HR tarkvara ja toimib teatud mõttes ettevõtte siseveebina.

1. Sisekommunikatsioon: töötajatele olulise info edastamine
   Persona iseteeninduse kaudu saad edastada info tööaegade, puhkusereeglite, sisekorra- ja ohutusreeglite kohta.
   
2. Dokumendihaldus: avalduste käsitlemine ja dokumentide allkirjastamine
   Persona iseteeninduses saavad töötajad esitada kõikvõimalikke tööga seonduvaid avaldusi, näiteks puhkuseavaldused, koormuse muutmine, hüvitiste taotlemine jne.  
   Töötajad saavad kinnitada neile suunatud dokumentidega tutvumist.
   Tänu Persona ja ja Dokobiti liidesele saab dokumente digiallkirjastada otselingi kaudu, ilma dokumente alla laadimata. 
   
3. Esemete haldus
   Persona iseteeninduse kaudu on nii tööandjal kui töötajal ülevaade, millised esemed on töötaja käsutusse antud ja kas ning millal ta on nende kättesaamist kinnitanud. See on laohalduse minivariant töötajatele antud esemete kohta.
   
4. Ettevõtte siseinfo jagamine
   Iseteeninduses on olemas sinu meeskond ja nende kontaktid, meeskonna töö- ja puhkusegraafik, sünnipäevad.  Kasutaja saab erinevaid meeldetuletusi seadistada kas e-postile või Persona töölauale (näiteks aeguvad dokumendid, lähenevad puhkused, kinnitamist ootavad dokumendid jne). Tööandja saab ise teateid luua ja saata neid kõigile töötajatele nende iseteenindusportaali avalehele. Suurema infovahetuse Personaga saab vajadusel sisse seada avaliku API kaudu. 
   
5. Ettevõtte brändimine enda töötajatele
   Iseteenindusportaalis on mitmeid võimalusi, kuidas seda bannerite, piltide ja tunnusvärvidega kujundada just teie ettevõtte nägu. Nii esindab ka see suhtluskanal tööandja sõnumit ja toetab emotsionaalset pühendumust ning seotust brändiga.

Onboarding valmimas 2026. aastal

Suur samm Persona kasutusmugavuse suurendamiseks ja enamate töötaja elukaare etappide katmiseks on 2026. aasta algusesse planeeritud onboardingu mooduli valmimine.

Sellega kaob ära vajadus töötajalt korduvalt tema andmeid küsida ja neid programmi sisestada. Luuakse uue töötaja ankeet, millelt kõik vajalikud andmed liiguvad edasi Personasse. Selle ankeedi saab iga ettevõte koostada iga rolli või ametikoha jaoks täpselt oma vajaduste järgi, lisades või eemaldades andmeväljasid.

Onboardingu funktsionaalsus on ehitatud HR protsessi loogika järgi, kus iga eelnev samm suunab järgmise tegevuse juurde. Selle osaks saab ka teatud dokumentidega – näiteks ohutusnõuetega – tutvumise kinnitamine tööleasumisel.

Arendusjärjekorras on ka off-boardingu funktsionaalsus ja töötajate tagasiside ning uuringute läbiviimine.

See lugu ilmus esmakordselt Äripäeva Personaliuudiste portaalis.