Viljandi vald Personast: “Pole näinud paremat lahendust, mis meile sobiks.”
Viljandi vald on Viljandi linna ümbritsev 13500 elanikuga omavalitsus, mille halduskeskus asub Viiratsi alevikus ja mis on moodustunud endisest 6 väiksemast vallast 2013. aastal liitumise ja 2017. aastal ühinemise teel.
Persona tarkvara on seal personalitööks kasutusel juba alates 2015. aastast.
Vallavalitsuse personalispetsialist Iren Jõeleht on Personat kasutanud üle 15 aasta. Tänu oma põhjalikele teadmistele ja suurele kogemusele on ta ka sealne peakasutaja, kes on teistele kasutajatele esimeseks kontaktiks ja toeks.
Vallahalduse juhiabi Kristi Kroon alustas nii personalitöö kui Personaga 2 aastat tagasi.
Rääkisime Ireni ja Kristiga Persona võimalustest ja kasust ning ootustest programmile. Vaatsime ka suuremat pilti: miks üldse vajab omavalitsus personalitarkvara ja mis on alternatiiv?
Oma kommentaari lisas ka vallavanem Alar Karu.
Milliseid Persona funktsioone kasutatakse Viljandi vallas
Persona HR moodul on kasutusel nii vallavalitsuse kui valla hallatavate asutuste töötajate personalitoiminguteks. Kokku on Personas üle 700 töötaja.
Iseteenindust kasutavad peamiselt vallavalitsuse töötajad (umbes 60 inimest) ja hallatavate asutuste juhid (28 inimest). Hallatavate asutuste töötajate hulgas on see erinevatel põhjustel veel vähe kasutusel. Näiteks Vallahalduses (valla varasid haldav allasutus) on palju lihttöölisi, kelle jaoks on see võõras. Koolid ja lasteaiad on aga iseteenindust kaalumas.
Töögraafikute moodulit kasutab ainult Pärna hooldekodu, sest neil on vaja planeerida 50 inimese tööaega ööpäevaringselt. Vähesel määral kasutavad töögraafikuid ka mõned koolid.
Palgaarvestust teevad vallavalitsuse raamatupidajad ka kõigi hallatavate asutuste jaoks, kasutades selleks teist tarkvara, aga selle aluseks olevad tööajatabelid tulevad Personast. Raamatupidajatel on siiski ligipääs Personasse, et vaadata puhkuste jääke ja muud vajalikku.
Liideseid Personaga ei ole Viljandi vald seni kasutanud, aga seda on plaanis lähiajal muuta. TÖRi liides on kavas tööle panna 2025. aasta jooksul. Seni on seda takistanud asjaolu, et varasemalt Personasse sisestatud ametinimetused ei vasta TÖRis nõutud klassifikatsioonile – need tuleb üle vaadata ja parandada.
Tervisekassa liidesest võidaksid rohkem hallatavad asutused kui vallavalitsus ise, sest neil on rohkem haiguslehti, mille automaatne ülekandmine Personasse lihtsustaks tööaja arvestust.
10 aasta kogemus: Persona on meile sobivaim lahendus
Iren Jõeleht võtab enda seisukoha kokku nii: “Ma ei ole näinud paremat lahendust, mis meile sobiks.”
Ta toob esile järgmised kasulikud funktsioonid:
1. See on keskne koht, kust infot kätte saada.
“Mulle meeldivad eriti Persona aruanded – seal on palju infot, mis teeb elu lihtsamaks. Haldan Personas tervisekontrolle, saan kätte kõik vajalikud nimekirjad, sünnipäevad, tööjuubelid, tervisepäevad. Samuti võtan sealt kogu statistika, mida esitame riigile, ning tööajatabelid palgaarvestuse jaoks.”
2. Puhkuste haldus Personaga on palju lihtsam.
“Ma ei tee enam käskkirju, vaid töötajad esitavad avaldused Personas, kus need lähevad otse kinnitusringile ja edasi puhkusegraafikusse. See väldib dokumentide edasi-tagasi saatmist.”
3. Koolituste statistika.
“Hiljuti lisandus võimalus ka koolitusavaldusi teha Personas, kuid me jätkame praegu avalduste käsitlemist oma dokumendihalduse süsteemis, kus see sai just mugavaks tehtud. Persona võimaluse kindlasti katsetan läbi ja võibolla läheme üle uuest aastast.”
4. Töötajate iseteenindus.
“Iseteenindusportaal lihtsustab oluliselt infovahetust töötajate ja personaliosakonna vahel ja võimaldab mugavalt esitada ning käsitleda avaldusi.”
5. Sünnipäevade meeldetuletused.
“See on väike, kuid nii oluline asi. Inimestele on tähtis, et neid meeles peetakse ja sünnipäevi ära märgitakse.”
Persona kui juhtide tööd lihtsustav süsteem
Persona pole pelgalt personalitöö vahend, vaid juhtide tööd toetav tarkvara, sest suur osa juhtide tööst on seotud töötajate ning neid puudutava infoga.
Viljandi vallavalitsuse osakondade juhid saavad Personast puhkuste plaani ja näevad jooksvat puhkuste seisu, et asendusi koordineerida. Samuti on neile kättesaadav suur valik aruandeid. Sotsiaalosakond vaatab ka karistusregistri väljavõtteid.
Hallatavad asutused vajavad Persona kasutamisel rohkem tuge ja juhendamist, kui vallavalitsuse töötajad. Nende juhtidele näitab Iren Personat kaks korda aastas toimuvatel infopäevadel, et meelde tuletada, millist vajalikku infot ja aruandeid Persona neile pakub.
Positiivne näide on valla raamatukogu, millel on soov kogu personalihaldus ja -dokumendid Personasse üle viia ja hakata kasutama kõiki aruandluse võimalusi.
Viljandi vallavanem Alar Karu peab Personas väärtuslikuks puhkuste haldamise võimalust: „Persona on igati asjalik programm igapäevatöö efektiivsemaks tegemisel. Minu jaoks on see suur ajavõit puhkuste kinnitamisel ja samal ajal annab kiiresti väga hea ülevaate töötajate puhkuste kasutamisest. Saan lihtsasti ülevaate ka enda kasutatud ja kasutamata puhkusepäevade kohta ning kerge vaevaga vormistada enda puhkuse.” |
Persona on algaja jaoks lihtne
Kristi Kroon: “Teen personalitööd alles teist aastat ja ei ole varem HR tarkvarasid kasutanud. Personaga oli mul lihtne alustada, see on kergesti õpitav ja loogiline töövahend. Saan sealt kätte kogu vajaliku info ja aruanded.
Vallahalduses on 115 töötajat ja ilma spetsiaalse tarkvarata ei kujutaks oma tööd ette.
Samas õpin pidevalt juurde uusi võimalusi ja nippe. Näen, et tervisekassa liidesest oleks mul palju kasu.”
Millal on KOVil kasu personalitarkvarast?
Vaadates Personast kaugemale ja rääkides HR tarkvara rollist omavalitsuses üldisemalt, siis tõdesime, et KOVide seas on HR süsteemi vajalikkuse osas vastakaid arvamusi.
Suhtumine sõltub suurel määral vallajuhi ootustest ja arusaamast. Mida personalitöö tema jaoks kujutab? Kui juhil on tõsine soov, et vallas tegeletaks sisulise personalitöö ja töötajate arendamisega, annab HR tarkvara selleks selge eelise ning vajalikud töövahendid.
Kui aga vallajuhi jaoks piirdub personalitöö inimeste tööle vormistamise, palgaarvestuse ja puhkustega, mille teeb ära sekretär või raamatupidaja, siis saab ehk Exceliga hakkama.
Oluline tegur on ka töötajate arv – mida rohkem inimesi tuleb hallata, seda keerulisem on tegutseda Excelis ja seda suurem on vigade risk.
Kui küsimuse all on personalitarkvara tarbeks eelarve eraldamine, tuleb esmalt selgeks teha, mida soovitakse selle abil saavuta. Alles siis saab hinnata, kas sellest on piisavalt kasu.
Mida võiks Persona veel teha?
Rääkisime ka, milliseid võimalusi sooviksid Iren ja Kristi Personas praegusele lisaks näha.
Siin mõned üles tõusnud momendid:
- Võimalus sisestada tervisepäeva sama päeva hommikul – selle mõte ju ongi, et kui töötaja tunneb end halvasti, siis kasutab tervisepäeva. Tervisepäev kuulub puhkuste alla ja praegu samaks päevaks puhkuseavaldust teha ei saa. Hea oleks, kui saaksime etteteatamise aja pikkuse ise seadistada. ¹
- Nii koolitus- kui vabas vormis avalduste juurde saab lisada ainult 1 kinnitaja. Soovime ka nende avalduste juures seadistada pikema kasutusringi sarnaselt puhkuseavaldusega, mis lubab määrata 3 kinnitajat. ²
- Puutume sageli kokku olukorraga, kus vähekogenud kasutajad sisestavad sama inimese sama asutuse töötajaks korduvalt, ilma varasemaid kandeid kontrollimata. See risustab andmeid. Oleks hea, kui süsteem hoiataks, et kasutaja asub sisestama inimest, kes juba baasis olemas on. ³
Miks soovitaksite Personat teistele KOVidele?
Nii Iren kui Kristi on ühel meelel, et tööd Excelitega ei kujuta ettegi. Excelite salvestamine, kokku ajamine ja pärast õige info ülesleidmine oleks paras peavalu.
Personat kasutades on andmed ühes kohas ja kõigil kasutajatel on ligipääs õigetele andmetele.
Parimad funktsioonid Personas:
- Aruandlus – kõik aruanded saab lihtsasti kätte
- Puhkuste haldus – ilma käskkirju vormistamata
- Järgmise kuu sünnipäevade teavitus – mugav inimesi meeles pidada
- Iseteenindusportaal – palju lihtsam suhtlus ja vähem koormust personalitöötajale
- Liideste võimalused – saab automatiseerida info liikumist
Andmed tuleb esmalt korrektselt sisestada, siis on Persona väga hea abimees!
Persona tiimi kommentaarid:
² See võimalus on juba olemas! Arendame Personat jooksvalt klientide tagasisidet arvestades.
¹ ja ³ Head ettepanekud, lisame need arenduse teekaarti!
