Palgaarvestus Excelis või spetsiaalses programmis?

Palgaarvestus on vältimatu osa iga ettevõtte toimimisest. Kui seda tehakse ettevõttes oma jõududega, ilma välise raamatupidamisbüroo teenuseid kasutamata, tuleb valida selleks sobiv tarkvara.

Palgaarvestuse programme on saadaval mitmeid, väga erineva funktsionaalsuse, võimekuse ja hinnaga. Paljud väiksemad ettevõtted aga eelistavad teha palgaarvestus Excelis.

Järgnevalt vaatleme selle valiku eeliseid, aga ka probleeme ja riske, ning kõrvutame Excelit palgaprogrammi võimalustega järgmiste punktide haaval:

1. Exceli eelised palgaarvestuses
2. Exceli puudused palgaarvestuses
3. Millele tähelepanu pöörata, tehes palgaarvestust Excelis
4. Millal võtta kasutusele palgaarvestuse programm
5. Palgaarvestuse programmi eelised Exceli ees
6. Üks võimalik programm: Persona

Tööajaarvestusest Excelis saad lugeda siin

Exceli eelised palgaarvestuses

Exceli eelised tulenevad asjaolust, et see on levinud, paljudele tuttav ja suurte võimalustega rakendus.

• Kättesaadav: Excel on laialt levinud tarkvara, see on kõigile kättesaadav ja peaaegu igas tööarvutis olemas – kohe kasutusvalmis!
• Tuttav: Olles harjunud seda vähemalt mingil määral kasutama, on seda lihtne omaks võtta ka tööolukorras. Vajaduse korral saab kasutaja oma oskusi ettevõtte vajaduste kohaselt täiendada. Kasutusharjumus on olulisem tegur, kui arvtakse – tarkvarajuurutused ebaõnnestuvad sageli just seepärast, sest koolitus jääb napiks ja kasutajad ei võta uut programmi omaks.
• Kohandatav: Excel on võimaldab luua just sellised tabelied ja valemeid, mis vastavad konkreetse ettevõtte vajadustele. Näiteks kui ettevõttel on unikaalne boonussüsteem, saab Excelis sellele vastava valemi luua.
• Kulud on madalad: Excel nõuab ainult esialgset ostu või Office 365 litsentsi tellimist. Puuduvad juurutus- ja uuendamiskulud ning igakuised litsentsitasud. Kui ettevõte on alles alustamas ja kulutus on kriitiline, leiab Excelis palgaarvestuse tegemiseks internetist hulgaliselt tasuta juhendeid ja näidiseid.

Exceli puudused palgaarvestuses

Siiski on sellel esmapilgul soodsal ja kättesaadaval lahendusel oma puudused. Mõtle, kui olulised need sinu jaoks on!

• Vigade risk: Lahtritesse käsitsi numbrite sisestamine või mõni ekslik tegevus võib tekitada valemites vigu. Sel juhul annab ka kõige peenemalt üles ehitatud ja valemitega automatiseeriud tabel vigase tulemuse, mis ei pruugi ilmneda enne, kui tasud on töötajatele välja makstud. Palgaarvestaja peab olema sellise Exceliga töötades äärmiselt tähelepanelik.

• Ajamahukus: Exceli kasutamine palgaarvestuses nõuab palju manuaalset tööd. Kui töötajaid on juba mõnikümmend, tuleb iga kuu käsitsi sisestada ja kontrollida sadu ridu andmeid. Sadade töötajate puhul muutub see mõeldamatuks.

• Andmete turvalisus: Kus te oma palga-Excelit hoiate? Raamatupidaja arvutis, kus see võib arvuti rikke korral hävineda või arvutiga koos kaotsi minna? Või mõnes avalikus serveris, kus delikaatsed palgaandmeted võivad eksikombel avalikuks saada? Ka tabelite e-postiga saatmine ei ole enam tänapäevaste turvareeglitega vastavuses.

• Funktsionaalsus: Kuigi Excel on võimas tööriist, eriti nende käes, kes seda põhjalikult tunnevad, ei pruugi see pakkuda kõiki vajalikke funktsioone seoses palgaarvestusega. Näiteks tuleb maksuarvutusi, puhkuse- ja haigusetasusid ning aruandlust sageli käsitsi korrigeerida. Sisuliselt peab raamatupidaja oma teadmistega tegema ära tarkvara arendaja-seadistaja töö.

Millele tähelepanu pöörata, kui teed palgaarvestust Excelis

Kui sinu ettevõte on praegu veel sedavõrd väike, et palgaarvestus Exceliga ei käi üle, siis siin on mõned kriitilised asjaolud, millele kindlasti tähelepanu pöörata, et vältida ootamatuid ja ebameeldivaid üllatusi.

• Kontrolli üle töötajate andmed: Enne iga palgaarvestust pead üle kontrollima, kas keegi on lahkunud või lisandunud, kas kellelgi on koormus muutunud, kas ja millal oldi puhkusel või haiguslehel. Ühe töötaja unustamine või valesti märgitud tööaeg võib mõjutada kogu palgaarvestust ja sellega seotud aruandlust. Näiteks kui töötaja on puhkusel, kuid seda pole tabelis märgitud, makstakse talle ilmselt täispalka. Viga kandub edasi puhkusejäägi, keskmise töötasu jm. arvestustesse ning riiklikku aruandlusesse. Kõige selle parandamine on tülikas ja kulutab asjatult aega.

• Kontrolli üle valemid: Eriti lihtne on vigade tekimine suurtes tabelites. Ja samavõrd keeruline on neid sealt leida! Iga kuu tuleks valemite toimimine enne palgaarvutust üle vaadata. Nii vähendad vigade riski ja eriti nende ülekandumist kuust kuusse.

• Varunda regulaarselt andmeid: Seda oleme kõik sadu kordi kuulnud, aga ikka juhtub see, mis juhtuma ei peaks ja ketaste taastajatel ei saa töö otsa… Kujuta ette olukorda, kus kõik teie palgaandmed kaovad üleöö! Oma palga-Excelist tee varukoopiaid regulaarselt ja turvalistesse kohtadesse.

Millal võtta kasutusele palgaarvestuse programm?

Exceli eeliseid ja puudusi kõrvutatdes tuleks küsida, kas Exceli riskid ja töötajate ajakulu on ikka väärt mõne SaaS tarkvara kuutasu kokkuhoidmist.

Mõtle neile asjaoludele:

• Ajasääst: Kui palju aega praegu kulub iga kuu kõikide andmete sisestamiseks ja kontrollimiseks Excelis? Kas oled kindel, et tegemist on kokkuhoiuga? Arvuta see päriselt läbi! Töötajate aeg tuleb ju töötasuna kinni maksta. Professionaalne palgaarvestuse tarkvara teeb sama töö ära sekundite või minutitega.
  
• Töötajate arv: See seostub kõigi eelnevalt välja toodud riskidega. Mida rohkem on töötajaid, seda suurm on ajakulu käsitsi tööle, seda suurem on risk teha vigu ja seda tülikam on vigu parandada. Üldjoontes ei ole mõistlik 30…40 töötajast alates enam Exceli peale loota.
  
• Palgasüsteemi keerukus: palgaarvestuse programm pakub lisaväärtust eriti siis, kui teie ettevõtte palgaarvestus on keeruline, näiteks erinevate boonuste või komisjonidega, või saadakse tasu töötamise eest erinevates üksustes ja rollides.

Palgaprogrammi eelised Exceli ees

Siin on mõned olulised argumendid, mis räägivad palgaarvestuse programmi kasuks Exceliga võrreldes.

• Väheneb veaoht: Kui Excelis vastutate ise kõigi varemite ja arvtuste õigsuse eest, siis tarkvara pakub valideeritud lahendusi. Programmi pakkuja on neid arvutusi korduvalt testinud ja seda kasutavad tõenäoliselt veel paljud teised kliendid. Nii ei pea sa muretsema, kas kõik on korrektselt arvestatud.

• Seadusandluse muudatused viiakse programmi sisse: Kui maksuseadused muutuvad, siis teie Exceli tabel on aegunud. Peate ise nuputama, kuidas uued määrad, protsendid, hüvitised jms sinna sisse panna. Tarkvara aga uuendatakse teie jaoks ära, selle üle ei pea te muretsema.

• Kasutusmugavus: Excel on väga universaalne ja mingist hetkest pole see enam eelis, vaid puudus. Mõistad, et see pole kõige parem tööriist käesoleva ülesande jaoks. Kujutage ette liidest, mis on loodud just palgaarvestuseks, mitte üldiseks tabelite töötluseks – seda kasutajakogemust pakuvad professionaalsed palgaarvestuse programmid.

• Turvalisus: Kaasaegne palgatarkvara tagab, et teie andmed on turvatud. Te ei pea ise tegelema oma serveri hankimise ja hooldamisega ega andmete varundamisega. Pilvetarkvara kasutades saate tööd teha asukohast sõltumata ja turvalisuse üle muret tundmata.

• Integreeritud funktsioonid: Palgaarvestus ei ole eraldiseisev töölõik, vaid on tihedalt seotud ettevõtte teiste protsessidega. Need on näiteks personalihaldus, lepingute sõlmimine, puhkusearvestus, tööaegade planeerimine ja registreerimine, riiklike aruannete esitamine jms. Kasutades palgatarkvara, mis ise katab ka neid protsesse või võimaldab need töövood hõlpsasti liidestada, vähendate manuaalset tööd ja ajakulu veel mitmekordselt.

Üks sinu võimalustest on Persona

Kui kaalud oma palgaarvestuses Exceli vahetamist spetsiaalse programmi vastu, siis tutvu Personaga.

Persona ühendab endas personalihalduse, tööaja- ja puhkusearvestuse ning palgaarvestuse. See on lihtsa intuitiivse ülesehitusega, mistõttu töö alustamine sellega on lihtne. Nagu SaaS tarkvarade puhul tavaline, maksad vaid kasutusmahule vastavat kuutasu. Abivalmis tasuta kasutajatugi on alati vaid telefonikõne või e-maili kaugusel.   

Kuni 50 töötaja korral algab kuutasu 143 Eurost, mis sisaldab nii personalihalduse kui palgaarvestuse funktsioone.

Vaata lähemalt!