Sirli Vaher: HR entusiastist Persona tootejuhiks

Sirli Vaher on meie tarkvaraosakonna toote- ja meeskonnajuht. Tema vastutada on Persona ehk personalihalduse, tööaja planeerimise ja palgaarvestuse tarkvara arendamine. Persona on Eestis vanim ehk 25 aastat turul olnud eestlaste poolt eestlastele loodud  HR tarkvara.

Enne Fujitsuga liitumist töötas Sirli nii era- kui ka avalikus sektoris, sellest viimased kümme aastat just HR-tarkvara tellijana: “Olen eluaeg personali alal töötanud – palgaarvestajast strateegilise personalijuhini välja. Nagu muud valdkonnad, liikus ka HR automatiseerimise suunas ja tundsin huvi, kuidas tarkvara arendatakse ning mis tunne on istuda teisel pool lauda ehk olla arendaja. Nii leidsingi Fujitsu.”

IT-teadmised pärinevad elukoolist

Suurema osa IT-teadmistest on Sirli omandanud kogemuse kaudu: “Tehnilist IT-haridust mul pole. Mul on kraad haldusjuhtimises, magistriõpingud tegin organisatsioonikäitumise ja psühholoogia erialal. Suure osa IT-teadmistest andis mulle töö avalikus sektoris, kus puutusin kokku ja vedasin personali- ja palgaarvestuse tsentraliseerimist erinevates etappides nii riigiasutustes kui ka Tallinna linnaorganisatsioonis. Olen ise olnud tarkvara tellija ja tean väga hästi, mis tunne on olla klient ja mida ta tarkvaralt ootab.”

Sirli eelis on personali- ja IT-valdkonna ühendamine: “HR inimesed tahavad alati probleeme koos lahata ja lahendusi kommunikeerida, IT-inimesed on pigem tehnilised ja keskendunud oma ülesandele. Arvan, et kombineerides oma kogemust tarkvara tellija ja arendaja rollis, saan murda piire ja olla efektiivsem nii kliendi kui ka meie ettevõtte jaoks.”

Vaja on pingetaluvust ja otsustusjulgust

Tarkvaraosakonna toote- ja meeskonnajuhina on Sirli tööks Persona toote juhtimine: “Vastutan tarkvara arendamise, meie inimeste, klientide ja finantstulemuste eest. Panen paika strateegilised suunad ja tegevused, kuidas toodet arendada. Kaardistan kliendi vajadusi ja veendun, et arendused saaks õigel ajal tehtud. Pean leidma viise, et toodet efektiivselt arendada ja turundada. Samuti teen kindlaks, mis oskustega inimesi tiimis vajame ja annan parima, et nende silmad säraksid.”

Sirli tööpäevad on väga erinevad: “Olen nagu hunt kriimsilm, rutiini minu töö ei tunne! Teen strateegilisi otsuseid toote ja turgude osas ning leian võimalusi, kuidas kliente saada ja hoida. Kuulan ja lahendan inimeste muresid ning kui vaja, olen logistik ja transpordin üritustele mööblit ja meeneid.”

Sirli ei saaks hakkama hea pingetaluvuseta: “Kuna mu tööd mõjutavad mitu huvigruppi – meie juhtkond, kliendid ja töötajad – on see eriti oluline. Vaja on ka otsustusjulgust. Isegi kui kõik otsused ei õnnestu, tuleb need edasi liikumiseks langetada. Tuntus valdkonnas on samuti tähtis, sest pean kliendis usalduse tekitama. Päeva lõpuks ei soovi klient toodet, vaid lahendust oma murele – usaldusväärset partnerit, kes ta ära kuulab ja mure lahendab.”

Persona tõstab personalitöötaja efektiivsust kuni 40%

Persona aitab hallata ettevõtte personalitöö protsesse ehk sisuliselt kõike, mis töötaja elukaart puudutab alates töölevõtmisest töölt lahkumiseni:

• Struktuuri, isikuandmete, töösuhtega seotud andmete ja lepingute haldus
• Puhkuste automaatne haldus
• Palga ja hüvede arvestus
• Tööajaarvestus, koos graafiku planeerimise ja tööaegade liidese kaudu sisseimportimise

Tööaja kokkuhoid tuleb suuresti iseteenindusmooduli, aruannete, erinevate liidestuste ja avaliku API võimekuse tõttu.

Sirli: “Meie kliendid on saavutanud personalitööle kuluva tööaja kokkuhoidu 30-40%. Sealhulgas väheneb sellele kuluv tööaeg ka juhtidel, mis on ettevõttele veelgi suurem sääst. See on märkimisväärne aeg, mille saab pühendada sisulistele küsimustele ja inimestega tegelemisele.”

Persona prioriteet on kasutusmugavus, mis teeb juhtide ja töötajate elu lihtsamaks ning vabastab väärtuslikku tööaega: “Meie eesmärk on teha tugiprotsesside töö efektiivsemaks. Selleks loome kõik võimalused info liikumiseks süsteemide vahel, et vähendada andmete sisestust ja tüütute klikkide arvu. Kui mõnes süsteemis on andmed olemas, peavad need automaatselt Personasse jõudma. Andmed on tänapäeva kuld ja Persona aitab neid tõhusalt hallata ning analüüsimiseks välja võtta, et tagada otsuste tegemine andmetele tuginedes.”

Persona kasutajad on läbilõige Eesti ettevõtetest

Persona kasutajad on läbilõige Eesti ettevõtlusmaastikust. Tarkvara kasutavad näiteks:

• Hotelliketid, restoranid, tootmis-, kaubanus- ja teenindusettevõtted, kus graafikutega töö ja tööaja mõõtmine on esmatähtis. Automaatset tööajaarvestust võimaldavad tööaja registreerimisseadmed, kust tööaja saab paari klikiga saata Personasse töögraafikusse ja palga väljamaksmiseks.
• Kohalikud omavalitsused, kelle jaoks Persona võimaldab ühte süsteemi koondada mitmed allasutused.
• Transpordi- ja logistikafirmad.
• IT-, konsultatsiooni- ja muud ettevõtted.

Ettevõtte suurus ei ole Sirli sõnul Persona kasutamisel määrav: “Seda kasutavad nii 20 kui ka 3000 töötajaga ettevõtted. Keskmine töötajate arv Personat kasutavas firmas on umbes 200.

Neid protsesse saab põhimõtteliselt hallata ka Excelis ja perfokaartidel, aga kas see on mõistlik ja efektiivne? Millise kuvandi see oma töötajatele ja potentsiaalsetele uutele töötajatele ettevõttest loob? Selleks, et hoida ja meelitada uusi töötajaid, peab ettevõte pakkuma suurepärast töötajakogemust, mille üheks osaks on tugiüksustega suhtlemine ja  asjaajamine ilma paberimajanduseta ning võimalikult väheste klikkidega.

Arendame Personat koos klientidega

Persona roadmap lähtub kliendi vajadustest: “Kutsume seda co-creationiks ehk koosloomeks. Mõistame ja lahendame kliendi probleeme ega suru peale oma lahendust.”

Klientidega kohtumine on Sirli hinnangul oluline, eriti pandeemiajärgses maailmas: “See on koht, kus 1 + 1 = 3. Tuleb inimestega rääkida, koos ideid pakkuda ja muresid lahendada. Nii tekib usaldus ja hea kontakt, kuulamine ja koos mõtlemine. See on kogemus, mille endisest HR-karjäärist olen kaasa võtnud ja kus personali-  ja IT-valdkonna kontrast välja lööb. Mul on olnud õnn olla teisel pool lauda ehk kliendi rollis ja oskan seetõttu pildi paremini kokku panna.”

Arenduste sisend tuleb nii potentsiaalsetelt kui ka olemasolevatelt klientidelt: “Jälgime turu ootusi ja proovime kogu aeg aru saada, mis suunas liikuda. Me ei taha olla lihtsalt valmistoode, vaid pidevalt arenev toode. Meie prioriteet on funktsionaalsus, mis loob suuremale osale klientidele kõige rohkem väärtust. Hetkel on selleks töötaja iseteenindus ja tööaegade haldus.”

Sirli ütleb, et tiimi eesmärk on Persona uued funktsionaalsused kiirelt kättesaadavaks teha: “Kui midagi valmis saab, paneme selle esimesel võimalusel live’i. Püüame sujuvalt ja järjepidevalt anda lisaväärtust, mitte oodata suurte arenduste taga. Hoiame tarkvara tuuma lihtsa ja selgena ning loome pidevalt uusi võimalusi ja liidestusi.

Kui tahad kõiki õnnelikuks teha, ole jäätisemüüja, mitte juht

Sirli sõnul võtab see Steve Jobsi tsitaat tabavalt kokku juhtimise võlud ja valud: “Juhina pean tegema raskeid otsuseid. Suurim väljakutse on Persona arenduste efektiivsus.  See on ühelt poolt piiratud ressursi tingimustes toote funktsionaalsuste säilitamine ja jooksvalt vigade parandamine ning teiselt poolt lisaressursi leidmine. Iga pusletükk tuleb sobitada õigele kohale, et arenguhüpet teha.”

Sirli suurim õppetund on, et ei tasu võtta ette liiga suurt tükki: “Olen maailmaparandaja ja tahan kõike korraga lahendada. Olen õppinud, et teha natuke korraga on palju efektiivsem ja realistlikum. Võti on kliendi mure kiires ja lihtsas lahendamises, mitte ideaalmaailma loomises.”

Eduelamus saab olla ka lihtsa ülesande lahendamine: “Enne kui tegudele asuda, tuleb viis korda küsida „miks“. Näiteks ei pruugi klient vajada keerulist  töötajate arenguvestluste süsteemi vilede ja kelladega, vaid hoopis lihtsamat vestlussüsteemi.”

Minu inimesed, minu inspiratsioon

Sirli on veendunud, et Persona edu alus on tiim: “Tiimita meie tarkvara lihtsalt ei toimiks! Minu meeskonnas on 14 liiget, kes annavad igapäevaselt endast parima, et meie klientide äri efektiivsust parandada.

Kuulume Fujitsu tarkvaraosakonda, aga teeme palju koostööd ka majaväliste partneritega ja liidestame nende teenuseid Personaga, pakkumaks võimalikult laia teenust.”

Sirli näeb meeskonnas suurt potentsiaali ja pühendumist, mis on ühtlasi nende edu saladus: “Meil on tiimiga väga vedanud. Inimesed teevad tööd hingega ja on tõelised Persona fännid, nagu ka mina. Pingutame koos, et teha uusi arendusi ja tõsta teenuse väärtust klientide jaoks. Meid viib edasi visioon ja nägemus, kuidas saaksime olla veelgi paremad. Hindan oma tiimi väga, see töö ei ole minu sooloprojekt. ”

Sirli on inimeste inimene: “Mind hoiavad inimesed. Usun, et kui ümbritsed end elus positiivsete inimestega, kes sind inspireerivad, kuulavad ja mõistavad ega anna hinnanguid, pole su arengul piire. Olen väga tänulik, et minu ümber on need inimesed.”

Tähtis on tasakaal

Töö ja isikliku elu tasakaal on Sirlile oluline: “Kui midagi teen, siis täiega, ja annan endast alati 100%. Aga mõistan, et töö on vaid osa elust, mitte kogu elu.”

Sirli kirg on sport ja eneseareng tervikuna: “Kõikvõimalikud võistlused on minu teetass. Need õpetavad seadma eesmärke ning nende nimel pingutama.

Mulle meeldib padelit ja rannatennist mängida ning joosta. Olen ka meie firmaspordi tiimis ja naudin erinevate alade proovimist. Tasakaalu hoidmiseks tuleb ka vaimsema poolega tegeleda. Minu valik on jooga ja meditatsioonid ning looduses matkamine.

Hindan elus hakkamasaamist nelja vaala põhimõttel: suhted, tervis, vaimne ja majanduslik turvatunne ning eneseteostus. Need peavad olema tasakaalus, sest kui tabureti üks jalg logiseb, ei seisa see püsti.”

Sirli teadlik valik on juhtida oma elu ja olla roolis, mitte kõrvalistmel: “Teekond ei ole alati olnud lihtne ja olen elus kolistanud ämbreid, aga tähtis on vigadest õppida. Oluline on kiiresti püsti saada, kui kukud. Olen õppinud raskes olukorras emotsioone kontrollima ega tulista esmast reaktsiooni välja. See on toonud mulle edu töös ja eraelus.”

Sirli naerab, et on oma majapidamises ainus täiskasvanu ja vahel löövad lained üle pea kokku: “Mul on kolm toredat last ja koer. Vahel on seda enam kui küll, aga kõik mu ümber toidab mind. Nendeta poleks ma pooltki see inimene, kes olen täna. Olen ääretult tänulik, et mul on võimalus olla nii lahedate laste ema. Nendega koos kasvamine on mindki palju kasvatanud. Oma siiruses ja eheduses on nad olnud minu elus suurimad õpetajad.”